Bevor du einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin im Hub einstellst:
Neue Mitarbeiter unterschreiben das “Informationsblatt zum Arbeitsvertrag” (welches ausgedruckt wird) digital.
Dieses wird dann automatisch per E-Mail an dich als Hub Manager gesendet (siehe Screenshot unten), mit dem City Manager oder Regional Manager im CC. Diese E-Mail enthält alle vom neuen Mitarbeiter unterzeichneten Dokumente als Anhänge (Zusammenfassung, vollständiger Vertrag, GDPR und Telefonerlaubnis). Bitte achte darauf, dass du nur das “Informationsblatt zum Arbeitsvertrag”herunterlädst und nicht die anderen Dokumente.
Wichtig:
Solltest du versehentlich mehr als eine Kopie oder eines der anderen Dokumente drucken, vernichten es. Dies ist wichtig, um konform mit unseren GDPR guidelines konform zu sein.
Dann druckst du das “Informationsblatt zum Arbeitsvertrag”aus, unterschreibst es mit feuchter Tinte, ebenso dein Hub Manager, machst ein Foto davon und lädst es hoch in das Mitarbeiterprofil in SAP.
SAP Anleitung zum Hochladen
Log dich in dein Successfactors Profil ein und klicke auf “My Team”.
Wähle den neuen Mitarbeiter aus deinem Team aus und klicke auf “Go To” und danach “Verification Act”.
Du wirst dann auf die Seite des Mitarbeiters weitergeleitet. Klicke dann auf den Bearbeitungsstift, um das Informationsblatt hochzuladen.
Trage das Instruction Date (Startdatum) ein und wähle den einzig angezeigten Dokumententyp “Information Sheet” aus.
Lade den unterschriebenen Beleg des Informationsblattes hoch und speicher es.
Vergewissere dich, dass die gedruckte, unterschriebene Version des “Informationsblatts zum Arbeitsvertrag”vor Vertragsbeginn des neuen Mitarbeiters im Hub ist (das Datum steht in der E-Mail).
In der ersten Schicht des neuen Mitarbeiters übergibt die für das Onboarding verantwortliche Person (Hub Manager, Shift Lead) dem Mitarbeiter dasDokument, bevor dieser mit dem Riden/Picken beginnt. Es liegt jedoch in deiner Verantwortung als Hub Manager, dafür zu sorgen, dass dies geschieht.
Dann kannst du mit dem Onboarding anfangen.
FAQ
In einigen Fällen kann es vorkommen, dass du in der E-Mail mit den Informationen über die neuen Mitarbeiter einen falschen Anhang erhältst. Das liegt an einem Problem mit der Reihenfolge der Webhook-Auslöser in Fountain. Damit du auf das richtige Dokument zugreifen kannst, musst du:
Gehe in den Slack-Kanal #fountain_local_help*;*
Frag nach dem Informationsblatt der betreffenden Mitarbeiter. Vergiss nicht, den Brunnen-Link oder die E-Mail hinzuzufügen. Das Format kann sein:
"Bitte sende mir das Informationsblatt für Mitarbeiter [FOUNTAIN LINK oder EMAIL]"
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