Sabine Reinsch - People Operations Lead

Vanessa Smarsch - Senior People Partner

Kristof Klag - People Operations Specialist

Sandra Harder - People Operations Specialist

Samy Nazzal - People Operations Specialist

André Raynaud - Junior People Operations Specialist

dieser Bereich wird von DE People Operations, SSC (Workforce Support, People Services) und Payroll betreut

Anfragen für den Blue Collar werden ausschließlich über das Request Form beantragt

Der Mitarbeiter selbst sollte sich immer über das Form melden

dieser Bereich wird ausschließlich von DE People Operations und Payroll bearbeitet

Anfragen zu People Ops Themen erfolgen via E-Mail an [email protected]

Anfragen zu Payroll Themen erfolgen via E-Mail an [email protected]

8 Stunden

12 Stunden

12/24 Stunden

32 Stunden

Fristen: Änderungen können ausschließlich auf den 01. des Monats datiert werden.

Vertragsänderungen können bis maximal zwei Wochen vor dem Wirkungsdatum angefragt werden. Anfragen außerhalb der Frist müssen erneut für den nächsten Monat angefragt werden.

Blue Collar Vertragsänderungen liegen bei SSC/ People Services

White Collar Vertragsänderungen liegen bei DE People Operations

Es werden grundsätzlich keine rückwirkenden Vertragsänderungen erstellt.

Vertragsänderungen werden nur erstellt, wenn alle benötigten Dokumente vorliegen. (Bsp.: Änderung auf eine Werkstudentenstelle benötigt immer eine gültige Immatrikulationsbescheinigung).

Die Mitarbeiter dürfen erst mit dem im Vertrag festgehaltenen Wirkungsdatum in der neuen Position starten.

Änderungen, die eine Minderung der Position oder des Titels beinhalten, sind in der Regel nicht gestattet. Beförderungen sollten daher stets gut überlegt sein. (Ausnahme ist, wenn der Mitarbeiter der Minderung zustimmt).

Blue Collar Vertragsänderungen sind vom Mitarbeiter selbst zu beantragen.

White Collar Vertragsänderungen sind nur vom zuständigen Hub Manager (ggf. auch Cluster Lead oder Regional Manager) gestattet.

Eine Abmahnung wird vom Arbeitgeber ausgesprochen, wenn ein Arbeitnehmer gegen seine vertraglichen Pflichten verstößt. Diese enthalten einen Hinweis auf arbeitsrechtliche Konsequenzen, insbesondere die Kündigung im Wiederholungsfall. Es ist ein milderes Mittel vor der Kündigung (letzte Warnung). Eine Abmahnung ist in der Regel Voraussetzung für verhaltensbedingte und ordentliche Kündigungen außerhalb der Probezeit.

Verspätungen (ab 7 Min.)

Frühzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes (ab 5 Min.)

Überschreitung der Pausenzeit (ab 5 Min.)

Keine Sicherheitsausrüstung

Nicht ausreichende Verfügbarkeiten (Verfügbarkeiten < 140 % müssen bis Donnerstag der vorherigen Woche angegeben sein)

Verspätete Krankmeldung (Vor Schichtbeginn krankmelden, ggf. abweichende Regelung im Hub)

Fehlverhalten/ Beleidigungen (Einzelfallentscheidung)

Arbeitsverweigerung/Minderleistung

Abmahnungsanfrage bei People Ops
Abmahnungen für alle Mitarbeiter werden ausschließlich über das Form beantragt. Bitte beachtet hierbei, den korrekten Abmahnungsgrund auszuwählen sowie alle relevanten Informationen zu dem Vergehen/Fehlverhalten anzugeben (bitte so detailliert wie möglich sein
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Prüfvorgang durch People Ops
Alle angegebenen Informationen werden auf Richtigkeit überprüft. Hier kommt es insbesondere auf die Verhältnismäßigkeit des Vergehens an. Hier darf kein Rechtsmissbrauch und/oder Willkür stattfinden!
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Versand/ Zustellung der Abmahnung
​Der Versand der Abmahnungen erfolgt grundsätzlich in einem separaten Ticket an den Mitarbeiter durch PPO. Hierbei wird der anfragende Manager in CC genommen. Nur wenn die Abmahnung geöffnet und gelesen wurde, gilt diese als zugestellt und arbeitsrechtlich verwertbar. Diese Abmahnung wird nach erfolgreicher Zustellung durch People Ops in SAP hinterlegt.
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Keine Zustellung möglich (Lesebestätigung)
​Falls die Abmahnung nach Ablauf von zehn Werktagen nicht geöffnet und gelesen wurde und mithin nicht als zugestellt gilt, wird eine Erinnerung an den anfragenden Manager gestellt. Dieser muss daraufhin das Abmahnungsticket ausdrucken und dem Mitarbeiter persönlich aushändigen. Dabei sollte der Mitarbeiter die Abmahnung mit Datum und Unterschrift unterzeichnen und die Abmahnung im Anschluss als Scan zurück zu People Ops gesendet werden.

Kündigungen müssen gut überlegt sein - sie können nicht widerrufen werden.

Bevor eine Kündigung ausgesprochen wird, sollte man immer abwägen, ob eine Abmahnung eine Option ist.

Innerhalb der Probezeit kann eine Kündigung ohne Grund ausgesprochen werden

Außerhalb der Probezeit muss ein triftiger Grund vorliegen bzw. das Fehlverhalte/Tatbestand bereits mit min. drei Abmahnungen abgemahnt worden sein

Um außerordentlich fristlos kündigen zu können brauchen wir ausreichend Beweise und Zeugenaussagen, um bei eventuellen Klagen den Kündigungsgrund stützen zu können

Ein mündliche Kündigung ist unwirksam und kann vor Gericht nicht verwendet werden, daher muss diese stets schriftlich erfolgen

Außerordentlich fristlos (Compliance Tool Prozess via Hub Portal): Versendung der No Show Abmahnungen bei Blue Collar Mitarbeitern erfolgt automatisch // Keine Anfrage via Zendesk notwendig

Sobald ausreichend No Shows inklusive entsprechender Abmahnungen erfolgt sind, kann eine Kündigungsanfrage via SAP (Workflow) gestellt werden siehe detaillierter Ablauf hier: MSS: Termination und Compliance Tool Prozess SAP.

Aufhebungsvertrag via Email bei [email protected] und [email protected] im CC anfragen (im besten Fall vorab mit dem Mitarbeiter sprechen, ob ein Aufhebungsvertrag akzeptiert wird).

wenn der Aufhebungsvertrag die Bedingungen erfüllt, wird dieser von deinen People Partner Vanessa Smarsch erstellt und via Email an den zuständigen City- oder Regional Manager geschickt.

Regional Manager oder Cluster Lead muss den Aufhebungsvertrag in doppelter Ausführung ausdrucken und vor Ort selbst und vom jeweiligen Mitarbeiter unterschreiben lassen.

eine Version des unterschriebenen Aufhebungsvertrages muss schnellstmöglich per Einschreiben an: People Ops, Brunnenstraße 19-21, 10119 Berlin geschickt werden. Zusätzlich wird vorab ein Scan des unterschriebenen Aufhebungsvertrages per Email an [email protected] und [email protected] geschickt. Das zweite Exemplar gehört dem Mitarbeiter.

es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter, der ein Visum oder Aufenthaltstitel hat, immer eine aktuelle Aufenthaltsgenehmigung mit gültiger Arbeitserlaubnis hat.

für Visa Anfragen verwendest du die Schaltfläche "Anfrage einreichen" auf Zendesk.

bei Neueinstellungen sollte das Visum des Mitarbeiters als Original dem Hub Manager vorgelegt werden (kein Scan, Kopie oder Foto).

Achtung bei Studenten: Diese müssen zusätzlich eine gültige Immatrikulation vorweisen und uns mitteilen, wie viele von erlaubten Arbeitstagen im Jahr sie bereits gearbeitet haben. Bitte den Mitarbeitenden aufklären, dass sie ihre geleisteten Arbeitstage selbst zählen müssen: Eine Schicht weniger als 4 Stunden zählt als ein halber Tag, eine Schicht länger als 4 Stunden - ein voller Tag.

informiert die Mitarbeiter darüber, dass immer ein gültiges Visum im System vorhanden sein muss. Der Mitarbeitende kann dieses über das Hub Care Form hochladen.

Bevor eine Änderung beantragt wird, sollte geprüft werden, ob ein gültiges Visum vom Mitarbeiter vorliegt.

hier muss zusätzlich zum Aufenthaltstitel auch eine gültige Immatrikulationsbescheinigung oder Schulbescheinigung vorliegen. Sonst ist eine Änderung nicht möglich.

eine Änderung zu Vollzeit oder Teilzeit (30 Stunden) ist mit einem Studentenvisum nicht möglich.

nur Werkstudentenverträge, Teilzeitverträge (20 Stunden) oder Minijob Verträge sind möglich.

Schwangerschaften müssen immer unverzüglich zusammen mit einem ärztlichen Attest an People Ops gemeldet werden. Dies geschieht über das Request Form. Bitte reiche zusätzlich ein Dokument der Mitarbeiterin ein, welches über die Schwangerschaft und den errechneten Geburtstermin informiert.

die Mitarbeiterin muss anschließend umgehend nach Hause geschickt werden und erhält nachträglich ein Beschäftigungsverbot mit dem Datum der Meldung ausgestellt.

bei Flink wurde eine interne Gefährdungsbeurteilung durchgeführt, die den Schwangeren verbietet, in den Hubs in jeglicher Position zu arbeiten. Wir sprechen daher, sobald wir über die Schwangerschaft informiert wurden, ein Beschäftigungsverbot aus. Das Beschäftigungsverbot wird von People Ops schriftlich festgehalten.

nach der Geburt besteht für acht Wochen ein absolutes Beschäftigungsverbot (Mutterschutz). Das heißt, selbst wenn die Arbeitnehmerin arbeiten möchte, darf der Arbeitgeber sie nicht beschäftigen.

Zeitraum der Abwesenheit wird bei Quinyx von dem People Operations Team hinterlegt.

Mitarbeitende reichen den Elternzeitantrag 7 Wochen vor Antritt seiner/ihrer Elternzeit via Zendesk bei dem People Operations Team ein.

Informationen/Unterstützung zur detaillierten Erstellung eines Antrages erhält der Mitarbeitende auf Anfrage via Zendeskticket bei People Operations.

sobald Elternzeit seitens People Ops schriftlich bestätigt wurde, wird der Hub Manager über die anstehende Abwesenheit informiert.

der Zeitraum für die bestätigte Elternzeit wird in Quinyx als Abwesenheit von People Ops hinterlegt.

Urlaubsanträge funktionieren mit SAP nun ganz selbstständig über eure Quick Actions. Hier kannst du ganz einfach deinen Urlaub über "Request Time Off" beantragen. (das gilt nur für Mitarbeiter ab White Collar).

Solltest du deinen Urlaub nicht mehr antreten oder möchtest ihn verschieben, dann bitte ebenfalls eine Email an People Ops schreiben. Bitte beachte, dass aktuell Shift Lead Werkstudenten keinen Urlaub über SAP beantragen können. Dies muss vorerst über Quinyx geschehen.

Abrufbare Lohn- und Gehaltsabrechnungen findest du jederzeit unter Organizational Updates. Solltest du keinen Zugang zu (alten) Abrechnungen haben, bitten wir dir, die Payroll [email protected] zu kontaktieren.