Auslagenanfragen, die ok sind
Fahrten (ÖPNV, Zug, Carsharing, Mietwagen), die dem Geschäftsbetrieb dienen (z.B. um Waren/Equipment/etc. zu kaufen, transportieren).
Kilometerpauschale für Fahrten mit dem Privat-PKW nach Absprache.
Nachkauf von Verbrauchsmaterialien (Mülltüten, Papierkram, etc.).
Besorgungen im Baumarkt für kleinere Instandhaltungsausgaben.
Übernachtungskosten bei abgesprochenen Geschäftsreisen.
Kosten für Wasser, Kaffeepulver etc. für das Personal.
Anfragen, die wir vermeiden wollen
Fahrten zwischen Wohnort und primärer Arbeitsstätte sowie damit verbundene Kosten (z.B. Parkgebühren).
Hub Equipment (idealerweise über GNFR nachbestellen).
Bewirtungsbelege für Essen/Getränke/sonstiges.
Wichtig:
Bei nicht eindeutigen Fällen immer gerne nachfragen!
Approval Prozess Auslagen
Zweistufiger Business Check:
< 250 EUR – City Manager für ihre zugeordneten Hub Manager;
>250 EUR – Central Ops.
Stichproben-Prüfung Hub Manager Ausgaben durch Central Ops/Finance.
Central Ops überprüft Auslagen der City Manager.
Finance Check wie bisher.
Präsentationsregeln
Die Anforderungen an die Rechnung hängen von dem auf der Rechnung angegebenen Betrag ab:
Rechnung < 250 €
In diesem Fall kann es sich entweder um eine Rechnung oder eine Quittung handeln. Die nachfolgenden Angaben müssen enthalten sein:
Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Unternehmers (z.B. Rewe, Uber, Miles, DM, etc.), der die Ware oder Dienstleistung anbietet.
Das Datum der Ausstellung.
Beschreibung der Dienstleistungen:
Menge;
Handelsübliche Beschreibung der Art der gelieferten Gegenstände oder des Umfangs und der Art der Dienstleistungen.
Bruttobetrag = Nettobetrag + anwendbarer Steuerbetrag in einer Summe.
Bei Rechnungen, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen (z.B. 7% oder 19%):
Die Bruttobeträge für die einzelnen Steuersätze müssen angegeben werden;
Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung (falls für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt).
Wichtig:
Ein Empfänger ist nicht erforderlich. Aber, wenn ein falscher Empfänger (eine Mitarbeiteradresse oder eine Flink-Hub-Adresse) auf der Rechnung angegeben wird, kann keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Das bedeutet, dass die Rechnung nicht als Ausgabennachweis akzeptiert wird und abgelehnt wird.
Beispiele
Empfänger nicht erforderlich:
Wichtig:
Falls die Empfängeradresse noch angegeben ist, sollte sie es sein: Flink SE Brunnenstraße 19-21 10119 Berlin
Korrekte Firmenadresse:
Rechnung > 250 €
Informationen, die auf dem Dokument angegeben werden müssen, damit es als ordnungsgemäße Rechnung angesehen werden kann:
Vollständiger Name und vollständige Adresse des Lieferanten (Verkäufer, Anbieter der Ware oder Dienstleistung - z. B. Facebook, LinkedIn, Amazon usw.) und des Empfängers der Dienstleistung oder Ware (in diesem Fall Flink).
2. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowohl des Lieferanten als auch des Empfängers (z.B.: DE342065817 - für deutsche Unternehmen, FR86897639803 - für französische Unternehmen). Die Nummer beginnt mit zwei Buchstaben des Ursprungslandes, gefolgt von Zahlen und/oder Buchstaben.
3. Das Datum der Ausstellung. Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
4. Rechnungsnummer (kann eine Folge von Zahlen und/oder Buchstaben sein). Sie ist für jede Rechnung eindeutig.
5. Die Menge und Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung. Außerdem den Preis, den Gesamtbetrag und die Währung.
6. Lieferdatum oder Schätzung (z.B. in 30 Tagen). Sie kann auch das Installationsdatum enthalten, falls dies der Fall ist.
7. Das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie etwaige im Voraus vereinbarte Ermäßigungen des Entgelts, wie Rabatte oder Vorauszahlungen.
8. Anzuwendender Steuersatz sowie der Steuerbetrag oder im Falle einer Steuerbefreiung (in der Regel bei Umsätzen innerhalb Europas oder im Ausland) ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt:
1. Wenn der Dienstleister in demselben Land registriert ist wie die auf der Rechnung angegebene Flink-Einheit, sollte die Rechnung den MwSt.-Prozentsatz und den entsprechenden Betrag ausweisen (z.B. die Amazon-Rechnung unten):
2. Wenn der Dienstleister außerhalb des Landes der auf der Rechnung angegebenen Flink-Einheit, aber innerhalb der EU registriert ist, muss er angeben, dass er von der Steuer befreit ist (z.B. LinkedIn Rechnung unten):
3. Wenn der Dienstleister in einem Nicht-EU-Land registriert ist, sollten weder der MwSt.-Prozentsatz noch der Betrag auf der Rechnung ausgewiesen werden (z. B. BambooHR-Rechnung unten):
Anforderungen für die Einreichung von Reisetickets als Rechnungen
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Beförderungsleistung erbringt. Eine eindeutige Abkürzung ist ausreichend.
Bruttobetrag = Nettobetrag + der anwendbare Steuerbetrag in einer Summe.
Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz von 7% unterliegt.
Datum der Ausstellung.
Bei grenzüberschreitender Personenbeförderung mit dem Flugzeug. Der Flugschein muss den Vermerk - "Die Umsatzsteuer wird gemäß § 26 Abs. 3 UStG nicht erhoben" - enthalten.
FAQ
Rechnungen
Ohne Bestellung keine Zahlung
Um Rechnungen für Nicht-Handelswaren (= alles, was nicht in unseren Hubs verkauft wird) zu bearbeiten, ist eine passende Bestellung in Coupa erforderlich. Andernfalls können Rechnungen abgelehnt werden.
Bitte fordere deine Lieferanten auf, die entsprechende Bestellnummer auf ihren Rechnungen anzugeben, um die Ablehnung von Rechnungen oder verspätete Zahlungen zu vermeiden.
Bei Fragen zu Coupa wende dich bitte an das Procurement-Team: [email protected].
Allgemeine Richtlinien
Rechnungen im PDF-Format senden.
Füge eine Rechnung pro PDF-Datei bei.
Schicke eine E-Mail pro Rechnung/PDF-Datei.
Im Falle von Begleitinformationen (z.B. Lieferschein), füge diese bitte zusammen mit der entsprechenden Rechnung in einer Datei zusammen bei.
E-Mail-Adressen
Bitte sende alle Rechnungen, die Handelswaren (= Waren, die in unseren Hubs verkauft werden) betreffen, an [email protected].
Bitte sende alle Rechnungen, die Nicht-Handelswaren betreffen, an [email protected].
Bitte beachte, dass diese E-Mail-Adressen nicht manuell überwacht werden und nur für den automatischen Abruf von Rechnungen gedacht sind. Bitte sende daher keine Fragen oder andere E-Mails, in denen du um eine Antwort des Finanzteams bittest.
Zahlungsbezogene Anfragen (Zahlungserinnerungen, Eskalationen, etc.)
Bitte sende alle deine Anfragen und Zahlungserinnerungen in Bezug auf Handelswaren an [email protected].
Bitte sende alle deine Anfragen und Zahlungserinnerungen, die Nicht-Handelswaren betreffen, an [email protected].
Allgemeine Fragen
Bitte benutze diese Mailadresse für allgemeine Fragen und Anfragen: [email protected].
Bei Fragen kannst du dich jederzeit an das Finanzteam auf Slack wenden (#finance_de oder [email protected]).
Land | Vollständige Adresse | Umsatzsteuer-ID |
Deutschland | Flink SE | DE342065817 |
Frankreich | Flink SaS | FR86897639803 |
Die Niederlanden | Flink BV | NL862263050B01 |
Österreich | Flink Austria GmbH Weyringergasse 30, 1040 Wien | ATU77263569 |
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