 | Auf dieser Seite findest du einige Flowtify-Funktionen, die nur für Hub-Manager zugänglich sind. Um einen allgemeinen Überblick über Flowtify als App zu bekommen, klicke hier. |
Der Kalender
Die Kalenderansicht gibt dir einen strukturierten Überblick über alles, was in der Flowtify HACCP-App dokumentiert ist. Im Falle einer Inspektion oder eines schnellen Updates ist dies der beste Ausgangspunkt.
Allgemeiner Überblick
Die Kachel "Kalender" befindet sich in der allgemeinen Übersicht des Web-Dashboards jedes Hubs.
Das bedeutet, dass du, wenn du für 2 oder mehr Hubs verantwortlich bist, zuerst den Hub auswählen musst, um diese Übersicht zu erhalten.
Wenn du auf die Kachel "Kalender" klickst, öffnet sich der Kalender und hebt das aktuelle Tagesdatum in hellblauer Farbe hervor.
In der oberen rechten Ecke kannst du zwischen einer wöchentlichen und einer täglichen Ansicht wechseln.
In der Wochenansicht werden Checklisten angezeigt, die am selben Kalendertag beginnen und enden.
Checklisten, die sich über mehrere Tage, Wochen oder Monate erstrecken, werden entsprechend angezeigt.
Um zwischen den Wochen zu wechseln, verwende die seitlichen Pfeile oben links neben der Schaltfläche "Heute".
Um zwischen den Monaten zu wechseln, klickst du auf das Kalendersymbol neben dem aktuellen Datum, das du gerade anschaust (als blaue Schaltfläche neben den seitlichen Pfeilen oben links).
Farbschema und seine Bedeutungen
Um eine detailliertere Ansicht der Aufgaben zu erhalten, einschließlich der ihnen zugewiesenen Farbe, wechsle zur Tagesansicht in der oberen rechten Ecke.
Die Farben haben die folgende Bedeutung:
Grün: zeigt alle Aufgaben an, die in der Flowtify-App erfolgreich abgehakt wurden.
Orange: weist auf Abweichungen von den Sollwerten hin. Abweichungen treten häufig bei Ja-oder-Nein-Fragen innerhalb der Aufgaben in den Checklisten oder bei Temperaturkontrollen auf.
Grau: zeigt an, dass eine Aufgabe oder die gesamte Checkliste ausnahmsweise in der Flowtify App deaktiviert wurde. Deaktivierte Aufgaben enthalten immer eine Erklärung, den Namen des Mitarbeiters und seine Unterschrift.
Blau: hebt gelöste Aufgaben hervor.
Jemand, der Zugriff auf den Bereich "Problem" im Web Dashboard hat, muss Aufgaben blau markieren.
Dies kann entweder durch Kommentare oder durch das Lösen von Problemen geschehen.
Weiß: kennzeichnet Aufgaben, die noch nicht erledigt sind.
Ihr Fälligkeitsdatum ist noch nicht erreicht.
Lila: wird verwendet, um gescheiterte Aufgaben zu markieren.
Die Mitarbeiter werden gebeten, Details zu der Aufgabe zu hinterlassen.
Aufgaben, die von Mitarbeitern in einer Checkliste als "gescheitert" markiert wurden, erscheinen ebenfalls in Lila.
Rot: hebt Aufgaben hervor, die unerledigt abgelaufen sind.
Aus unserer Sicht ist das das Schlimmste, was in deiner Dokumentation passieren kann. Es erweckt den Eindruck, dass sich niemand für diese Aufgaben verantwortlich fühlt.
Hinweis:
Grüne, graue, lila, orange und blaue Aufgaben zeugen von einer lebendigen Qualität im Management, weil Auffälligkeiten von den Mitarbeitern umgehend gemeldet werden. Außerdem deuten diese Farben darauf hin, dass Probleme regelmäßig von der Leitung beobachtet, kommentiert oder gelöst werden.
Diese gemeinsame Anstrengung führt letztlich zu mehr Transparenz und Sicherheit im Umgang mit Vorschriften und Qualitätsstandards.
Suchen und Filtern
Um bestimmte Informationen zu finden, gib den Namen einer Checkliste oder Aufgabe in die Suchleiste oben links ein.
Alternativ kannst du auch verschiedene Filter neben der Suchleiste verwenden:
Wenn du nach "Status" filterst, werden alle Checklisten angezeigt, die Aufgaben enthalten, die dem ausgewählten Status entsprechen.
Beide Filter können auch kombiniert werden, um die Ergebnisse einzugrenzen.
Ob alle Filter verfügbar sind oder nicht, hängt von den Einstellungen des Unternehmens und der Niederlassung ab.
Detaillierte Informationen aus einer Checkliste anzeigen
Klicke zunächst auf eine Checkliste, um ihren Inhalt zu sehen.
Wähle eine der Aufgaben aus, um weitere Details zu sehen.
3. In der farblich gekennzeichneten Kopfzeile einer Aufgabe (siehe vorheriges Dropdown für eine Aufschlüsselung der Bedeutungen des Farbschemas) siehst du ihren aktuellen Status. Weiter unten findest du alle relevanten Informationen über die Aufgabe, wie z. B. Anhänge, alle gegebenen Antworten und Bilder, die während der Bearbeitung der Aufgabe gemacht wurden, sowie weitere Informationen. Was du in deinem Zweig siehst, hängt von der Einrichtung der jeweiligen Aufgabe ab.
4. Weiter unten findest du weitere Details über den Verlauf der Aufgabe und ihren Synchronisationsstatus.
1. Die Informationen zur Synchronisierung können hilfreich sein, wenn ein Tablet zum Zeitpunkt der Durchführung der Aufgabe offline war.
2. Mit diesem Status kannst du leicht nachvollziehen, wann etwas dokumentiert wurde, während ein Gerät zum Zeitpunkt des Ablaufs einer Checkliste offline war.
5. Um zurück zur Checklistenübersicht zu gelangen, klicke auf den Pfeil oben rechts.
1. Um die Checklistenübersicht zu verlassen, klicke auf das X oben rechts.
Hinweis:
Wie du siehst, ist der Kalender der zentrale Punkt, um sich einen soliden Überblick über den Status deiner Unterlagen zu verschaffen, egal ob du nur ein schnelles Update brauchst oder mehr über die allgemeine Konformität deiner Unterlagen wissen willst.
Wann immer du detaillierte Informationen zu einer bestimmten Aufgabe suchst, findest du sie im Flowtify Kalender.
So erstellst du Berichte
Öffne das Web-Dashboard.
Gehe auf die allgemeine Übersicht des Hubs.
Wähle "Berichte".
"Kompaktbericht" ist unsere Voreinstellung, da sie für die meisten Zwecke ideal ist.
Andere Berichtstypen sind verfügbar, wenn du "Kompaktbericht" auswählst.
Im nächsten Schritt gibst du den Zeitraum an, den der Bericht abdecken soll (siehe Text unten unter "Berichte filtern").
Berichte filtern
Lege zunächst das "Startdatum" fest.
1. Wir empfehlen, den Zeitraum kurz zu halten - je nach Berichtstyp können die Ergebnisse zu umfangreich sein, besonders auf Geräten mit kleinen Bildschirmen.
2. Als nächstes wählst du das "Enddatum".
3. Je nach gewählter Berichtsart stehen weitere Filter zur Auswahl:
1. Wenn im Unternehmen "Labels" verwendet werden, werden nur Aufgaben angezeigt, die mit dem ausgewählten "Label" verbunden sind.
1. "Bereiche" und "Labels" können auch in Kombination verwendet werden. In diesem Fall enthält der Bericht nur Aufgaben, die den ausgewählten Bereichen und Bezeichnungen entsprechen.
2. Je genauer gefiltert wird, desto größere Zeiträume können in den Berichten abgedeckt werden.
4. Wenn du fertig bist, klicke auf die blaue Schaltfläche "Bericht herunterladen", um den Bericht anzusehen.
5. Je nach gewähltem Berichtstyp kann der Bericht in verschiedenen Formaten erscheinen.
6. Um den erstellten Bericht zu verlassen, klicke auf den Pfeil in der oberen linken Ecke.
7. Um zum Menüfach zurückzukehren, tippe auf "Standortebene".
Bitte beachte:
Du kannst so viele verschiedene Berichte erstellen, wie du möchtest, indem du die obigen Schritte wiederholst.
Wenn du Zeit hast, schau dir die verschiedenen Berichtstypen an. Das könnte vor der nächsten Kontrolle hilfreich sein.
Der Abschnitt "Probleme"
Erläuterung der Farbcodierung von Problemen
Die farbigen Zahlen auf einer Zweigkachel geben dir einen sofortigen Überblick über die angesammelten Unregelmäßigkeiten.
Klicke auf deinen Zweig und wähle die Kachel "Unregelmäßigkeiten", um offene Unregelmäßigkeiten zu bearbeiten.
Hier ist eine Übersicht über die Farbcodierung von Problemen:
Rot fasst alle unerledigten Aufgaben zusammen.
Wenn zu viele Probleme in dieser Kategorie auftauchen, solltest du bedenken, dass die Gesamtzahl der Aufgaben für einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Schicht zu hoch sein könnte.
Eine Neuverteilung der Arbeitslast auf dein Team könnte das Problem in Zukunft entschärfen.
Wenn es andere Gründe gibt, die immer wieder zu abgelaufenen Aufgaben führen, nutze Flowtify-Berichte für eine faktenbasierte Diskussion mit deinem Team.
Weisen Sie ggf. auf die Funktion "Deaktivierung" hin, um zu verhindern, dass zu viele Aufgaben unerledigt ablaufen.
Lila zeigt alle gescheiterten Aufgaben an.
Diese Aufgaben wurden mit der lila Schaltfläche innerhalb der Aufgaben der Checklisten bestätigt.
Fehlgeschlagene Aufgaben sind im Prinzip nicht schlimm, denn die Mitarbeiter/innen haben einen Kommentar hinterlassen, warum sie eine Aufgabe als fehlgeschlagen gemeldet haben.
Diese Information hilft dir in der Regel, rechtzeitig entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
Orange markiert alle abweichenden Aufgaben.
Das kann bei "Ja oder Nein"-Fragen oder Temperaturmessungen innerhalb der Aufgaben der Checklisten der Fall sein.
Orangefarbene Aufgaben sind auch deshalb hilfreich, weil die Mitarbeiter beim Erledigen der Aufgaben sofort auf die Abweichung aufmerksam gemacht werden.
Du kannst über die Menüleiste oben links nach bestimmten Aufgaben suchen.
Du kannst auch nach "Bereichen" filtern. Das ist sehr hilfreich, wenn verschiedene Manager in derselben Filiale Probleme lösen dürfen.
Bearbeiten von Unregelmäßigkeiten
Um eine Unregelmäßigkeit zu lösen, wählst du zunächst die Kachel oben aus, die du sehen möchtest (Abgelaufen, Gescheitert, Abweichend oder Kommentare).
Tippe auf das Datum, um alle Unregelmäßigkeiten an diesem Tag zu sehen.
Kreuze das Kästchen vor dem Datum an, wenn du alle Aufgaben dieses Tages auswählen möchtest.
Alternativ kannst du auch ein oder mehrere Kästchen an- oder abwählen.
Es erscheint ein rotes Pop-up-Fenster, in dem du die ausgewählten Aufgaben entweder als gelöst oder als wieder geöffnet markieren kannst (siehe Abbildung oben).
Wenn du "als gelöst markieren" wählst, wähle den Grund aus der Dropdown-Liste.
Du kannst auch "andere" wählen und einen individuellen Grund eingeben, warum du das Problem lösen konntest.
Wenn du Aufgaben wieder öffnest, tauchen sie wieder in der App auf und müssen innerhalb einer bestimmten Zeit erneut bearbeitet werden.
In beiden Fällen werden die entsprechenden Aufgaben aus dem Problembereich entfernt.
Der Abschnitt "Kommentare"
Der blau hervorgehobene Bereich "Kommentare" ist eher ein Nice-to-have im Aufgabenbereich, da er keinen Einfluss auf den tatsächlichen Status einer Aufgabe hat. Er zeigt alle Aufgaben an, zu denen ein Mitarbeiter einen Kommentar hinterlassen hat, unabhängig vom Status der Aufgabe.
Um einen Kommentar zu lesen, öffne die Aufgabe.
Wenn du die Informationen gelesen hast, klicke unten rechts auf die Schaltfläche "als gelesen markieren", um sie als erledigt zu markieren.
Du kannst auch eine Antwort hinterlassen. Deine Antwort wird jedoch nur in der App angezeigt, solange die Aufgabe als "Aktiv" eingestellt ist!
Wenn die Checkliste, die die Antwort enthält, abgelaufen ist, sieht der Mitarbeiter deinen Kommentar nicht mehr.
Hinweis:
Alles, was du im Problembereich tust, wirkt sich positiv auf deine Zweigstellenstatistik aus, zum Beispiel im "Vergleichsbericht".
Um die wichtigsten Erkenntnisse über den Umgang mit Problemen zusammenzufassen:
Probleme bleiben so lange im Problembereich, bis sie von jemandem gelöst wurden, egal wie lange das dauern wird.
Deshalb raten wir dringend dazu, die angesammelten Probleme regelmäßig durchzugehen und sie so schnell wie möglich zu lösen.
Denke daran, dass zu viele offene Unregelmäßigkeiten kein gutes Licht auf deine Dokumentation werfen.
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