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Onboarding von Rider und Ops Associate

Dieser Leitfaden beschreibt den Prozess des Onboarding für Riders und Ops Associates. Onboarding bezieht sich auf die gezielte Integration eines neuen Mitarbeiters bei Flink.

Dieser Prozess ist wichtig, denn ein reibungsloses und ordnungsgemäßes Onboarding führt zu einem schnellen Erlernen der Prozesse und einer guten Leistung der Mitarbeiter. Dies wirkt sich in der Folge auf die KPIs des Hubs aus und trägt so zu dessen Erfolg bei.

In diesem Leitfaden finden Hub Manager und Shift Leads einen detaillierten Überblick über den Onboarding-Prozess für Riders und Ops Associates sowie über die Aufgaben der Hub Manager und Shift Leads während des Onboardings.

Onboarding-Prozess: Riders/OAs

  1. Die erfolgreichen Bewerber unterzeichnen ihren Vertrag mit Flink.

  2. Der Rider/OA Mitarbeiter erhält eine Willkommens-E-Mail mit Anweisungen zur Buchung seiner Onboarding-Schicht.

  3. Der Rider/Ops Associate bucht eine Onboarding-Schicht.

    1. So kann der Shift Lead beurteilen, ob die diesem Mitarbeiter zugewiesene Rolle überdacht werden sollte.

    2. Der Mitarbeiter erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit den wichtigsten Informationen zur Schicht, der Anmeldung bei den Apps, Quinyx und dem Link zur EduMe-Onboarding-Schulung. Diese Schulung umfasst eine Einführung in Flink und Rollen sowie einen Überblick über das Schichtmanagement.

  4. Zu Beginn der Onboarding-Schicht muss die zweite Onboarding-Schulung auf EduMe absolviert werden, da dies aus rechtlichen Gründen obligatorisch ist.

    1. Die Schulung erfolgt individuell und umfasst folgende Themen:

    2. Für Fahrer: Schichtbeginn, Mitarbeiter-App, Fahrrad- und Straßensicherheit, Lieferprozess, Alkohollieferung, Probleme unterwegs.

    3. Für OAs: Schichtbeginn, Einführung in den Hub, HubOne, Kommissionierung, Lagerauffüllung

    4. Arbeitssicherheit

    5. Brandschutz

    6. HACCP

  5. Die Einarbeitung erfolgt gemeinsam mit dem Shift Lead/OA+. Die Schicht ist wie folgt aufgeteilt:

      1. Einführung/Begrüßung.

      2. Rundgang durch den Hub.

      3. Überprüfung der Prozesse zusammen mit dem SL/OA+.

    Wichtig:

    Weitere Details zu diesen Punkten findest du in den Dropdowns unten.

  6. Weise den Ridern einen Buddy zu, den sie bei den folgenden Aktivitäten beschatten:

    1. Fahrradzuweisung

    2. Lieferprozess

    3. Rückkehr zum Hub

  7. Weise OAs einen Buddy zu, den sie bei den folgenden Aktivitäten beschatten:

    1. Picking

    2. Restocking

    3. In der zweiten Runde muss der OA die Aufgaben allein ausführen.

    4. OAs haben eine zweite Onboarding-Schicht, in der sie Bestandskontrollen und Wareneingänge erlernen.

  8. Am Ende der Schicht gibt der SL/OA+ dem Rider/OA Feedback und Erinnerungen.

  9. Sobald das Onboarding abgeschlossen ist, erhaltest du eine E-Mail zur Bestätigung, dass das Onboarding abgeschlossen wurde.

  10. Bestätige, dass das Onboarding abgeschlossen wurde, indem du die Anweisungen in der E-Mail befolgst.

Der Rider/Ops Associate ist nun bereit für den regulären Schichtbetrieb.

Pflichten des HM/SLs beim Onboarding

Die folgenden Richtlinien müssen während der Onboarding-Schicht des Riders/OA befolgt werden.

Hub Manager müssen vor dem Onboarding die Pre-Onboarding-Richtlinien lesen.

Schichtleiter müssen vor dem Onboarding ihre eigenen Pre-Onboarding-Leitlinien lesen.

Einführung/Begrüßung

  1. Überprüfe die Informationen des neuen Mitarbeiters, seine Rolle und die gebuchten Schichten.

  2. Nimm dich 15 Minuten Zeit für ein Einführungsgespräch. Dabei solltest du die folgenden Punkte ansprechen, um die Erwartungen und möglichen Bedenken abzustimmen:

    Wichtig:

    Lies die Tipps und Tricks, um zu erfahren, wie du das Gespräch formulieren kannst.

  3. Händige dem neuen Rider/OA das Handbuch/die Checkliste aus. Dies wird dir und dem neuen Mitarbeiter helfen, alle Teile der Drehscheibe und der Prozesse zu überprüfen.

    1. Du solltest das Handbuch und Checkliste auf dem Schreibtisch des SL/OA+ finden können.

  4. Nimm an der EduMe-Onboarding-Schulung teil. Erwähne, dass es gesetzlich vorgeschrieben ist, diesen zu absolvieren.

  5. Kläre, wie die Schichten zu verwalten sind:

    1. Führe sie durch die Availability, die Übergabe der Schichten und die Beantragung von Abwesenheiten.

    2. Vergewissere dich, dass sie bereits die Schichten für die kommende Woche buchen.

  6. Verfolge Quinyx und alle anderen Anwendungen weiter.

  7. Gib ihnen einen Überblick über die Ausrüstung.

  8. Gib ihnen die folgenden Hinweise:

    1. Richtlinien für das Aufladen ihres Telefons oder des Zebras, einschließlich des Aufladens am Ende der Schicht.

    2. Der Zeitplan der Hub, einschließlich der Pausen und vorgeschlagenen Mittagszeiten (falls zutreffend).

    3. Weitere Informationen zu Prozessen, Apps, Schichten, Gehaltsabrechnungen usw. finden sie im Help Center (QR-Code im Handbuch enthalten).

Hub-Übersicht

  1. Geh auf die Tipps und Tricks deines Hub ein, die der neue Rider/OA berücksichtigen muss.

  2. Geh je nach Rolle auf die Prozesse ein.

  3. Geh die Checkliste durch:

    1. Hub-Rundgang:

      1. Zeige ihnen alle Geräte und Bereiche, die für die verschiedenen Teile der Prozesse für Inbound, Regalbestand, Picking, Übergabeprozess, Fahrräder und Batterien vorgesehen sind.

      2. Zeige die Bereiche für den Outbound, die Kühlschränke, das Mittagessen, die Pausen, die Toiletten und alles andere, was mit dem Hub zusammenhängt.

    2. Überarbeitung der Prozesse:

      1. Inbound: Rollies bis Wagen und Regal, Backwaren, Bioprodukte, Outbound.

      2. Inventur: Shelf-Check, Fresh-Check, Stock-Check, FIFO, Wiederauffüllung, Outbound.

      3. Übergabe: Nutzung der Container, Vermeidung von Produktbeschädigungen und Maximierung des Platzes im Fahrrad beim Packen der S-Behälter.

      4. Fahrt zum Kunden: Adressen, On-Trip-Compliance und Altersüberprüfung.

      5. Aktualisierungen von Prozessen: Wenn sich etwas in der Testphase befindet, vergiss nicht, es zu erwähnen.

      6. Fahrräder: Sicherheitshinweise, Batterien, Überprüfung der Fahrräder und der Einrichtung sowie beschädigte Fahrräder.

Zuteilung eines Buddys und Beschattung

Die Buddy-Zuweisung erfolgt rollenbasiert:

  1. Ops Associate:

    1. Gib ihnen eine Anfangsaufgabe, z. B. Picking, Inbound oder Inventur, die sie begleiten können.

    2. Nachdem diese Aufgabe abgeschlossen ist, können sie mit der Ausführung der Aufgaben beginnen.

  2. Rider:

    1. Begleite den neuen Rider bei seiner ersten Fahrt.

    2. Begleite den Übergabeprozess, von der Picking bis zum Rider, sowie die erfolgreiche Übergabe an den Kunden.

    3. Begleite den neuen Rider bei seiner zweiten Fahrt.

Ende der Schicht, Feedback und Abschluss

  1. Geh mit dem neuen Mitarbeiter das Handbuch/die Checkliste durch und stelle sicher, dass alle Punkte abgearbeitet sind.

  2. Bespreche die Verbesserungen für die nächste Schicht und schlage Inhalte vor, die sie im Help Center überprüfen können. Zum Beispiel: Inbound, Sicherheit, etc.

  3. Stelle stets die im Vertrag geforderte Verfügbarkeit sicher.

  4. Bestätige das Onboarding des Mitarbeiters in Looker.

Ressourcen

Du findest die Checklisten für das Onboarding auf Deutsch hier und auf Englisch hier.

Referenzen

Um mehr über den Einstellungsprozess von Riders und OAs zu erfahren, klicke hier bzw. hier.

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