 | Behördenbesuche können in jedem Hub zu jeder Zeit geschehen. Gewisse Ämter haben das Recht, jederzeit für unangekündigte Kontrollen vorbeizukommen. Dies betrifft vor allem Ämter für Arbeitssicherheit, Veterinärämter-/ Gesundheitsämter und das Ordnungsamt. |
Prozess
Sobald eines der Ämter den Hub besucht, und der Hub Manager gerade nicht anwesend ist, muss dieser sofort vom Shift Lead telefonisch kontaktiert werden und zum Hub kommen. Befindet sich der Hub Manager im Urlaub oder ist krank, so muss die Vertretung oder der City/Regional Manager direkt kontaktiert werden und zum Hub kommen.
Während des Besuchs:
Immer freundlich sein;
In den Zeiten muss intensiv auf korrektes Verhalten der Rider geachtet werden;
Bei allen komplexeren organisatorischen Fragen auf die zuständige Abteilung verweisen. Eine Auflistung der Zuständigkeiten findest du unten.
Sei proaktiv und ergreife die Initiative, indem du relevante Dokumente vorlegst, wie z. B. Temperaturlisten oder Schulungsunterlagen, Unterlagen zum Schädlingsmonitoring. Zeig, dass du dich an Richtlinien und Prozesse in diesem Abschnitt (siehe rechts auf dieser Seite) hältst.
Vergiss nicht, die Kontaktdaten der Kontrollperson und den Grund ihres Besuchs zu dokumentieren.
Nach dem Besuch:
Alle Behördenbesuche müssen umgehend nach dem Besuch inklusive aller vor Ort ausgehändigten Dokumente über das Zendesk Ticketsystem hochgeladen werden. Ebenfalls mündlich besprochene Punkte, schriftlich dokumentieren und ebenfalls hochladen.
Im Anschluss meldet sich die zuständige Abteilung direkt bei euch und unterstützt bei der Behebung aller Mängel und bereitet, falls notwendig, ein Antwortschreiben an das entsprechende Amt vor.
Welche Behörden gibt es und wer ist für welche Abteilung in dringenden Fällen zuständig?
Veterinäramt/Lebensmittelsicherheit - Imani Reiser
Arbeitssicherheit/ Arbeitsschutz - Cornelia Foese
Bauaufsicht - Kevin Rowedel
Ordnungsamt - Regional Manager/Area Manager
Nachbarbeschwerden - Regional Manager/Area Manager
Polizei - Regional Manager/Area Manager
Zoll - Regional Manager/Area Manager
Reparaturanfragen
Sollten während der Kontrolle Schäden vom Prüfer festgestellt oder Reparaturen gefordert werden, frage höflich nach einer Fristverlängerung. Begründe dies mit Lieferengpässen und langen Wartezeiten für Handwerkertermine
Eskaliere umgehend alle bestehenden Tickets für Reparaturanforderungen, die während der Inspektion aufgefallen sind. Wenn es Schäden gibt, zu denen es noch kein Ticket gibt, erstelle ein neues. Dies gilt auch für bereits geschlossene Tickets, die noch nicht erledigt wurden.
Dokumentation
Bitte den Prüfer dir alle Berichte / Protokolle zusätzlich per E-Mail zu schicken und leite diese umgehend ans HQ weiter. Frage gegebenenfalls, ob du ein Foto vom Bericht machen kannst.
Bei Audits durch die Biozertifizierungsstelle ÖkoP solltest du mit deinem Team die ÖkoP-Checkliste durchgehen.
Arten der Lebensmittel-Kontrollen
Regelkontrollen
Plankontrollen
Plankontrollen sind unangekündigte Kontrollen vom Veterinäramt, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und die Sicherheit und Qualität der Lebensmittel gewährleistet wird. Unsere Hubs werden in der Regel ca. alle 1–2 Jahre besucht, es sei denn bei der letzten Kontrolle wurden erhebliche Mängel / Hygieneverstöße festgestellt.
Probenentnahme
Ämter sind befugt, Produkte für Lebensmittelproben einzubehalten, um diese z.B. auf Rückstände oder Zusammensetzung zu prüfen. Die Entnahme erfolgt immer gegen Vorlage eines Protokolls, auf der die Art des Produktes und die Menge und der Grund der Probenentnahme aufgeführt sind.
Sollten dem Prüfer bei der Probenentnahme erhebliche Verstöße gegen die Lebensmittelsicherheit auffallen, kann dieser spontan eine Kontrolle des gesamten Betriebes vornehmen. Dies erfolgt in der Regel sofort und ist gebührenpflichtig. Achte hier also.
Anlasskontrollen
Beschwerdekontrollen /Verdachtskontrollen
Verbraucher können jederzeit Verstöße oder Bedenken zur Lebensmittelsicherheit / Arbeitssicherheit beim zuständigen Amt melden. Das Amt muss dann schnellstmöglich eine Verdachtskontrolle im Betrieb durchführen. Diese Kontrolle erfolgt unangekündigt und ist bei Verdachtsbestätigung gebührenpflichtig.
Nachkontrolle
Nachkontrollen erfolgen immer dann, wenn ein Betrieb eine vorherige Kontrolle nicht bestanden hat oder Verstöße gegen die gesetzlichen Standards festgestellt wurden. Die Nachkontrollen dienen dazu, sicherzustellen, dass der Betrieb die erforderlichen Korrekturmaßnahmen umgesetzt hat und dass die Mängel oder Verstöße beseitigt wurden.
Folgen von Kontrollen
Die Folgen einer Kontrolle hängen von der Schwere der Verstöße ab.
Belehrung: mündliche oder schriftliche Ermahnung, ohne Rechtsfolgen
Verwarnung: ist eine formelle Warnung mit Androhung weiterer Maßnahmen
Ordnungsverfügung: behördliche Anordnung, die bestimmte Maßnahmen verlangt. Wenn eine Ordnungsverfügung nicht befolgt wird, können weitere Maßnahmen wie Bußgelder, Betriebsverbote oder Schließungen des Betriebs erfolgen.
FAQ
Vorbereitung den Hub auf unerwartete Behördenbesuche
Halt die Türen geschlossen. Um das Eindringen von Ungeziefer in unsere Hubs zu verhindern, halt bitte die Außentüren immer geschlossen. Die einzige Ausnahme ist bei Lieferungen und Abholungen - dann können sie vorübergehend geöffnet werden, müssen aber gleich danach wieder geschlossen werden. Bitte druck dieses "Tür geschlossen"-Schild aus und hänge es an die betreffenden Türen.
Lies hier mehr über Schädlingsbekämpfung (letztes Dropdown).Verweis auf den Reinigungsplan. Hubs, die von dks, arnold und MMCompact gewartet werden: Um zu zeigen, dass wir einen Reinigungsplan mit täglichen Reinigungen durch Reinigungsfirmen haben, druck das Leistungsverzeichnis aus und hängen es gut sichtbar im Hub auf. An den von cemax betreuten Hubs sollte bereits ein Leistungsverzeichnis im Bereich der Reinigungsgeräte hängen.
Lies hier mehr über die Sauberkeit in der Hub.Gefriergeräte bei Bedarf abtauen. Tau Gefriergeräte mit Eisschichten größer als 1 cm sukzessive ab. Befolge dazu bitte diesen Abtauprozess.
Lies hier mehr über die Wartung von Gefriergeräten.Frische dein Wissen über Biozertifizierung auf. Um sicherzustellen, dass jeder im Hub weiß, wie man mit Audits der Biozertifizierungsstelle ÖkoP umgeht, geh bitte mit dem Team die ÖkoP-Checkliste durch.
Lies mehr über Bio-Produkten hier.Behalte die allgemeine Ordnung bei und nutze das Ticketingsystem. Mache einen Rundgang durch deinen Betrieb und notiere alle Hygiene- und Eigentumsprobleme. Sende bei Bedarf Tickets über den entsprechenden Zendesk-Flow:
Tickets für Hygiene und Reinigung: Allgemeines Dienstleisterfeedback > Dienstleister: Feedback
Tickets für andere Themen der Lebensmittelsicherheit: Food Safety Issues
Tickets für Schädlinge:
Feedback zur Schädlingsbekämpfung: Allgemeines Dienstleisterfeedback > Dienstleister: Schädlingsbekämpfung
Schädlinge melden: Pest Problem
Tickets für Sachschäden: Reparaturanfragen
Warum ist es wichtig?
Bei sehr schlechten Resultaten eines Hubs bei einer Kontrolle haben Ämter das Recht Hubs sofort zu schließen. Somit ist ein guter Auftritt während des Besuchs, sowie die sofortige Meldung über das Zendesk Ticketsystem, sehr wichtig.
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