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Work Permit & Visa Compliance

Jede:r Mitarbeiter:in mit Visum oder Aufenthaltstitel muss immer eine aktuelle, gültige Arbeitserlaubnis haben, die zur tatsächlichen Beschäftigung passt (Vertragsart + Wochenstunden). Dieser Guide fasst zusammen, was vor einer Vertragsänderung zu prüfen ist, wie wir mit §16-Studierendenaufenthaltstiteln nach dem Studienabschluss umgehen, und gibt einen schnellen Überblick über Visatypen und wichtige Punkte.

Vertragsänderungen — Was zuerst zu prüfen ist

  • Prüfe immer, ob ein gültiges, aktuelles Visum hinterlegt ist, bevor du eine Vertragsänderung beantragst. Das Workforce Support team bearbeitet Vertragsänderungen nur, wenn die Visadokumente ab dem Wirksamkeitsdatum noch mindestens einen Monat gültig sind. Beispiel: Vertragsänderung wirksam ab 01.08.2026 → Visum läuft am 29.08.2026 ab → Änderung ablehnen; Visum läuft am 02.09.2026 ab → Änderung durchführen. Wenn du keinen Zugriff hast oder nicht weißt, was zu prüfen ist, ist das kein Problem — das Workforce Support team prüft alles und informiert dich im Rahmen der Anfrage.

  • Working student mit Studierendenvisum (§16b):

  • Eine aktuelle Einschreibungs-/Schulbescheinigung ist zusätzlich zum Aufenthaltstitel erforderlich — keine Bescheinigung, keine Änderung.

  • Eine Umwandlung in Vollzeit oder Teilzeit (24/32h) ist bei einem Studierendenvisum wegen des Limits an erlaubten Arbeitstagen nicht möglich. Working students dürfen nur in der vorlesungsfreien Zeit mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, dafür ist keine Vertragsänderung nötig.

  • Es sind nur Working student (12h)-Verträge erlaubt. Wenn du eine Vertragsänderung zu Teilzeit beantragst, während die Person noch an der Uni eingeschrieben ist, muss das vom Area manager genehmigt werden — genau wie bei Exmatrikulations-Fällen.

  • §16-Studierendenaufenthaltstitel (z. B. exmatrikulationsnahe Fälle): bis zu 12h/Woche während der Phase, in der eine Person den Visatyp wechselt (z. B. Job seeker).

  • Nichteinhaltung: fehlende/abgelaufene Visadokumente → Quinyx-Account wird für 7 Tage gesperrt → wenn danach immer noch nicht geklärt, wird das Arbeitsverhältnis beendet.

Studierendenaufenthaltstitel-Inhaber:innen — Studienabschluss & Visumwechsel

Wenn eine Person mit §16b-Studierendenaufenthaltstitel das Studium abschließt (oder exmatrikuliert wird):

  1. Bestätige das Enddatum der Einschreibung — der Zweck des Studierendenvisums entfällt, sobald das Studium abgeschlossen oder abgebrochen wird.

  2. Fordere aktualisierte Statusdokumente an: Exmatrikulationsbescheinigung, plus jeden neuen Aufenthaltstitel oder Fictional certificate (§81 Abs. 5), der ausgestellt wird, während ein Folgetitel noch aussteht.

  3. Häufigster nächster Schritt: Job seeker permit (§20 Abs. 3 Nr. 1) — erlaubt jede Art von Job, gültig bis zu 18 Monate nach Studienabschluss; kann nicht verlängert werden (muss nach Ablauf erneut umgewandelt werden).

  4. Verlass dich nicht allein auf ein Fictional certificate — es belegt nur, dass ein Antrag läuft, nicht was es erlaubt. Fordere immer den zugrunde liegenden Titel/das grüne Zusatzblatt an, sobald ausgestellt, und prüfe die Bedingungen.

  5. Eine Stundenerhöhung ist erst möglich, sobald die Person einen neuen Visatyp ohne Arbeitsstundenlimit vorlegt.

  6. Was das Workforce Support team im Fall einer Exmatrikulation braucht, und wie wir kündigen oder Vertragsänderungen zu Part-time same hours bearbeiten:

    1. Exmatrikulationsbescheinigung und Nachweis über den neuen Visatyp oder Visatermin einholen, der bestätigt, dass die Person den Prozess der Visazweckänderung gestartet hat.

    2. Bestätigung des Area manager in #de-wfs-requests-hubs einholen, ob gekündigt oder die Vertragsänderung zu Part-time same hours durchgeführt wird.

    3. Wird die Kündigung entschieden, übernehmen die Kolleg:innen vom People Operations team die nächsten Schritte.

    4. Wird entschieden, die Person zu behalten, bearbeitet das Workforce Support team die Vertragsänderung zum nächstmöglichen Monat nach dem Studienabschluss. Achtung: Bei rückwirkender Vertragsänderung zu Teilzeit wird die Person vom Payroll team ebenfalls rückwirkend mit vollen Steuern & Sozialabgaben abgerechnet.

    5. Das Workforce Support team behält den Fall im Blick und macht monatliche Follow-ups bezüglich des Visatermins und um den neuen Visatyp einzuholen.

  7. Wichtig! Schließt die Person das Studium nicht erfolgreich ab und bricht die Uni ab, werden die aktuellen Visabedingungen sofort ungültig, und die Person muss gekündigt werden, ohne die 7 Tage abzuwarten, da ein neuer Visatermin kein neues Visum garantiert, wenn die vorherigen Arbeitserlaubnisbedingungen verletzt wurden.

Erlaubte jährliche Arbeitstage für Studierendenaufenthaltstitel-Inhaber:innen

Inhaber:innen eines Studierendenaufenthaltstitels dürfen maximal 140 volle Tage arbeiten. Wie zählen wir halbe und volle Tage?

  • Schichten von 4 Stunden oder weniger — halber Tag

  • Schichten von mehr als 4 Stunden — voller Tag

  • 2 halbe Tage zählen als ein voller Tag.

Wichtig! Verwechsle das nicht mit den erlaubten Tagen, um die Working student-Vorteile zu behalten, wie z. B. keine vollen Steuern und Sozialabgaben zu zahlen.

Was passiert, wenn eine Person die erlaubten jährlichen Arbeitstage bald erreicht oder erreicht?

  • Bevor eine Person 140 Tage erreicht, bekommt sie über Fountain eine Benachrichtigung, dass sie die erlaubten Arbeitstage bald erreicht.

  • Sobald eine Person 140 volle Arbeitstage erreicht, wird sie pausiert und das Arbeitsverhältnis mit Flink beendet.

  • Eine Suspendierung bis zum nächsten Kalenderjahr ist nur möglich, wenn die 140 Tage im Dezember erreicht werden und der Hub manager das beantragt.

  • Wird eine Person bis zum nächsten Kalenderjahr suspendiert, erhält sie ein Suspendierungsdokument zur Unterschrift per Docusign.

Achtung! Hat eine Person eine zweite Beschäftigung oder hatte sie dieses Jahr bereits eine andere Beschäftigung, ist sie verpflichtet, Flink über die tatsächliche Anzahl gearbeiteter Tage zu informieren, damit wir das entsprechend aktualisieren können. Die 140 vollen Tage sind ein jährliches Kontingent und nicht pro Arbeitgeber.

Arbeitsberechtigung nach Rolle — Stunden- & Vertragsanforderungen

Visatypen und was sie erlauben

Visatyp

Max. Vertrag/Stunden erlaubt

Rider

Ops A

Ops A+

Ausbildung, §16a

Working student, nur 12h; Visum gültig, solange an der Ausbildungsstätte eingeschrieben

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EU Blue Card, §18b Abs. 2

An eine qualifizierte Rolle ≥55.770€/Jahr gebunden; generell nicht einstellbar, da Blue-Collar-Positionen nicht als qualifizierte Arbeit gelten und die Einkommensgrenze nicht erreichen. Hat eine Person dieses Visum bereits, muss sie uns über jede Änderung ihrer Arbeitserlaubnisbedingungen informieren (z. B. Firmen- oder Positionswechsel).

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EU-Bürger:in Angehörige:r, §§2, 3, 4a, 5 FreizügG/EU

Vollzeit oder Teilzeit, falls angegeben

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Austrittsabkommen (GB), §18 Abs. 4 Austrittsabkommen

Vollzeit oder Teilzeit, falls angegeben

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Fictional certificate, §81 Abs. 5

Abhängig vom zugrunde liegenden (abgelaufenen) Titel

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Humanitär, §24 / §25

Voll-/Teilzeit, wenn Arbeit erlaubt ist; kann an ein bestimmtes Bundesland gebunden sein

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Job seeker, §20 Abs. 3 Nr. 1–4

Vollzeit oder Teilzeit

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Chancenkarte, §20a

Max. 20h/Woche; in den ersten 2 Wochen der Beschäftigung ist Vollzeit-Probearbeit erlaubt

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National Visa D

Abhängig vom zugrunde liegenden Zweck

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Niederlassungserlaubnis, §9

Unbegrenzt — alle Vertragsarten

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EU-Daueraufenthalt, §9a

Unbegrenzt — alle Vertragsarten

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Politischer Flüchtling, §23

Voll-/Teilzeit, wenn Arbeit erlaubt ist und von der Ausländerbehörde genehmigt

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Asylverfahren, §55 AsylG

Voll-/Teilzeit, nach 3 Monaten + Genehmigung der Ausländerbehörde

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Fachkräfte, §18a&b Abs. 1

An den Arbeitgeber/die ausgebildete Rolle gebunden (können wir für Workforce nicht einstellen)

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Ehegattenvisum, §28/§29/§30

Voll-/Teilzeit, sofern nicht eingeschränkt (Genehmigung nötig)

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Studierendenvisum, §16b Abs. 1

Working student: 12h (Semester) / 40h (nur in der vorlesungsfreien Zeit)

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Duldung, §60a + §19d

Voll-/Teilzeit, nach 3 Monaten + Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis (EzB)

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Working Holiday, §19c Abs. 1 + §29 BeschV

Voll-/Teilzeit; Beschäftigungsdauer bei einem Arbeitgeber ist je nach Herkunftsland begrenzt (z. B. Chile/Argentinien — 6 Monate; Israel/Japan — 3 Monate; Kanada — 1 Jahr)

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Kurzzeit-/Schengen-Visum, §6 Abs. 1

Keine Beschäftigung

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Faustregel: Prüfe immer auch das grüne Zusatzblatt — es kann die normalerweise geltenden Bedingungen des Basistitels einschränken oder erweitern. Steht auf der Rückseite der Aufenthaltskarte "Siehe Zusatzblatt", müssen wir das vollständige Dokument einholen, um zu prüfen, ob die Arbeitserlaubnisbedingungen erfüllt sind und die Person bei uns arbeiten darf.

Visum-Pausierung und Kündigungen

Wann pausiert und kündigt das Workforce Support team Visa-Fälle?

  • Die Person hat keine gültigen Arbeitsberechtigungsdokumente / kein Visum.

  • Das Visum ist abgelaufen und der Verlängerungstermin wurde erst nach dem Ablaufdatum beantragt (Pausierung und Kündigung erfolgen sofort).

  • Die Person mit Studierendenaufenthaltstitel hat keine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung vorgelegt.

  • Die Person mit Working-Holiday-Visum hat die erlaubte Arbeitszeit bei Flink erreicht.

  • Das Visum der Person wurde abgelehnt und sie erhält eine Abschiebungsandrohung.

  • Das Visum der Person ist abgelaufen und sie hat einen Visatermin beantragt; sie informiert uns jedoch nicht monatlich und teilt uns nicht mit, sobald der Termin feststeht.

Wann wird gekündigt

  • Grundregel: Die Person wird für 7 Tage pausiert; gibt es kein Update, wird am 8. Tag gekündigt.

  • Ausnahmen von der 7-Tage-Regel:

    • In Spitzenzeiten mit hoher Arbeitslast beim Nachreichen von Bescheinigungen wird das Fenster von 7 auf 5 Tage verkürzt.

    • Die Person hat ein Working-Holiday-Visum und hat die erlaubte Arbeitszeit erreicht → Kündigung am selben Tag oder in den folgenden Tagen, ohne die üblichen 7 Tage abzuwarten.

    • Die Person hat gegen Visabedingungen verstoßen (z. B. eine Person mit Studierendenaufenthaltstitel erreicht die erlaubten 140 vollen Tage in einem Kalenderjahr) → sofortige Kündigung.

    • Die Arbeitserlaubnisbedingungen der Person erlauben ihr nicht mehr, bei Flink zu arbeiten → sofortige Kündigung.

    • Der Visaantrag der Person wurde von der Ausländerbehörde abgelehnt und sie informiert den Arbeitgeber nicht (verschweigt es), und die Frist zum Widerspruch gegen die Entscheidung der Ausländerbehörde wurde versäumt.

Kontakte & Support

Du hast noch Fragen oder brauchst Support?

  • Bei Blue-Collar (Riders, OA, OA+) visabezogenen Themen (Dokumenten-Upload & Dokumentenanfragen) wende dich an das Workforce Support team.

  • Bei White-Collar Visadokumenten-Updates wende dich direkt an Olga Memmer oder das Workforce Support team.

  • Bei White-Collar Visa-Supportdokumenten oder Beförderungen wende dich direkt an das Expansions People Operations team.

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