Jeden Dienstagnachmittag wird hier der Newsletter mit den neuesten Infos für alle Hubs veröffentlicht!
Operations
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[INFO] Aktuelle & zukünftige Projekt Rollouts
Inbounding Based on Delivery Identifier - eine Funktion in der HubOne App, scanne vor dem Inbounding die REWE Rolli ID ein. Mehr darüber erfährst du hier.
Inbound Checker - verfolge mit dem Inbound Checker deine täglichen Inbound Abweichungen. Mehr darüber erfährst du hier.
Inventory Flow - vereinfachte Check Formate in der HubOne App um euch eine Zeitersparnis im Hub Alltag zu ermöglichen:
Fresh Checks - verschiedene Produkte werden max 1 - 3x pro Woche in Checks gepusht. Mehr darüber erfährst du hier.
Expensive Checks - verschiedene Produkte werden max 2 - 3x pro Woche in Checks gepusht. Mehr darüber erfährst du hier.
Low Stock Checks - verschiedene Low Stock Produkte werden 1x am Tag um 15 Uhr in den Low Stock Check gepusht. Mehr darüber erfährst du hier.
Rider Equipment Deposit - Rider zahlen einmalig ein Pfand für das Equipment, bei Unternehmensaustritt & Equipment Rückgabe wird das Pfand vollständig zurück erstattet. Mehr darüber erfährst du hier.
Age Verification Design Enhancement - Funktion in der Rider App: wenn der Rider beim Kunden den ‘Arrival Slide’ durchgeführt hat -> Öffnung Pop-up Fenster, welcher den Rider an den ID-Check erinnert (wenn die Bestellung Alkohol/ Tabakwaren beinhaltet). Mehr darüber erfährst du hier.
Weiterhin, eine neue Auswahlmöglichkeit: kein ID Check möglich & der Rider muss den Alkohol/ Tabakware wieder in den Hub zurück nehmen.
Property Management & Expansion
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[INFO] Änderungen an den Ticketdetails
Um die Servicequalität des Facility-Managements zu steigern, haben wir die Eingabe der Ticket-Details verbessert.
Die Auswahl " Property Management and External Services" wird durch Facility Management ersetzt.
Hier stehen nach der Eingaben der Kontaktdetails folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
Feedback Dienstleister (Reinigung, Entsorgung, Schädlingsbekämpfung, Wasserspender)
Bitte meldet Probleme und Beschwerden über diesen Kanal. Wir protokollieren die Mängelmeldungen und leiten diese an die Dienstleister weiter. Bei wiederholten schlecht Leistungen eskalieren wir die Topics mit den Anbietern.
Euer Reporting bildet die Gesprächs- und Verhandlungsgrundlage, ist also enorm wichtig.
Versorger (Gas, Wasser, Strom)
Bei Problemen mit Versorgern für Gas, Wasser und Strom könnt ihr diese über diese Auswahl adressieren. Stromzählernummer usw.
Reparatur Anfragen
Hier könnt Ihr, wie gewohnt, eure Reparaturanfragen stellen.
Eine möglichst genaue Schadens- und Lösungsbeschreibung ist sehr wichtig, um effektiv reagieren zu können.
Bitte beachtet, dass Reparaturanfragen, die sich aus Behördenbesuchen ergeben, erst nach schriftlicher Aufforderung und nach Rücksprache mit Food & Work Safety gestellt werden.
Commercial / Assortment / Projects
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[INFO] Project Ginger
Seit Montag, dem 01.04. verkaufen wir losen Ingwer
Dieser soll zu je ca. 120g zusammengefasst werden (siehe Fotos)
Aus Kulanz, nennen wir den Artikel 100g und berechnen auch nur so viel
Eigentlich ist es Bio Ingwer, damit wir diesen aber nicht kompliziert extra verpacken müssen, verkaufen wir diesen als konventionellen
11017532 Ingwer ca. 100g (China)
11013744 Ingwer ca. 100g (Peru)
In einer Kiste sind 5kg, bedeutet wir bekommen 40x 120g aus einer Kiste (4,8kg) - 200g belassen wir als Puffer für waste etc
Customer Care
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[INFO] Ein bisschen früh, aber wir von der Kundenbetreuung möchten schon jetzt allen Feiernden ein frohes Osterfest wünschen!!! 🐣💐
Werfen wir noch einmal einen Blick darauf, wie die letzte Woche gelaufen ist. Die folgenden Zahlen spiegeln die Aktivität vom 27.03. bis zum 02.04. wider.
Wie du vielleicht schon weißt
Diesen Sonntag (02.04.) hatten wir zum ersten Mal Hubs in Darmstadt, Kassel, Wiesbaden und Offenbach geöffnet. Wir hatten an diesem Sonntag insgesamt 549 Bestellungen und 134 eingehende Kontakte (das sind etwa 24% der Bestellungen, die in eine CC-Konversation umgewandelt wurden), hauptsächlich Kunden, die sich erkundigten, wo ihre Bestellung ist.
🙋 Wie immer kannst du dich gerne an Xenja Jonsson wenden, wenn du weitere Fragen oder Vorschläge für die kommenden Newsletter hast.
Legal & Public Affairs
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[INFO / AKTION] Sonntagsöffnungen erweitert
Nachdem unser Pilotprojekt für Sonntagsöffnungen in Darmstadt seit dem 12. März erfolgreich läuft und gut angenommen wurde, haben wir die Sonntagsöffnungen auf Kassel und Wiesbaden ausgeweitet.
Das Team Public Affairs hat die Stadtoberhäupter (Bürgermeister und zuständige Abteilungen) vor Beginn der Sonntagsöffnungen informiert, um sicherzustellen, dass unser Ansatz toleriert wird.
🙋 Fragen an: Julian Meine
[INFO / AKTION] Beziehungen zur Nachbarschaft
Um uns noch besser an unsere Umgebung anpassen zu können, sind wir auf das Feedback unserer Nachbarn angewiesen. Bei Kritik soll diese über das entsprechende Neighbourhood-Ticket (hier) dokumentiert werden.
Die Tickets helfen uns, frühzeitig über etwaige Missstände informiert zu werden und gegebenenfalls mit unseren Nachbarn zu sprechen. Dabei ist es uns wichtig, Kritik ernst zu nehmen und gleichzeitig unsere Mitarbeiter/innen in den Hubs zu schützen und eine für alle verträgliche Lösung herbeizuführen.
🙋 Fragen an: Julian Meine
People Ops
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[INFO] Abwesenheiten des Teams
Aufgrund der Osterfeiertage gibt es einige geplante Abwesenheiten in unserem Team, die dazu führen können, dass deine Anfragen an unser People Ops Team etwas verzögert beantwortet werden. Diese geringfügigen Verzögerungen sind nur vorübergehend, und nach den Feiertagen werden wir wieder zum normalen Service zurückkehren.
[INFO] Certificate of enrollment recollection
Wie ihr wisst, hat an den Hochschulen das Sommersemester 2023 bereits begonnen. Deshalb benötigen wir die aktuelle Immatrikulationsbestätigung für das neue Semester von allen Mitarbeitern mit Working Student Verträgen oder Student Visa bis Freitag, den 07.04.2023.
Dies ist eine gesetzliche Voraussetzung für die Tätigkeit mit Working Student Verträgen. Ohne aktuelle, gültige Immatrikulationsbestätigung ist eine Weiterbeschäftigung mit einem solchen Vertrag nicht erlaubt. Die Mitarbeiter wurden bereits darüber informiert, dass sie ihre Immatrikulationsbestätigung für das kommende Semester einreichen müssen.
Eine Liste der Personen in euren Hubs, von denen uns noch die Dokumente fehlen, findet ihr HIER unter dem zugehörigen Link in euren City Sheets. Die Liste mit den offenen Fällen findet ihr im Tab „Cert. Recollection_Overview“. Bitte behandelt diese streng vertraulich!
Bitte unterstützt uns, indem ihr die Studenten in eurem Hub daran erinnert, dass sie ihre aktuelle Immatrikulationsbestätigung (certificate of enrollment) einreichen müssen.
Danke für euer Verständnis/ eure Unterstützung.
🙋 Meldet euch bei Fragen bitte direkt bei @Kristina Cesnokov oder eurem zuständigen Regional Manager/ Cluster Lead.
Workforce Shared Service Center
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[INFO] Änderungen im Kündigungsprozess
Ab dem 29. März führen wir Änderungen am Kündigungsprozess ein, um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern und den Hub-Managern einen besseren Überblick darüber zu geben, wer ihren jeweiligen Hub verlässt.
Die wichtigsten Punkte sind zu beachten:
Kein sofortiges Austrittsdatum: Um eine genaue Bearbeitung aller Anträge zu gewährleisten, benötigen wir bis zu 6 Tage und können aus Zeitgründen keine sofortige Entlassung anbieten.
Früheres Austrittsdatum bleibt eine Option: Allerdings haben die Hub-Manager ein Vetorecht von 48 Stunden, nachdem das SSC eine vorzeitige Freigabe beantragt hat. Wird der Antrag vom Hub-Manager abgelehnt, informieren wir den Arbeitnehmer darüber, dass die volle vertragliche Kündigungsfrist in Kraft tritt.
6 Tage Bearbeitungszeit: Unser neuer Prozess räumt der Einhaltung von Vorschriften Priorität ein und bietet Hub-Managern einen besseren Überblick über Austritte und Vetorechte. Daher werden wir bis zu 6 Tage benötigen, um alle Anträge korrekt zu bearbeiten.
Beispielhafte Darstellung des Prozesses unten:
[INFO] SSC Antwortzeit während der Osterferien
Aufgrund der Osterferien haben wir einige geplante Abwesenheiten in unserem Team, die zu einer leicht verzögerten Antwort auf deine Anfragen an unser Workforce Support Team führen können. Diese leichten Verzögerungen werden nur vorübergehend sein und wir werden nach den Feiertagen wieder zum normalen Service zurückkehren.
Fleet Updates
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[INFO] Verbesserungen rund um Satteltaschen und Boxen
Der aktuelle Prozess zur Anbringung der Satteltaschen und Boxen ist alles andere als optimal. Das ist ein altbekanntes Thema. Das Feedback von euch haben wir uns daher zu Herzen genommen, weshalb wir seit Längerem an einer Verbesserung arbeiten. Dazu wollen wir euch ein kleines Update geben.
Die aktuelle Lösung mit den Kabelbindern hatte den Hintergrund, dass wir sehr schnell eine Anbringungsmöglichkeit finden mussten, die für ca. 12 unterschiedliche Fahrradmodelle funktioniert. Diese Lösung kam allerdings mit gewissen Nachteilen, die wir mit der neuen Lösung aus dem Weg räumen wollen. Die Kabelbinder zu ersetzen soll folgende Vorteile mit sich bringen:
Reduzierung der Zeit, die man zum Anbringen der Satteltaschen und Boxen benötigt
Besserer Service für die Räder, weil die Satteltaschen durch einen festeren Sitz weniger Schäden verursachen und weil sie sich einfacher abmontieren lassen
Weniger Unstacking, weil durch die Vereinfachung der Anbringung mehr Equipment vollständig montiert wird
Wegen der Bauweise der Räder wird es zwei unterschiedliche Lösungen geben: Für den Fahrradanbieter Smartvelo (derzeit nur in NRW) und für alle anderen Anbieter
Die Lösung für die Smartvelos wird bereits mit einigen Rädern in Köln getestet und das erste Feedback ist hervorragend! Die Montage einer Satteltasche dauert mit dem Snap-On-System nur wenige Sekunden! Auch für die Box gibt es ein verbessertes System, wodurch sie wesentlich stabiler auf dem Gepäckträger sitzt und sich leichter abnehmen lässt.
Für Smartvelo ist der Rollout bereits im Mai geplant.
Die Hubs mit Cycle, Enviado und Zoomo müssen sich leider noch etwas gedulden, da wir uns hier mit unseren Partnern noch in der Entwicklungsphase befinden. Das System wird dem von den Smartvelos sehr ähneln, wobei der Fokus erstmal auf den Satteltaschen liegt, weniger auf den Boxen.
Die nächsten Schritte umfassen die Fertigung von Prototypen, einen Härtetest im Hub und anschließend die Produktion und der Rollout. Daher erwarten wir den Rollout ungefähr im dritten Quartal dieses Jahres.
Als Zwischenlösung für die Cycle RadRunner werden allerdings schon in den kommenden Wochen Unterlegscheiben verschickt, die zwischen den Gepäckträger und die Boxplatte montiert werden können. Dadurch werden die Boxplatten leicht angehoben, wodurch sich die Kabelbinder der Satteltaschen anbringen lassen, ohne die Boxplatte lösen zu müssen. Bei den Cycle Henry I’s ist das bereits jetzt möglich. Weitere Details folgen!
Supply Chain Updates
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[INFO] Lieferungen während der Osterfeiertage
Bitte berücksichtigt, dass sich in dieser und nächster Woche die Lieferungen auf Grund der Osterfeiertage eventuell verspäten können. Wenn es zu sehr ungewöhnlichen Situationen kommt, dann meldet Euch bitte bei uns via Hub-Alert Ticket (“Other request & delivery feedback” Ticket) und wir kümmern uns so schnell wie möglich um Euer Anliegen.
[INFO] Lieferungen von Bäckereien
Teilt uns bitte über ein Hub-Alert Ticket (“Other request & delivery feedback” Ticket) mit, falls die Bäckereien Eure Lieferungen nicht in Euren Hubs abstellen oder es Beschwerden von Nachbarn wegen zu früher Lieferungen gibt. Wenn der Bäcker die Ware unverpackt liefert, erstellt erhierfür ebenfalls ein Hub-Alert Ticket (“Delivery issue” > “Quality issue” > “Damaged product”). Wir möchten Euer Feedback nutzen, um bei Bedarf die Lieferperformance zu verbessern bzw. das Lieferzeitfenster mit den Lieferanten zu besprechen.
Demand Planning / Replenishment
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[INFO] HUB Alert 3.0 Stop Delivery Tickets
Bitte Tickets nur erstellen, wenn eine neue Lieferung kommt und nicht für Overstock, welcher vor Wochen/Monaten geliefert wurde. Die Prüfung der Tickets ist ein erheblicher manueller Aufwand und sollte nur für akute Probleme genutzt werden.
Payroll
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[INFO] Bezahlung für die Osterfeiertage
Da die Osterfeiertage näher rücken, möchten wir euch ein Update zu unseren Feiertagsabrechnungen für unsere Riders, Ops Associates und Ops Associate + geben.
Wir werden Feiertage nur für Mitarbeiter/innen vergüten, die in den letzten drei Monaten 75% des jeweiligen Arbeitstages gearbeitet haben. Dieses Verfahren steht im Einklang mit unserem Planungsansatz, bei dem wir die Schichten pro Person auf maximal 5 Tage pro Woche verteilen.
Bitte beachte, dass die Vergütung von Schichtleitern und Hub Managern nicht durch Feiertage beeinflusst wird.