Was ist Coupa - Überblick über die Einstellungen und wie man bestellt

Titelseite

1. Klicke unter das Flink-Logo, um die Startseite zu öffnen.

2. Suche in der Suchleiste oben nach Artikeln.

3. Auf der Tafel unten siehst du die Zusammenfassung der letzten Bestellungen, anstehende Aufgaben, Informationen über Systemaktualisierungen und Ausstanzkataloge.

So öffnest du die Einstellungen

1. Klicke in der oberen rechten Ecke auf deinen Namen und dann auf "Einstellungen".

2. Im Bereich "Allgemein" kannst du ein Profilbild hochladen, das Passwort ändern und die Sprache und Region einstellen.

3. Im "Adressbuch" kannst du deine Standard-Lieferadresse auswählen, indem du auf "wählen" klickst.

4. Unter "Delegierte" kannst du einen Delegierten für die Zeit deiner Abwesenheit wählen. Tue dies:

5. Unter "Benachrichtigungen" kannst du festlegen, wie du die Benachrichtigungen erhalten möchtest. Wir empfehlen dir, die Standardeinstellungen zu verwenden, aber du kannst sie auch an deine Bedürfnisse anpassen. Du siehst die Benachrichtigungen im System selbst und erhaltest sie als E-Mail.

Wie man eine Anfrage stellt

Wenn du eine Anfrage für einen Artikel stellen möchtest, folge bitte folgenden Schritten.

1. Gebe in das Suchfeld ein, wonach du suchst, und klicke auf "Enter".

2. Das System zeigt dir alle verfügbaren Optionen an. Wähle die richtige Option aus. Bearbeite unten rechts die Menge und lege sie in den Warenkorb.

3. Du kannst dich eine Vorschau deines Warenkorbs anzeigen lassen, indem du auf "Einkaufswagen einsehen" in dem grünen Feld klickst.

4. Innerhalb des Warenkorbs kannst du ihn unter "Bearbeiten" umbenennen, unter "Allgemeine Informationen" zusätzliche Informationen eintragen, die du für wichtig hältst, und unter "Lieferadresse" die richtige Lieferadresse auswählst.

5. Klicke auf die Lupe, um die Kostenstelle zu korrigieren, damit die buchhalterische Zuordnung korrekt vorgenommen wird. Automatisch wird dir die richtige Kostenstelle zugewiesen.

Hinweis: Du musst die auf "Paper bags (241)" umstellen, wenn du Papiertaschen kaufen willst.

6. Wenn du nach unten scrollst, siehst du den Genehmigungsablauf. Der erste Genehmigende ist normalerweise dein Manager. Wenn die Bestellung einen bestimmten Betrag übersteigt, werden dem Flow weitere Genehmiger hinzugefügt. Auch das Procurement Team prüft deine Anfragen.

7. Hinterlasse Kommentare, die du für wichtig hältst, und lege sie zur Genehmigung vor.

Wie man eine Amazon-Anfrage stellt

1. Gehe auf der Startseite auf "Weitere Shops" und klicke auf das Amazon-Symbol. Du erhälst ein Pop-up-Fenster, in dem du auf "Store besuchen" klicken musst.

2. Wähle das Produkt aus und lege es in den Einkaufswagen. Sobald du zur Kasse gehst, siehst du eine Zusammenfassung der Bestellung. Du kannst die Bestellung zur Genehmigung senden, indem du auf "Bestellung zur Genehmigung senden" klickst.

Hinweis:

Es könnte sein, dass du die Bestellung nicht aufgeben kannst, sondern das unten stehende Pop-up-Fenster erhälst. Das bedeutet, dass der Artikel auf der Website blockiert ist, sodass du ihn nicht über diesen Prozess bestellen kannst. Wenn du den Artikel dennoch bestellen möchtest, musst du das Freitext-Anfrageformular in Coupa verwenden. Klicke auf den nächsten Abschnitt, um zu erfahren, wie das geht.

3. Sobald du die Bestellung zur Genehmigung eingereicht hast, wirst du auf die Seite "Warenkorb überprüfen" weitergeleitet. Füge alle Informationen hinzu, die du für notwendig erachtest, und wähle die richtige Lieferadresse aus.

4. Füge deine Kommentare hinzu und klicke auf "Zur Genehmigung vorlegen".

Wie man eine Freitextanfrage erstellt

1. Wenn du einen Artikel in Coupa oder Amazon nicht finden kannst, kannst du eine Freitextanfrage erstellen, indem du auf die Startseite gehst und auf das Füller-Symbol klickst.

So kannst du auch diverse Dienstleistungen beauftragen.

2. Das Antragsformular wird angezeigt. Du musst Folgendes angeben:

2.1. Die Beschreibung des Artikels;

2.2. Optional den Lieferanten, den Preis, das Angebot oder einen Link, wenn du ihn hast. Wenn nicht, wird das Procurement-Team nach dem richtigen Artikel suchen.

2.3. Wähle die richtige Ware aus, die genau beschreibt, was du bestellen möchtest. Eine Übersicht über alle Waren findest du auf der Zendesk-Seite für das Procurement Team.

3. Wenn du fertig bist, klick auf "In den Warenkorb".

3. Du wirst auf die Seite "Warenkorb überprüfen" weitergeleitet. Füge alle Informationen hinzu, die du für notwendig erachtest, und wähle die richtige Lieferadresse aus.

4. Füge deine Kommentare hinzu und klicke auf "Zur Genehmigung vorlegen".

Wie Anträge genehmigt werden

1. Sobald eine Bestellung aufgegeben wird, geht sie automatisch an deinen direkten Vorgesetzten zur Genehmigung. Wenn du ein Vorgesetzter bist und alle Aufträge sehen möchtest, die auf deine Genehmigung warten, gehe zu deinem Aufgabenbereich und klicke auf "Posteingang".

2. Es wird eine Liste der ausstehenden Genehmigungsanträge angezeigt. Wähle eine von ihnen aus.

3. Du siehst dann eine Zusammenfassung der Bestellung. Auf dieser Grundlage kannst du ihn entweder ablehnen oder genehmigen.

3.1. Wenn du dich für eine Ablehnung entscheidest, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem du den Grund für die Ablehnung angeben musst. Klicke anschließend auf "Ok".

4. Gehe alle Aufträge durch, bis deine To-Do-Liste leer ist.

Wie du deine Anfragen überprüfen kannst

1. In der Rubrik "Letzte Aktivitäten" kannst du deine letzten Aufträge und deren Status überprüfen. Du siehst auch die Aufträge, die dein Vorgesetzter abgelehnt hat, so dass du entsprechende Maßnahmen ergreifen kannst. Um diese Ansicht zu erweitern, klick auf "Alle anzeigen".

2. Du wirst zur Übersicht der Anfragen einschließlich ihres Status weitergeleitet.

2.1. Du kannst auch andere Hilfsmittel verwenden, z. B. die unten aufgeführten.

2.2. Wenn du eine Bestellung zur Genehmigung geschickt hast, aber etwas daran ändern möchtest, klick auf den roten Pfeil.

2.3. Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem du den Antrag zurückziehen kannst, indem du auf "Ok" klickst.

2.4. Klicke dann auf den Bleistift auf der rechten Seite, bearbeite den Antrag und sende ihn erneut zur Genehmigung.

Wie ich die Wareneingänge im System buche (auf Englisch)

Wie man das Budget überprüft

1. Wenn du den "Warenkorb" aufrufst, siehst du das verfügbare Budget für einen bestimmten Zeitraum und wie viel davon du bereits ausgegeben hast.

Rechnungen

Ohne Bestellung keine Zahlung:

Allgemeine Richtlinien:

E-Mail-Adressen:

Bitte sende alle Rechnungen, die Handelswaren (= Waren, die in unseren Hubs verkauft werden) betreffen, an [email protected].

Bitte sende alle Rechnungen, die Nicht-Handelswaren betreffen, an [email protected].

Bitte beachte, dass diese E-Mail-Adressen nicht manuell überwacht werden und nur für den automatischen Abruf von Rechnungen gedacht sind. Bitte sende daher keine Fragen oder andere E-Mails, in denen du um eine Antwort des Finanzteams bittest.

Zahlungsbezogene Anfragen (Zahlungserinnerungen, Eskalationen, etc.)

Bitte sende alle deine Anfragen und Zahlungserinnerungen in Bezug auf Handelswaren an [email protected].

Bitte sende alle deine Anfragen und Zahlungserinnerungen, die Nicht-Handelswaren betreffen, an [email protected].

Anlegung von Lieferanten bei Coupa

Wenn du einen neuen Lieferanten beauftragst, der noch nicht in Coupa hinterlegt wurde, so musst du bitte folgenden Prozess einhalten:

Bei Nutzung dieses Templates schreib eine E-Mail an den Lieferanten;

Nach Senden der E-Mail übernimmt das Procurement Team den weiteren Kontakt.

Warum ist dieses Tool wichtig?

Dieses Tool ist wichtig, damit du Produkte wie Papiertaschen, Rider Bekleidung, und vieles mehr einfacher und effizienter einkaufen kannst.

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