Jeden Dienstagnachmittag wird hier der Newsletter mit den neuesten Infos für alle Hubs veröffentlicht!
Operations
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[EINBLICK] FLINK’s IT Team 🦾🦿🤖
Das IT-Team von Flink hat seinen Sitz im Berliner HQ und unterstützt von dort aus alle Büros und Hubs weltweit.
Die Aufgaben von FLINK’s IT:
Anfragen für neue Hardware und Software, Reparaturen und Wartung
Einrichtung und Wartung von Wifi-Netzwerken und -Infrastrukturen
Integration und Automatisierung von verschiedenen Anwendungen
IT-Sicherheit, Governance und Leitfäden für bewährte Verfahren
Das Team:
Von links nach rechts: Adebola, Darren, Ali, Anderas, Atharva, Mohamad, Mau - Von links nach rechts auf den Laptops: Samuel, Jan, Gabriel
Samuel: IT Intern
Jan: IT Director
Gabriel: Network Dude
Adebola Bakenne: IT Intern
Darren Rawnsley: Senior IT Specialist
Ali Hedda: Senior IT Specialist
Andreas Michael: integrations & automations
Atharva: Senior Security Specialist
Mohamad Razzouk: IT Integration
Mau: IT Specialist
[EINBLICK] Wichtiger Hinweise aus der IT ⚠️
gesperrt?
Poste deine Goflink E-Mail in den Slack-Channel #locked-okta-account
Bitte gebe dabei genau an ob du:
⛔ gesperrt bist
d.h. Passwort 3x falsch, aber immer noch kein Passwort
🤔 dein Passwort vergessen hast
du möchtest einen Link an deine persönliche E-Mail Adresse geschickt bekommen, damit du es zurücksetzen kannst *Link verfällt nach 2 Stunden*
📲 einen Okta-App-Reset benötigst
d.h. du hast ein neues Telefon/ das Telefon gewechselt
BitLocker 🔐
Dies ist der blaue Bildschirm, der auf einem Windows-Computer erscheint, nachdem das Passwort 3x eingegeben wurde.
Poste die goflink E-Mail & oder die Seriennummer des Computers im Slack-Channel #locked-okta-account. Beginne den Post mit: "Can I get the Bitlocker recovery key for computer with serial number xxxx email used to login in [email protected] ”
[AKTION] ‘Hub Activities’ in HubOne ✅
Mit ‘Hub Activities’ kannst du dich in die wichtigsten Aufgaben über die HubOne-App einloggen. Bitte halte dich dabei an den folgenden Workflow:
ℹ️ Trainingsmaterialien: Video (DEU)/ HubWiki
⚠️Herausforderungen @ #tech_hub_service-de
🗨️ Feedback
[EINBLICK] 2x 10€ Gutschein für Neukunden bei FREENOW 🚕🤑
Bis zum 31. August 2023 schenkt FREENOW allen Neukund*innen 2x 10€ Rabatt mit dem Code: FLINKFAHRT20*
So funktioniert’s:
Lade die FREENOW App hier herunter und erstelle einen Account
Hinterlege deine bevorzugte Zahlungsmethode
Füge den Code FLINKFAHRT20 in deinem Profil hinzu und schon kann es losgehen!
*Es gelten die AGBs von FREENOW Mobility App
[Follow Up] Too Good To Go
Bereitet täglich mindestens 5x TGTG Tüten vor.
Nutzt die neue ‘Bread Box’ bei übrig gebliebenen Bäckerei Produkten.
Hinweis zum TGTG Hub-Account
Nutzt als HM/ SL/ OpsA+ bitte ausschließlich die an den Hub Account gesendeten Hub Zugänge für TGTG
🙋 Bei Fragen zur TGTG-App: Partner-Hotline: 030 588 495 30 (Mo - Fr 9 - 17 Uhr) oder an TGTG über das Hilfe-Center in MyStore
⚠️ Bei Kunden Anliegen: über die App TGTG kontaktieren oder das Kontaktformular auf www.toogoodtogo.de nutzen.
Fleet Updates
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[AKTION] Neue Fleet & Equipment Shift
Wichtige Infos
Was wollen wir erreichen?
Wir wollen mehr Kontrolle über unseren Flotten und die Ausrüstung in unseren Hubs erhalten.
Wie wollen wir das erreichen?
Jeder Hub erhält 2 zusätzliche Stunden als spezielle Aufgaben, die "Fleet & Equipment Shift'' genannt werden und von einem Ops Associate oder einem Rider, der vom Hub ausgewählt werden kann, durchgeführt werden. Während dieser Schichten wird diese Person alle notwendigen Aufgaben in Flowtify erledigen.
WICHTIG: Bitte wähle einen fleißigen OA oder Rider, der bereits Interesse an Flotte und Ausrüstung gezeigt hat.
Wie können wir dich dabei unterstützen?
Flowtify-Checks jeden Mittwochmorgen vor der Hub-Eröffnung
Scannen nach Fahrrädern & Batterien + Bild von montiertem Stacking Equipment
2 add. Stunden pro Woche als Sonderaufgabe
Was musst du tun?
Wähle min. 4 Leute im Hub für die neue Quinyx-Skill "Fleet & Equipment".
Vergewissere dich, dass die von deinen ausgewählten Personen fleißig und fähig sind, die ihnen übertragenen Aufgaben zu erfüllen.
Buche wöchentlich eine Person mit der neuen Fähigkeit "Fleet & Equipment" für die spezielle Aufgabe und erstelle den Kommentar "Fleet & Equipment".
Wichtig: Du erhaltest 2 zusätzliche Stunden für diese spezielle Aufgabe und die Einhaltung der Vorschriften wird überwacht, so dass sich die ausgewählte Person nur auf die Aufgaben im Bereich Flotten und Ausrüstung konzentrieren sollte.
3. Installiere die 3 Inventarformulare auf den Hub Zebras
Öffne den Hub App Store auf deinen Zebra.
Suche nach "Battery Inventory" + "Bike Inventory" + "Stacking Equipment Inventory".
Klicke auf "Installieren" und öffne die App! Jetzt kannst du mit dem Inventar beginnen.
Bitte gruppiere diese auf dem Bildschirm und nenne die Gruppe "Fleet Check".
Hauptaufgaben in der "Fleet & Equipment Shift"
Alle Aufgaben werden in Flowtify angezeigt und beschrieben.
Inventory Checks for all Bikes, Batteries and the Stacking Equipment (all container)
Scanne alle Fahrräder, Batterien und mache ein Foto von so vielen Fahrrädern wie möglich, die mit Stapelgeräten ausgestattet sind.
Damage Reporting
Vergewissere dich, dass alle beschädigten Fahrräder ordnungsgemäß im Flottentool gemeldet werden und dass alle Fahrräder, die gewartet wurden, "operational" sind.
Rider Gear Bundle Process
Überprüfe im Hub Dashboard, ob Fahrerausrüstungspakete im Prozess stecken geblieben sind und schließe den Prozess gegebenenfalls ab.
Laundry
ℹ️ WICHTIG: Einen detaillierteren Leitfaden für die Schicht "Fleet & Equipment" findest du hier.
[EINBLICK] Zendesk-Tickets für Fleet-Themen (z.B. für Diebstahlmeldungen)
Ab sofort können für Fleet Themen Zendesk-Tickets erstellt werden. Diese werden z.T. direkt an die Supplier weitergeleitet, wodurch wesentlich schneller auf die Anfragen reagiert werden kann.
Auf der dargestellten Grafik sind alle Themen abgebildet, für die in Zendesk Tickets erstellt werden können. Die wichtigsten Themen sind:
Meldung von gestohlenen / verlorenen Fahrrädern und Equipment
Probleme mit der Servicequalität
Meldung von Fehlern im Fleet Tool
Ein Fahrrad ist im Fleet Tool gelistet aber steht nicht bei euch im Hub
Ein Fahrrad steht bei euch im Hub aber ist nicht im Fleet Tool gelistet
Meldung defekter Batterien und Ladegeräte
WICHTIG: Nutzt das Zendesk-Ticket, um gestohlene Fahrräder zu melden (inkl. detaillierter Beschreibung des Tathergangs). Die Erstattung der Anzeige bei der Polizei übernehmen wir fortan zentral aus dem HQ.
[EINBLICK] Private Nutzung der Fahrräder ist verboten
Die private Nutzung der Fahrräder ist verboten. Das schließt den Fall ein, dass nach der Arbeit mit dem Fahrrad nach Hause gefahren wird und am nächsten Morgen wieder zurück in den Hub gefahren wird.
Hintergrund ist:
Es kann nicht immer kontrolliert werden, ob Fahrräder tatsächlich zurückgebracht werden. So kommt es zu Diebstählen von Fahrrädern
Mechaniker wollen Fahrräder reparieren, weil es einen offenen Damage Report gibt, aber sie finden das Fahrrad nicht im Hub
Vertragliche und versicherungstechnische Gründe: Die Fahrräder wurden ausschließlich für gewerbliche Zwecke gemietet und dürfen nicht für private Fahrten genutzt werden. Der Standort der Fahrräder muss den Suppliern gemeldet werden.
Ein Teil der Flotte wird seit kurzem mit GPS getrackt. So konnte bereits ein Fall aufgedeckt werden, bei dem jemand das Fahrrad über eine längere Zeit privat nutzte, ohne es zurück in den Hub zu bringen.
Die private Nutzung der Fahrräder ist ausdrücklich untersagt und kann je nach Schwere des Falls personelle Konsequenzen nach sich ziehen.
Supply Chain Updates
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[EINBLICK] Großvolumige Lieferungen und Zustellungen am selben Tag
Liebe Kollegen,
in den letzten Wochen hatten einige Hubs mit hohen Zustellungsvolumina (d.h. mehr als 40 Rollis) zu kämpfen. Dafür gibt es verschiedene Gründe, wie zum Beispiel:
Hohe Bestellmengen
Erneut vorgezogene und verschobene Bestellungen
Was den zweiten Punkt betrifft, so werden wir mit Rewe Kontakt aufnehmen. Bezüglich des hohen Auftragsvolumens möchten wir dich daran erinnern, wie wichtig es ist, die gelieferten Produkte am Tag der Lieferung einzubinden. Wenn sich der Wareneingang verzögert, kann dies zu ungenauen Bestandsdaten führen, und unser Bestelltool (Relex) geht fälschlicherweise davon aus, dass unsere Lagerbestände niedriger sind als sie tatsächlich sind. Wenn Relex davon ausgeht, dass der Bestand niedrig ist, werden automatisch mehr Produkte für die nächste Lieferung bestellt, als wir tatsächlich benötigen.
Was sind die Folgen davon? Dies führt zu massiven operativen Herausforderungen auf deiner Seite und es können Kosten durch erhöhten Abfall entstehen, den wir gerne vermeiden möchten.
Deshalb bitten wir dich, die eingegangenen Lieferungen sofort zu erfassen. Sollte es in Ausnahmefällen nicht möglich sein, diese noch am selben Tag zuzustellen, erstelle bitte ein HubAlert-Ticket. So können wir Relex darüber informieren, dass noch Ware im Hub erwartet wird und können sicherstellen, dass nicht aufgrund von Fehlinformationen zu viel bestellt wird.
🙋 Solltest du Fragen oder Unklarheiten haben, zögere bitte nicht, uns zu kontaktieren. Vielen Dank für deine Mitarbeit und dein Verständnis für die Bedeutung dieses Prozesses.
Mit freundlichen Grüßen,
Ann-Kathrin, Willi & Lennart
Demand Planning / Replenishment
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[EINBLICK] Einblicke in der Bestand
Obst und Gemüse
Allgemein - In der letzten Woche erhielten einige Hubs einen recht großen Bestand. Wir hatten zuvor eine Berechnung durchgeführt, um die Bestellungen in Hubs zu erhöhen, die aufgrund von Wechselstromproblemen schneller ausliefen. Kürzlich haben wir festgestellt, dass die Hubs nicht mehr schneller ausliefern, so dass sich die Bestände angesammelt haben. Diese Berechnung wurde aus dem System entfernt.
Frisch
99000283 (ACTIVIA GREEK HON/MAN 2fach) - wir haben festgestellt, dass Hubs zu viel Bestand an diesem Produkt hatten. Bei der Untersuchung stellten wir fest, dass die NAN falsch war, so dass wir bei jeder Bestellung von 99000281 (ALPRO CAFFE SOYA/KARAM) eigentlich Activia bestellten. Das Problem wurde behoben.
Allgemein
Wir haben festgestellt, dass die Lieferungen einiger Hubs, z.B. DE_KAR_ZENT, einen Tag später eintreffen. Das ist ein Problem, denn wir denken, dass der Lieferant zu wenig geliefert hat. Wir geben dann eine weitere Bestellung auf und der Hub erhält mehrere Bestellungen, was zu Überbeständen führt. Das Supply Chain Team untersucht dieses Problem.
[INFO] Sonderangebote
Du kannst deine Promo-Artikel für diese Woche hier finden: SKU Rabatte CW 29.
Commercial / Assortment / Projects
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[EINBLICK] Bundles im Hub-Portal
Letzte Woche haben wir mit dem Testen von Bundles in der App begonnen. Nach einigen Rückmeldungen aus den Hubs möchten wir dir ein Update zu den SKUs geben, die mit einem Bundle live sind, und wie dies im Hub-Portal aussehen wird.
SKU's:
HubPortal-Ansicht: NAME WIRD AKTUALISIERT ZU:
Oatly Haferdrink Barista edition 2x 1L (siehe SKU-Liste oben für die richtigen Namen)
Also zuerst Markenname, Produktname, Anzahl der Produkte, gr / L / Stk.
Marketing Activities Updates
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[AKTION] RAF-Flyer
Bitte denke daran, jeder Bestellung einen neuen RAF-Flyer beizulegen!
Leider war die letzte Woche die schlechteste in Bezug auf die RAF-Performance seit drei Wochen
RAF-Flyer sind unser effektivstes Offline-Marketing-Akquisitionsinstrument, dieses Quartal haben wir sogar zwei verschiedene Versionen zum Testen 🚀.
Unsere drei Top-Performer (Knotenpunkte mit den meisten RAF-Rückläufen) der letzten Woche sind:
de_wup_barm
de_mag_eben
de_hei_zent
Bitte stelle sicher, dass du alle alten Flyer entfernt hast (gültig bis 15.07.23)
NEUE FLYER: 15€ auf 30€, Gültig bis: 14.10.23
Procurement
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[EINBLICK] Artikelübersicht in Coupa verfügbar
Liebe Hub-Manager,
Wir haben alle Produkte, die ihr in Coupa bestellen könnt, in einer Datei zusammengefasst und für euch übersetzt, damit ihr sie leichter finden könnt und die gesamte Produktpalette kennt. Bitte seht euch die Liste hier an. Bitte zögert euch nicht, uns Kommentare zu den Produkten zu hinterlassen, die euch gefallen oder nicht gefallen, oder wendet euch direkt an Karolina Bujak, wenn ihr Fragen habt.
ℹ️ Mehr Informationen über Coupa findet euch hier.
[1.0 Hubs] Delistings & Shelf Changes
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[AKTION] 1.0 Hubs Shelf Changes
+++ Shelf Changes: OLD WORLD / HUB 1.0 +++
WICHTIG: Die Shelf-Changes gelten nur für die Hubs, die sich noch im alten Hub Setup befinden
Ihr findet die Shelf-Changes hier.
Die Changes gehen heute Abend zwischen 01:00 und 07:00 Uhr morgens live. Die Produkte bitte heute Abend / morgen früh umstellen.
Bei Fragen gern melden an @space_planning.
Dankeschön!
[2.0 Hubs] Delistings & Shelf Changes
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[AKTION] 2.0 Hubs Shelf Changes
WICHTIG: Die Shelf-Changes gelten nur für die Hubs, die sich noch im neuen Hub Setup befinden
Da alle neuen Hubs individuelle Shelf-Plätze haben, können wir nicht mehr ein große Liste mit Euch teilen, deshalb schaut bitte in diesem Ordner hier nach Eurem Hub um die Shelf Changes in Eurem Hub zu finden.
Ihr könnt den Ordner hier {LINK} finden.
Einige Hinweise zu den Sheets:
Die Sheets sind, wie oben erwähnt Hub spezifisch. Es zählt also nur das Sheet was mit Eurem Hub Code benannt ist.
"SKU": Wie gewohnt findet ihr unter "SKU" den Artikel der umgestellt werden soll;
"oldShelf" - 4. Spalte: Wenn in dieser Spalte keine Shelf Platz findet, ist der Artikel neu Eurem Hub zugewiesen, ihr könnt ihn also in das korrekte Shelf unter Spalte "newShelf" stellen;
"newShelf" - 5. Spalte: Wenn die Zelle leer ist, könnt ihr den Artikel entsorgen (gleicher Prozess wie bei einer Auslistung);
Wenn die Zellen "oldShelf" und "newShelf" beide eine Shelfnummer haben, kann dieser Artikel ganz normal umgestellt werden.
Die Changes gehen heute Abend zwischen 01:00 und 07:00 Uhr morgens live. Die Produkte bitte heute Abend / morgen früh umstellen.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an @space_planning.
Dankeschön!
