In diesem Leitfaden wird beschrieben, welche Art von Ausrüstung / Equipment die Rider in den Hubs benutzen, wie man sie pflegt und wie man sie verwaltet. Die Ausrüstung wird vom Rider Equipment and Fleet Management Team verwaltet, das dafür sorgt, dass unsere Rider und Hub-Mitarbeiter über all die Ausrüstung verfügen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben gut und sicher zu erfüllen.
In diesem Leitfaden finden OA+, Shift Lead und Hub Manager Informationen über die Arten von Rider Equipment, die Prozesse zur Bestellung und Rückgabe des Equipments, die Equipment Kaution ("Deposit"), das Stacking Equipment (wie Thermoboxen, Satteltaschen und Thermobags) und den Persil-Wäscheservice.
Arten von Ausrüstung für Rider
Allgemeine Ausrüstung
Rider, die im Sommer (Mai-September) einsteigen, erhalten eine Ausrüstungsbox, die 1 Regenjacke und 3 T-Shirts enthält.
Rider, die im Winter (Oktober-April) einsteigen, erhalten eine Ausrüstungsbox, die 1 Winterjacke, 1 Paar Handschuhe und 1 Schal enthält.
Wichtig:
Die Jacken bleiben Eigentum der Firma Flink. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss er die Jacken zurückgeben, um seine Kaution zurückzubekommen. Lies mehr darüber im Abschnitt Bestellung und Rückgabe von Ausrüstung, Kaution für Rider.
Gemeinsame Ausrüstung
Die Rider teilen sich Helme und Regenhosen.
Bestellung und Rückgabe von Ausrüstung, Kaution für Rider
Bestellung von Rider-Ausrüstung
Wenn Rider zur Bestellung von Ausrüstung berechtigt sind, bestellen sie diese über die Workforce-App. Im Falle eines saisonalen Wechsels können neue und bestehende Rider die saisonale Ausrüstung ebenfalls über die Workforce-App bestellen.
Die Ausrüstung wird in Paketen, die mit dem Namen des Riders versehen sind, an den ihm zugewiesenen Hub geschickt.
Übergebe die Ausrüstung an den Rider oder lege sie in ein dafür vorgesehenes Regal.
Der Ops+, Shift Lead oder Hub Manager wählt den Rider im Hub Dashboard > Equipment > Ordered aus und markiert die Ausrüstung als Assigned.
Dieser Schritt ist notwendig, da er bestätigt, dass der Rider seine Ausrüstung erhalten hat. Mehr dazu erfährst du hier unter dem Dropdown Ausrüstungs-Trichter.
Sobald Schritt 4 abgeschlossen ist, kann der Rider seinen Ausrüstungsanspruch in der Workforce-App bestätigen.
Wichtig:
Bitte stelle sicher, dass die Rider auf der Registerkarte Assigned im Hub Portal ihre Ausrüstung so schnell wie möglich anfordern.
Denk daran, dass es bis zu 7 Arbeitstage dauern kann, bis die Pakete mit der Ausrüstung eintreffen.
Hinweis:
Der Berechtigungsstatus von Ridern und ihren Bestellungen kann auf der Registerkarte Equipment im Hub Portal verfolgt werden.
Rückgabe der Rider-Jacken
Der Rider gibt seine Jacke entweder an seinem letzten Tag oder innerhalb von 30 Tagen nach seinem letzten Tag zurück.
Geh zum Hub Portal > Equipment > Claimed.
Suche nach ihrem Namen und wähle sie aus.
Klicken Mark as Returned.
Lege die Jacken in die dafür vorgesehenen Wäschesammelbehälter.
Gebrauchte Jacken werden gewaschen und an den Hub zurückgegeben, um sie als Ersatzteile aufzubewahren.
Die Rider erhalten ihre Kaution mit ihrem nächsten Gehalt zurück. Lies mehr über das Pfand in der nächsten Dropdown-Liste.
Kaution für Rider-Kleidung
Wenn ein Rider Ausrüstung bestellt und beansprucht, ziehen wir automatisch eine Kaution von 50€ von seinem nächsten Gehalt ab.
Die Kaution wird nur einmal abgezogen. Wenn ein Rider zum Beispiel im Sommer anfängt, eine Sommerausrüstung erhält und die Kaution bezahlt, ziehen wir die Kaution nicht noch einmal für die Winterausrüstung ab.
Die Kaution wird unter den folgenden Bedingungen zurückerstattet:
Der Rider hat seine Jacke innerhalb von 30 Tagen nach seiner letzten Schicht zurückgegeben.
Der SL oder HM hat nach dem Fahrer gesucht und im Hub-Portal auf der Registerkarte Equipment auf Mark as returned geklickt.
Container / Thermobags und Stacking Equipment
Container / Thermobags und QR-Codes
Unsere Container (auch "Thermobags" genannt) dienen dazu, den Prozess der Übergabe von dem Picking an den Rider zu vereinfachen und die Kühlkette bei der Lieferung zu verbessern. Außerdem unterstützen sie dabei, die Bestellungen zu "stacken" und vereinfachen den Transport in den Thermoboxen und Satteltaschen der Bikes.
Es gibt zwei Größen von Containern/Thermobags:
Klein (S): enthält 1 Papiertüte.
Mittel (M): enthält 2 Papiertüten.
Wichtig:
Die S-Container/Thermobags haben Vorrang, um eine bessere Stapelung zu ermöglichen. M-Container dürfen nur in absoluten Ausnahmesituationen verwendet werden, wenn keine S-Container mehr vorhanden sind.
Jeder Container/Thermobag ist mit einem eindeutigen 5-stelligen QR-Code mit 2 Farben ausgestattet, die für die jeweilige Größe stehen:
Grün: S-Thermobag
Lila: M-Thermobag
Wie man die QR-Codes verwendet
Siehe hier, wie man sie verwenden kann.
Thermoboxen und Satteltaschen: Aufbauanleitung
Alle Fahrräder sind mit Stacking Equipment ausgestattet, d. h. mit Thermoboxen und Satteltaschen, die es ermöglichen, mehrere Bestellungen auf demselben Fahrrad zu "stacken" und gleichzeitig zu transportieren.
Eine Anleitung zum Anbringen von Thermoboxen und Satteltaschen am Fahrrad erhaltest du, indem du den QR-Code auf der Innenseite der Thermoboxen und Satteltaschen scannst. Du wirst dann zu einer Reihe von Videoanleitungen weitergeleitet.
Du kannst diese auch direkt hier abrufen. Um die Videos zu sehen:
Wähle je nach Art des Behälters, den du einrichten möchtest, entweder Saddlebag oder Thermobox.
Suche nach der Marke des Fahrrads und spiel das Video ab.
Befolge die Anweisungen im Video.
Wichtig:
Montiere zuerst die Satteltaschen und dann die Thermoboxen. Die Thermoboxen versperren den Zugang zum Gepäckträger und erschweren so die spätere Montage der Satteltaschen. Die Satteltaschen können nur mit den mitgelieferten hochfesten Spezialkabelbindern montiert werden. Aus Sicherheitsgründen darfst du keine anderen Kabelbinder verwenden. Wenn du mehr bestellen musst, erstelle eine Bestellung (PO) über Coupa.
Verfahren zur Reinigung
Reinigung von Fahrradboxen, Satteltaschen und Thermobags
Überblick über die Wartung
Häufigkeit: 6 Mal pro Woche, falls erforderlich
Beauftragtes Personal: Rider
Benötigte Materialien:
Blauer Schwamm
Einwegtücher
Desinfizierendes Reinigungsmittel
So reinigst du Taschen und Boxen
Untersuche alle Fahrradboxen, Satteltaschen und Thermobags visuell auf Ablagerungen und Schmutz.
Entsorge jeglichen Abfall und schüttel Fahrradboxen, Satteltaschen und Thermobags aus, um losen Schmutz zu entfernen.
Verwende einen speziellen Schwamm, Einwegtücher und Desinfektionsreiniger, um verschmutzte Bereiche zu reinigen.
Gib die Säcke bei Bedarf an den Persil-Service zur professionellen Reinigung ab. Lies weiter unten mehr darüber.
Persil-Wäscheservice
Du kannst den Persil-Wäscheservice für das Waschen, Sterilisieren und Reinigen von gemeinsam genutztem Rider Equipment und Containern nutzen. Wie du den Service nutzen kannst, erfährst du in den unten stehenden Dropdowns.
Budget für Wäsche
Jeder Hub erhält ein monatliches Wäschebudget von 160€. Das sind etwa 25 Textilien, die jeden Monat eingesandt werden können.
Zugelassene Artikel für diesen Service
Regen- und Winterjacken für Rider.
Regenhosen für Rider.
S und M Thermobags.
Wie du ein Konto im Persil-Serviceportal einrichtest
Geh zum Portal von Persil Service.
Gib die Hub-E-Mail-Adresse ein (z.B. [email protected]).
Um ein Passwort erstmalig einzurichten, klicke auf Passwort vergessen?
Es kann bis zu 30 Minuten dauern, bis du eine E-Mail zur Einrichtung des Passworts erhaltest. Prüfe deinen Spam-Ordner.
Wie man das Persil-Serviceportal nutzt
Im Persil-Serviceportal kannst du:
Die Bestellhistorie und Rechnungen einsehen.
Kostenlose Versandetiketten herunterladen.
Gib das Paket kostenlos bei einem DHL-Mitarbeiter ab. Alternativ kannst du auch Wäscheabholungen für 1,99 € pro Abholung vereinbaren.
Wo du diese Aktionen durchführen kannst, siehst du in der folgenden Abbildung (auf Englisch):
Wie man Wäsche an Persil schickt
Jeden Monat erhält die E-Mail-Adresse des Hubs, mit dem Hub Manager in CC, eine E-Mail mit Anweisungen für den Versand von Wäsche an Persil sowie einen Link zum Persil-Portal. Je nach Größe des Hubs stehen 3-5 Versandetiketten zum Download bereit.
Richtlinien für Wäsche:
Es dürfen nur Thermosäcke und gemeinsam genutzte Kleidung (Jacken und Regenhosen) eingeschickt werden.
Schicke keine kaputte oder beschädigte Ausrüstung ein.
Budgetbegrenzung: Pro Monat können maximal 25 Artikel verschickt werden.
Verfahren:
Lade das Versandetikett herunter und drucke es aus:
Klicke auf die Schaltfläche in der E-Mail.
Logge dich in das Persil-Serviceportal ein und lade ein Versandetikett herunter.
Wenn du noch ein Versandetikett von einer früheren Persil-Zwei-Wege-Box haben, kannst du es wiederverwenden.
Bereite die schmutzigen Artikel vor und verpacke sie:
Verwende eine beliebige geeignete Box im Hub. Wenn du schon einmal Wäsche an Persil geschickt hast, hast du deine Wäsche in einer Zwei-Wege-Box zurückbekommen. Du kannst diesen Karton für deine nächste Sendung wiederverwenden.
Optimiere den Platz im Karton, indem du ihn so weit wie möglich füllst. Vermeide es, halb leere Kartons zu versenden, um den Service optimal zu nutzen.
Vergewissere dich, dass die Thermosäcke und Jackentaschen völlig leer sind.
Überprüfe die Sendungen vor dem Versand. Versende nur Gegenstände, die sich in gutem Zustand befinden. Wenn ein Artikel beschädigt ist, schick ihn nicht zum Waschen ein. Wirf es stattdessen weg und bestell gegebenenfalls neue Ausrüstung über Coupa.
Versende den Karton:
Verschließe den Karton und bringe das Versandetikett sicher an.
Übergebe den Karton bei der nächsten Zustellung an den DHL-Mitarbeiter.
Persil schickt die gereinigten Artikel innerhalb von 5-6 Tagen in einem Zweiwegkarton zurück, der das nächste Versandetikett enthält. Du kannst diesen Karton für zukünftige Sendungen wiederverwenden.
FAQ
Gemeinsam genutzte Bekleidung
Warum werden bestimmte Artikel gemeinsam genutzt?
Jeder Mitarbeiter hat ein persönliches Ausrüstungsbudget, das nur die wichtigsten Uniformteile wie Jacken und T-Shirts umfasst. Regenhosen gehören nicht zur Grundausstattung, da sie nur bei Regenwetter getragen werden sollen. Daher werden sie von allen Ridern gemeinsam getragen.
Das Gleiche gilt für die Helme. Ein und derselbe Rider kann denselben Helm während seiner gesamten Schicht tragen, muss ihn aber danach in die dafür vorgesehene Ablage legen, damit ein anderer Rider ihn tragen kann.
Wie halten wir gemeinsam genutzte Gegenstände hygienisch sauber?
Wie bereits in diesem Artikel erwähnt, arbeiten wir mit dem Persil-Wäscheservice zusammen. Du kannst diesen Service für die Reinigung gemeinsam genutzter Kleidungsstücke nutzen, z. B. für Regenhosen und Winter-/Regenjacken, die von Mitfahrern zurückgegeben werden.
Außerdem empfehlen wir dir, die Rider dazu anzuhalten, beim Tragen von Helmen ein Haarnetz zu verwenden.
Ausrüstung der Rider
Wie und wann erhält ein Rider, der sich Flink anschließt, seine Ausrüstung?
Ein Rider kann seine persönliche Ausrüstung über die Workforce-App bestellen, wenn er innerhalb von 30 Tagen nach Beginn seiner Beschäftigung drei Schichten absolviert hat.
Ein Mitarbeiter verlässt Flink. Was soll er mit seiner Ausrüstung machen?
Der Mitarbeiter kann seine T-Shirts/Handschuhe/Schals/Pullover behalten, muss aber seine Regen- und/oder Winterjacke zurückgeben. Siehe die Dropdown Kaution für Rider-Kleidung.
Vergiss nicht zu bestätigen, dass der Rider seine Winter- und/oder Regenjacke über das Hub Portal zurückgegeben hat.
Ein Mitarbeiter hat ein Problem mit seiner Ausrüstung. Wem soll er es melden?
Der Mitarbeiter muss sich an den Shift Lead oder Hub Manager wenden, damit dieser über Coupa eine neue Ausrüstung für ihn bestellen kann.
Persil-Wäscheservice
Wie oft kann ich die Ausrüstung zum Waschen einschicken?
Jeder Hub erhält ein monatliches Wäschebudget von 160€. Du kannst die in Frage kommende Ausrüstung so oft waschen, wie es das Budget zulässt. Wir empfehlen 1 bis 2 Wäscheeinsendungen pro Monat.
Weitere Informationen findest du im Abschnitt Persil-Wäscheservice.
Wo erhalte ich Versandetiketten?
Du kannst dich im Persil-Serviceportal in dein Hub-Persil-Servicekonto einloggen, um die Versandetiketten nach Bedarf auszudrucken. Stelle sicher, dass du vorher eine Coupa-Bestellung erstellen und auf deren Genehmigung warten.
Weitere Informationen findest du in der Dropdown-Liste Wie man Wäsche an Persil schickt.
Welche Lieferoptionen gibt es?
Du kannst eine der folgenden DHL-Zustelloptionen nutzen:
Kostenlose und empfohlene Option: Übergebe die Box(en) bei der nächsten Zustellung an einen DHL-Mitarbeiter.
In dringenden Fällen: Plane eine DHL-Abholung (1,99 €).
Wie erstelle ich eine Coupa PO?
Eine allgemeine Anleitung zum Erstellen einer Bestellung findest du hier und in der Dropdown Wie man eine Anfrage stellt.
Um auf die Coupa-Seite mit den Persil-Services zu gelangen, klicke hier.
Wichtige Punkte, die bei der Erstellung der Bestellung zu beachten sind:
Wenn du die Mengen der Artikel auswählst, musst du die Mengen mit dem Inhalt des Pakets/der Pakete übereinstimmen.
Sobald du die Coupa-Bestellung erstellt hast, warte, bis sie vollständig genehmigt ist, bevor du die DHL-Abholung plannst.
Wie lange dauert der Wäscheservice?
Die gewaschenen Waren werden innerhalb von 5-6 Arbeitstagen an das Hub zurückgeschickt.
Support
Fragen/Problemen an das Equipment and Fleet Management Team
Wenn du Fragen und/oder Probleme hast, kannst du diese über Zendesk unter Fleet Themen/Fahrraddiebstahl stellen.
Wenn es kein Ticket für dein Problem gibt, wende dich an deinen Cluster Lead/City Manager oder an @Mathis Sindern, ein Mitglied des Fleet Management Teams.
Hast du Ausrüstungswünsche oder Ideen, um unsere Ausrüstung zu verbessern?
Sprich mit deinm Cluster Lead oder City Manager, der deine Gedanken an die entsprechenden Teams weiterleiten wird.
Referenzen
Lies mehr über Coupa hier
Lies mehr über die Registerkarte Equipment im Hub Portal und die dort durchzuführenden Aktionen zu erfahren hier
Lies mehr über die Verwaltung von Equipment in der Workforce-App zu erfahren hier
Lies mehr über Reinigungsverfahren hier
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