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Quinyx ist das Workforce Management (WFM) System, das wir in jedem Hub verwenden, um die Zeitpläne unserer Mitarbeiter zu verwalten. Jeder Hub hat seinen eigenen Bereich mit den ihm zugewiesenen Mitarbeitern, und als Manager hast du Zugang, um die Zeitpläne einzusehen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen (die Richtlinien dafür werden weiter unten in diesem Abschnitt beschrieben).
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Wichtige, regelmäßig zu erledigende Aufgaben
Vergewisser dich stets, dass die persönlichen Daten der Mitarbeiter aktuell sind. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter, der nicht mehr bei uns arbeitet, immer noch online ist, falsche Vertrags- und Personendaten sowie andere veraltete, falsche oder fehlende Informationen hat, melde dies an People Ops. Dies ist von grundlegender Bedeutung, damit die Planung korrekt funktioniert.
Registerkarte "Shifts"
Schichttypen
Allgemeine Information
Rider und Ops Associate werden regelmäßig automatisch eingeplant. Shift Lead und Ops Associate+ werden manuell von den Hub Managern eingeplant. Wenn sie feststellen, dass einige fehlen oder nicht korrekt zugewiesen wurden, können sie diese manuell zuweisen.
Wichtig:
Bitte beachte, dass die Schicht eines jeden Shift Leads in Quinyx geplant und eingestanzt werden muss. Die Gründe dafür sind:
Transparente Übersicht, wer wann im Hub zuständig ist und vor allem, wer anwesend ist.
Saubere Dokumentation der Schichten, um den Überblick zu behalten, wer in welchem Hub arbeitet, damit wir zentrale Arbeitsabläufe kontrollieren und eine gute Qualität sicherstellen können.
Hinweis:
In jeder Schicht kannst du durch Anklicken vollständige Informationen über die Person, die die Schicht übernimmt, den Beginn und den Beginn der Schicht und die Art der Schicht anzeigen.
Brandschutzhelferschulung Planung hourly paid workers (OPS+)
Um eine korrekte Bezahlung der Schulungszeit zu gewährleisten, müssen für Rider, OA und OA+ Schichten erstellt werden;
Bitte nutzt dafür den Schichttyp "Special task";
Fügt bei jeder Schicht den Kommentar "Schulung" ein.
Internal Cleaning Shift
Die Internal Cleaning Shift ist den Reinigungsprozessen gewidmet, die zwingend erforderlich sind, um den Betrieb des Hubs sicher zu halten. Diese Schicht ist ausschließlich den Reinigungsaufgaben gewidmet, die in einem wöchentlichen Aufgabenblatt, das dem Team zur Verfügung gestellt wird, aufgeführt sind. Zu den wichtigsten Aufgaben während dieser Schicht gehören:
Reinigung von Kühlschränken
Auswechseln von Bäckereikästen
Reinigung der Mitarbeiterküche
Andere Aufgaben.
Jede Woche wird eine bestimmte Reinigungsaufgabe als Priorität festgelegt.
Die Schicht findet einmal pro Woche für 4 Stunden statt, und zwar in Zeiten mit geringem Betriebsbedarf. Es ist wichtig, dass diese Schicht nur für die zugewiesenen Reinigungsaufgaben genutzt wird und sich nicht mit anderen Tätigkeiten, wie z. B. der Picking oder dem Inbounding, überschneidet.
Für diese Reinigungsschicht erhaltest du jede Woche ein zusätzliches Zeitkontingent von 4 Stunden, das auf die UTR deines Hub-Staff angerechnet wird. Sie sollte in den Basiszeitplan integriert oder in die Planung aufgenommen werden, wenn kein Basiszeitplan existiert.
Bitte beachte, dass die Reinigungsschicht zwar im Kontingent des Hub-Personals enthalten ist, aber nicht zentral erstellt wird. Stelle sicher, dass du einen zuverlässigen Ops Associate (OA) für die Überwachung dieser Schicht abstellst. Diese Zeit muss ausschließlich der Reinigung gewidmet bleiben und kann nicht für andere Aufgaben verwendet werden.
Sonstiges
Filter
In der oberen rechten Ecke des Fensters steht die Schaltfläche "Filter" zur Verfügung, mit der du die Ansicht im Plan anpassen kannst. Du hast die Möglichkeit, nach Mitarbeitern, Mitarbeitertyp (Vollzeit, Teilzeit, etc.), Schichttypen, Abwesenheiten, etc. zu filtern.
Wichtig:
Bitte beachte, dass die Filter standardmäßig mit einer OR-Logik arbeiten. Wenn du also gleichzeitig filtern möchtest, ändere die Logik im Zahnrad-Button ⚙️ auf AND. Das heißt, wenn du nur eine bestimmte Art von Schicht sehen willst, musst du die Option "OR" wählen. Wenn du mehrere sehen willst, musst du die Option "AND" wählen.
Verfügbarkeit und Abwesenheit
Verfügbarkeit:Verfügbarkeit ist die Funktion in Quinyx, über die die Mitarbeiter die Tage und Zeiten angeben, an denen sie arbeiten können. Es ist zwingend erforderlich, dass die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit angeben, da die Auto-Zuweisungsfunktion des Systems nur dann Schichten zuweist, wenn diese angegeben wurden und mit den verfügbaren Schichten übereinstimmen. Die Verfügbarkeit wird im Zeitplan in hellgrüner Farbe angezeigt, ähnlich wie bei einer Schichtbox.
Abwesenheiten: Abwesenheiten werden vom Workforce support verarbeitet und von den Mitarbeitern über die Quinyx App beantragt. Es ist keine Aktion von Ihrer Seite erforderlich, da diese, wenn sie beantragt und genehmigt sind, im Zeitplan sichtbar sind.
Wichtige Definitionen:
Rot ist nicht genehmigt / Schwarz ist genehmigt → Die häufigsten Abwesenheiten, die hier zu sehen sind, sind Urlaub und Krankheit.
Punches und Auto-assign
Punches: jeder Mitarbeiter muss seine Schicht punch in- oder -out. Dies geschieht über die Webanwendung unter diesem Link, bei der entweder du oder das Hub-Konto sich als Manager anmelden müssen, um das Ein- und Ausstempeln zu aktivieren. Die Stempel sind dann im Zeitplan sichtbar, wo du sie als Kontrollmethode "bescheinigen" kannst, dass die Person tatsächlich eingestanzt hat. Mehr über Punch online erfährst du auf dieser Seite.
Auto-assign: Auto-assign ist die Funktion, die Quinyx hat, um offene Schichten automatisch an Mitarbeiter zu vergeben. Diese Funktion sollte von Hub Managern ausgeführt werden, um Schichten an Rider und Ops Associate (zum Picken) zu vergeben (derzeit sind nur diese für diese Funktion konfiguriert). Die Funktion befindet sich auf der Registerkarte Zeitplan. Die automatische Zuweisung weist den Mitarbeitern Schichten entsprechend ihrer Verfügbarkeit, der Vertragsart und der Anzahl der unterzeichneten Stunden pro Woche zu.
Analysen
Analytics/charts: Mit dieser Funktion kannst du für Hub-Mitarbeiter die prognostizierte Anzahl der benötigten Mitarbeiter für Hub-Personal und Rider sowie die bereits geplanten Mitarbeiter sehen, um die Personalbesetzung zu kontrollieren (Unter- und Überbesetzung). Bedenke, dass die Variable "geplante Stunden" direkt von den Filtern deiner gefilterten Ansicht beeinflusst wird. Das heißt, wenn Sie z. B. nach Rider Schichten filtern, werden nur die geplanten Stunden für Rider angezeigt.
Für Rider verwende die Option Riders neededt und für das Personal der Drehscheibe verwende das Hub staff contingent.
Hinweis:
Die Analyse wird auf der Registerkarte "Shifts" angezeigt. Oben rechts in den Zeitplänen kannst du auf die graue Schaltfläche für die Analyse klicken. Die Boards werden dann unten auf der Registerkarte "Shifts" angezeigt (siehe Abbildung oben).
Registerkarte "People" und Skills
Registerkarte "People"
In diesem Abschnitt kannst du die verschiedenen Details der Mitarbeiter sehen und ihren Beschäftigungsstatus und Vertragstyp überprüfen. Aus Gründen der System- und Rechtskonformität darfst du keine Änderungen an den Daten vornehmen. Falls du also Unstimmigkeiten feststellst oder Unterstützung benötigst, wende dich bitte an dein ROM oder People Operations, die dir bei Fragen helfen können.
Skills
Die “Skills” ist das, was einen Arbeitnehmer befähigt, eine bestimmte Schicht zu arbeiten. Die Fähigkeit steht in direktem Zusammenhang mit seiner Rolle. D.h. ein Rider hat eine Rider-Fähigkeit und kann nur Rider-Schichten übernehmen.
Quinyx Hilfe
Rider und Ops Associate Scheduling-Prozess
ROMs führen Auto-Schedule am Mittwoch durch
Zeitpläne werden von HMs am Mittwoch veröffentlicht
Shift-Lead-Scheduling-Prozess
Hub-Manager müssen ihre Shift Lead entsprechend der Lücke zwischen den geplanten Ops Associates und dem Hub-Personalkontingent manuell besetzen. Im Allgemeinen bedeutet dies, dass für jede Stunde im Hub ein Shift Lead anwesend sein muss.
Problemlösung je nach Art und Zugriffsrechten
Hub Manager: Zuteilung von Zeitplänen und Einteilung von Shift Lead/ Ops Associate +
People Team: Abwesenheitszeiten und Mitarbeiterdaten anpassen
Central Ops Team: Einstellungen und Konfigurationen anpassen
Alles, was mit der Website zu tun hat und nicht von einem dieser Teams gelöst werden kann, sollte mit Quinyx selbst besprochen werden.
Beschränkungen
Hub-Manager sollten keine Änderungen an den vom zentralen Team mit Hilfe der automatischen Planung erstellten Zeitplänen vornehmen.
Hub Manager sollten die automatische Zuweisung von Schichten verwenden, um zu gewährleisten, dass fleißige Mitarbeiter, die ihre Verfügbarkeit melden, auch vorrangig behandelt werden.
Wenn ein Mitarbeiter nicht auftaucht, sollte die Schicht weder gelöscht noch neu zugewiesen werden.
Alle Beschäftigten können ihre Arbeitszeit flexibel einteilen. Alle paar Wochen wird ein Fragebogen verschickt, in dem sie ihre maximale Arbeitsverfügbarkeit angeben. Diese Angaben gehen dann in die automatische Zuweisung ein, so dass ihnen die gewünschten Stunden zugewiesen werden können.
FAQ
Fehlermeldungen Sorry! We have been unable to log you in/invalid badge number/agreement required
Wenn ein Arbeitnehmer nicht in der Lage ist, sich in Quinyx einzuloggen (invalid badge number/agreement required) oder sich einzuloggen (Sorry! We have been unable to log you in), kann dies daran liegen, dass sein Konto pausiert wurde (d. h., dass Dokumente fehlen) oder dass seine Vereinbarung (Vertrag) abgelaufen ist.
So findest du Mitarbeiter mit abgelaufenen Verträgen:
Geh in Quinyx zum Menü Display und wähle Inactive People und Show Expired Agreements. Sie müssen diese Auswahl treffen, sonst werden sie dich nicht angezeigt.
In der People-Liste findest du die Mitarbeiter nach Status geordnet und mit weiteren Informationen wie der Ausweisnummer:
Wenn du auf den Mitarbeiter klickst, kannst du auch seinen Status zusammen mit anderen Informationen sehen:
Wenn du diese Mitarbeiter dringend aktivieren musst, eskaliere es über das Eskalationsformular an People Services.
So findest du pausierte Mitarbeiter:
Überprüfe den Quinyx-Status des Mitarbeiters und die Clusterblätter.
Im Profil des Mitarbeiters kannst du unter Advanced Details auch den Grund für die Pause finden.
Wichtig:
Bitte beachte das Verfahren zum Pausieren von Mitarbeitern mit auslaufenden Arbeitsgenehmigungen in den Clusterblättern.
Mitarbeiter werden automatisch um 2 Uhr morgens an dem Tag, an dem ihre Genehmigung abläuft, pausiert, wenn keine aktualisierten Dokumente vorgelegt wurden.
Derzeit benötigt das People Services Team etwa 78 Stunden, um aktualisierte Dokumente zu prüfen. Wenn die Dokumente am Tag des Ablaufs der Genehmigung zu spät eingereicht werden (z. B. in der Nacht), ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie pausiert werden.
Das Team von People Services prüft die pausierten Mitarbeiter täglich.
Wenn du die Pausierung eines Mitarbeiters dringend aufheben musst, eskaliere die Angelegenheit über das Eskalationsformular an People Services.
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