Every Tuesday afternoon the newsletter is published here with the latest info for all hubs!
Operations
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[REMINDER] Jahresinventur 2023 - So bereitest du deinen Hub optimal für nächste Woche vor
Nächste Woche Mittwoch, am 28.12.2023 findet die diesjährige Jahresinventur in allen Flink-Hubs in Deutschland statt. Mit folgenden Punkten könnt ihr euren Hub so gut wie möglich auf die Zählung der Produkte vorbereiten:
Erhöhter Fokus auf vollständigen Inbound + richtiges Verräumen der Ware
Achte während deiner Schicht darauf, dass alle gelieferten Produkte eingebucht werden (Nutze den Inbound Checker) und am vorgesehenen Regalplatz verräumt werden.
Backstock strukturieren - das gleiche Produkt nur an einem Platz lagern
Versuche, das gleiche Produkt an der selben Stelle im Backstock zu lagern, sodass bei der Inventur keine Single Unit vergessen wird.
Nutze die Restocking List für das Auffüllen der Shelves
Die Restocking List hilft dir dabei, die Regale strukturiert und somit effektiv aufzufüllen
Lerne neue Ops Associates bezüglich der Prozesse im Hub an
Durch eine gute Schulung von neuen Ops Associates bleiben die Shelves strukturiert und alles steht am richtigen Platz
Zusätzliche Inventory Checks um die Stock Level zu überprüfen
Führe zusätzliche Inventory Checks durch, um zur Inventur das Stock Level so akkurat wie möglich zu halten.
[ACTION] Jahresinventur Training für Shift Lead | Ops Associates + | Ops Associates 🤓💻
Damit ihr bestens für die Inventur am 28.12.2023 vorbereitet seid, führen wir am Mittwoch, den 20. Dezember Trainings in Deutsch und Englisch durch, in denen wir euch den Prozess der Zählung einmal vorstellen.
2️⃣ Online-Trainings stehen zur Verfügung:
🇩🇪Mittwoch 20. Dezember, 14 Uhr (DEU) → Zoom-Link 📹
🇺🇲Mittwoch 20. Dezember, 14 Uhr (ENG) → Zoom-Link 📹
[UPDATE] Entblockieren von Ridern im Hub Portal 🚲❌
Zuvor erhielten einige Fahrer in der WorkForce-App die Meldung "Sorry, you are blocked", wurden aber im Hub-Portal nicht als "blockiert" angezeigt. Dieser Fehler ist nun behoben:
Wenn ein Fahrer blockiert wird (mit der neuesten Version der Workforce-App), wird er im Hub-Portal immer als blockiert angezeigt, und du kannst ihn im Hub-Portal selbst entsperren.
Wie entsperre ich einen Rider:
→ Gehe auf den Tab ‘Workforce' im Hub Portal und klicke auf den Namen des Riders, welchen du entsperren möchtest
→ Klicke auf den Button “Unblock Rider", damit er sich anmelden kann
Beachte:
Die Funktion ist nur von einem persönlichen Shift Lead / OA+ / Hub Manager-Konto aus sichtbar, nicht vom Hub-Konto aus. Um sich anzumelden, öffne ein Inkognito-Fenster und gehe dann auf hub.goflink.com.
Für Hub Manager und Shift Leads: Klicke auf "Continue with goflink account" und melden dich über Okta an.
Für Ops Associate+: Klicke auf “Continue with email" und verwende dein WF App/ Zendesk-Passwort.
Wenn die Meldung "User has no access" erscheint, stelle bitte eine Anfrage unter #tech-hub-service-de und das TechOps-Team wird den Zugang für dich aktivieren. Wenn du dich nicht über Okta anmelden kannst, melde dies bitte unter #locked_okta_account, damit das IT-Team das Problem untersuchen kann.
[UPDATE] Zwischenlösung für Bundles 🥫🥫🥫
Das Team hat eine Zwischenlösung gefunden, um bei Bestellungen mit Bundles Zero-Stock Orders zu vermeiden.
Wie war es zuvor?
Wenn Kunden ein Bundle + einzelne Artikel der gleichen SKU bestellten, konnten sie mehr bestellen, als tatsächlich vorrätig war.
Wie ist es jetzt?
Bundles werden in der App nur dann als verfügbar angezeigt, wenn mindestens die doppelte Menge auf Lager ist. Dadurch wird die Möglichkeit für Kunden verringert, mehr als die im Hub verfügbare Menge des Artikels zu bestellen.
Beachte: Dies ist keine endgültige Lösung für das Problem, aber es sollte die Anzahl der Fälle reduzieren, bis eine vollständige Lösung vorhanden ist.
Wenn du immer noch Probleme siehst, die durch Bundles verursacht werden, melde sie bitte wie üblich in #tech_hub_service-de.
[Insight] Geschenke für Hub Mitarbeiter - Der Weihnachtsmann war schon da 🧑🎄🎁
Gestern Nachmittag wurden an alle Hubs Pakete verschickt, in welchem für alle Hub Mitarbeiter Geschenke enthalten sind 🎁
Important: Es handelt sich um Geschenke für die Mitarbeiter in den Hubs - keine Verkaufsprodukte.
Demand Planning / Replenishment
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[INFO ]
Hallo zusammen,
Bitte sehen Sie sich die Aktionsprodukte der nächsten Woche hier an.
Mit freundlichen Grüßen,
Flink Replenishment Team
Customer Care
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[Go-live / Neue Workflows]
Da die Bearbeitung von Refund- oder Stornierungsanfragen je nach Art der Lieferung unterschiedlich sein kann, werden neue Workflows eingeführt, um einige Prozesse zu automatisieren.
z.B. Uber Eats - order cancellation - Workflow
Informationen werden automatisch in ein Google Sheet zur weiteren Bearbeitung übertragen.
z.B. Lieferando - order cancellation Workflow
Die Stornierung wird an Lieferando weitergeleitet, damit die Erstattung bearbeitet werden kann.
Aus diesem Grund werden die neuen Workflows bis Mittwoch eod in die Hub-Channel eingepflegt, damit möglichst wenig Daten verloren gehen und alle beteiligten Parteien informiert sind. Die dadurch möglichen Automatisierungen entlasten außerdem das Customer Care Team.
Wichtig:
Bitte prüft vor jeder Refund- oder Stornierungsanfrage, welche Lieferart zutrifft und wählt den richtigen Workflow aus der Liste "Workflows für HUBs" aus.
Anfragen können nicht zurückgenommen werden. Benutzt die Workflows daher bitte nur, falls tatsächlich ein Refund oder eine Stornierung durchgeführt werden soll. Die Erstellung von payment links nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und es gibt keine Garantie dafür, dass die Kunden die Zahlung vornehmen werden.
Bitte achtet bei der Auswahl des korrekten Workflows auf die Tags im Hub-Portal und unterscheidet vor allem zwischen
Wolt (Marketplace) vs. Wolt Drive (outsourced) & Uber Eats (Marketplace) vs. Uber Direct (outsourced) da sich hier die Prozesse ebenfalls unterscheiden.Für generelle Fragen an das Customer Care Team bleibt der Workflow "Contact the Support Team" weiterhin bestehen.
Nutzt die Workflows bitte nur in eurem Hub Channel und im Ordner Workflows for Hubs, welcher in der Lesezeichenleiste angepinnt ist.
Workforce Shared Service Center
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[INFO/REMINDER] SSC - Weekly Update - Week 50
[Info] Eine hohe Anzahl von ungelösten Anfragen im Workforce-Support-Team
Aufgrund geplanter und ungeplanter Abwesenheiten sowie einer hohen Anzahl von Lohnabrechnungstickets, die in den Warteschlangen des WFS-Teams eingehen, haben wir eine hohe Anzahl von ungelösten Tickets. Derzeit haben wir 1112 offene Tickets für den Workforce-Support.
Bitte begrenzt die Eskalationen, wir arbeiten daran, die Tickets so schnell wie möglich zu lösen und wir werden die Tickets für die Gehaltsabrechnung usw. so schnell wie möglich mit unseren derzeitigen Ressourcen bearbeiten.
Wir bitten dich auch, die Mitarbeiter daran zu erinnern, nicht mehrere Tickets zu öffnen, damit ihre Probleme schneller gelöst werden können, und im Kontaktformular die am besten geeignete Option zu wählen, um eine schnellere Antwort zu erhalten.
[Reminder] Arbeitnehmer müssen sich nicht an WFS wenden, um Urlaub zu beantragen
Bitte erinnere die Mitarbeiter daran, keine Tickets zu erstellen, wenn sie in Quinyx Urlaub beantragt haben.
Alle Urlaubsanträge werden direkt in Quinyx bearbeitet und die Mitarbeiter erhalten eine E-Mail, wenn ihr Antrag vom Team bearbeitet wurde.
Das bedeutet, dass Sie sich nicht zusätzlich an WFS wenden müssen, wenn Sie Urlaub beantragen.
[Zendesk Numbers]
Solved - 2305
Team | Anzahl offener Tickets |
SSC - Workforce Support | 1112 |
SSC - People Services | 573 |
[Expected delays] - Konservative Schätzung der Wartezeit für Angestellte
Bitte beachtet, dass das Wochenende in allen unten aufgeführten Zahlen enthalten ist:
Team | Konservative Schätzung der Wartezeit |
SSC - Workforce Support | 1d 18h |
SSC - People Services | 12d 18h |
[Expected delays] - Konservative Schätzung der Wartezeit für Hub Manager Eskalationen
Bitte beachtet, dass das Wochenende in allen unten aufgeführten Zahlen enthalten ist:
Team | Konservative Schätzung der Wartezeit |
SSC - Workforce Support | 22.4h |
SSC - People Services | 47.4h |
Marketing Activities Updates
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[ACTION] Refer-A-Friend Flyer - NEW BATCH ON ITS WAY
RAF-Flyer sind unser effektivstes Offline-Marketinginstrument 🚀
Die neuen Flyer für Q1 werden diese Woche an Sie verschickt 🙂
NEUE FLYER: 15€ , 30€, Gültig bis: 13.04.24
Sobald Sie die neue Charge erhalten haben, werfen Sie bitte die alten weg. (Gültig bis: 13.01.24)
Dieses Mal haben wir ein neues Design und Format für die Flyer ausprobiert:
[ACTION] New Customer Sampling
Wir haben wieder ein neues Kundensampling mit Ferrero
Das Sampling ist für Kinder Country's
Diesmal erhalten Sie die Karten und die Proben nicht zusammenhängend.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie jeder Neukundenbestellung eine Karte und eine Probe beifügen, sobald Sie diese erhalten.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie dies nur NEUKUNDENBESTELLUNGEN beifügen, da die Kopie Informationen über die Einsteiger-Gutscheine enthält, die bestehende Kunden in die Irre führen würden
Procurement
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[REMINDER] Flink-Tüten Bestellung vor der Weihnachtszeit
Bitte stellt sicher, dass ihr Flink-Tüten rechtzeitig vor der Weihnachtszeit bestellt, da die Lieferungen im Dezember länger dauern können.
Wenn ihr bei unserem DC bestellt, beachtet bitte, dass es in der KW 52 geschlossen sein wird, berücksichtigt dies also bei der Bestellplanung.
[1.0 Hubs] Shelf Changes
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[Reminder] Shelf Changes - Backstock nicht vergessen 🤓
Bitte denkt bei den Shelf Changes auch immer daran den Backstock auf den Top-Shelves und im Picking-Parcour neu zu platzieren, sodass es nicht zu Verwechslungen beim Refilling kommt und Produkte schneller aufgefüllt werden können.
Bitte versucht , den Link über das .goflink-Konto vom Hub aufzurufen. Zugriffsanfragen über eine private Mailadresse werden abgelehnt
[ACTION] 1.0 Hubs Shelf Changes
+++ Shelf Changes: OLD WORLD / HUB 1.0 +++
WICHTIG: Die Shelf-Changes gelten nur für die Hubs, die sich noch im alten Hub Setup befinden
Ihr findet die Shelf-Changes hier.
Die Changes gehen heute Abend zwischen 01:00 und 07:00 Uhr morgens live. Die Produkte bitte heute Abend / morgen früh umstellen.
Dankeschön!
[2.0 Hubs] Shelf Changes
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[ACTION] 2.0 Hubs Shelf Changes
WICHTIG: Die Shelf-Changes gelten nur für die Hubs, die sich noch im Hub 2.0 Setup befinden
Da alle neuen Hubs individuelle Shelf-Plätze haben, können wir nicht mehr ein große Liste mit Euch teilen, deshalb schaut bitte in diesem Ordner hier nach Eurem Hub um die Shelf Changes in Eurem Hub zu finden.
Ihr könnt den Ordner hier finden.
Einige Hinweise zu den Sheets:
Die Sheets sind, wie oben erwähnt Hub spezifisch. Es zählt also nur das Sheet was mit Eurem Hub Code benannt ist.
"SKU": Wie gewohnt findet ihr unter "SKU" den Artikel der umgestellt werden soll;
"oldShelf" - 4. Spalte: Wenn in dieser Spalte keine Shelf Platz findet, ist der Artikel neu Eurem Hub zugewiesen, ihr könnt ihn also in das korrekte Shelf unter Spalte "newShelf" stellen;
"newShelf" - 5. Spalte: Wenn die Zelle leer ist, könnt ihr den Artikel entsorgen (gleicher Prozess wie bei einer Auslistung);
Wenn die Zellen "oldShelf" und "newShelf" beide eine Shelfnummer haben, kann dieser Artikel ganz normal umgestellt werden.
Die Changes gehen heute Abend zwischen 01:00 und 07:00 Uhr morgens live. Die Produkte bitte heute Abend / morgen früh umstellen.
Dankeschön!
[3.0 Hubs] Shelf Changes
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[ACTION] 3.0 Hubs Shelf Changes
WICHTIG: Die Regaländerung ist nur für die Hubs gültig, die im Hub 3.0 Setup sind.
Im Google Drive Ordner finden Sie die G-Sheet Dateien für alle Hubs, die von der Regaländerung betroffen sind.
Bitte folgen Sie nur den Dateien, die exakt die gleiche Bezeichnung wie Ihre Hubs haben und achten Sie beim Herunterladen der Dateien auf den gleichen Hub-Code.
Sie finden die Datei hier {LINK}
Einige Hinweise zu den Bögen:
Die Blätter sind, wie oben erwähnt, hub-spezifisch. Daher ist nur das Blatt, das mit Ihrem Hub-Code benannt ist, für Ihren Hub gültig.
In der Spalte "SKU" finden Sie die SKU, die in einen anderen Regalbereich verschoben werden soll.
"Regal" - 3. Spalte: Wenn die Zelle leer ist, haben wir dieses Produkt gerade Ihrem Hub zugewiesen, also lagern Sie es bitte einfach in dem Regal, das in "new shelf" angegeben ist.
"newShelf" - 5. Spalte: Wenn die Zelle leer ist, können Sie das Produkt loswerden (derselbe Prozess wie beim De-Listing).
wenn sowohl "shelf" als auch "newShelf" eine Regalnummer haben, handelt es sich um eine normale Regaländerung.
Die Änderungen werden heute Nacht zwischen 01.00 und 07.00 Uhr in Betrieb genommen, bitte bestellen Sie die Produkte heute Nacht/ morgen früh neu.
Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an Muhammad Al Zabir Rakin.
Dankeschön!
