Jeden Dienstagnachmittag wird hier der Newsletter mit den neuesten Infos für alle Hubs veröffentlicht!
Operations
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Es gibt diese Woche zwei große Themen Schwerpunkte im Operations Teil. Bitte lest diese sorgfältig.
ergänzende Themen zu unseren Bio Produkten
Umgang mit betriebsfremden Personen im Hub
[INFO] 🆕 Quinyx Punch-in zum Schichtbeginn 📱
Ab Mittwoch, dem 12. Juli ist der reguläre Quinyx Punch-in zum Schichtbeginn nur noch ab dem eingetragenen Quinyx Schichtbeginn möglich.
Beispiel:
In Quinyx steht der Schichtbeginn von 7:00 Uhr -> Quinyx Einstempelung ist ab 7:00 Uhr möglich.
⏳ Ausnahmefall für früheres Einstempeln
sollten Mitarbeiter wegen no-Show/ kurzfristiger Krankheit im Hub fehlen & ihr möchtet aufgrund dessen Mitarbeiter früher beginnen lassen
HM/ SL & OpsA+ können eine bis zu 60 Minuten frühere Einstempelung eines Mitarbeiters im Hub Portal genehmigen (siehe Screenshots).
[TEST/ INFO] A/ B Test in der Workforce Rider App - live am Donnerstag
50 % der Fahrer sehen in der Workforce App einen neuen, angepassten Bildschirm, bevor sie die nächste Fahrt annehmen.
Sei nicht überrascht, wenn ein Fahrer keine Auftragsnummer mehr sieht, bevor er die nächste Fahrt annimmt.
⚠️ Bitte melde technische Probleme über #tech_hub_service-de
[AKTION] Prüfung der Bio-Label auf Produkten 💚
Bio-Siegel unterliegen strengen Auflagen und müssen auch von uns als Unternehmen überprüft werden.
Welche Kennzeichnungen benötigt das Bio-Siegel?
Wichtig: Die Öko-Kontrollstelle und die Herkunftsangabe müssen direkt unter oder neben dem Bio-Logo stehen.
Beispiele für richtige und falsche Bio-Kennzeichnung:
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Das Siegel auf einem Produkt ist falsch. 🤓
Was ist dann zu tun? Unbedingt über HubAlert melden.
öffne das HubAlert Form
unter ‘Product Issues’ gibt es jetzt NEU die Kategorie ‘Bio/ Organic Label’
Wähle das Bio/ Organic Label Issue aus, das für dich relevant ist.
Füge ergänzend die SKU und einen Kommentar hinzu.
[NFO] Umgang mit betriebsfremden Personen im Hub
Betriebsfremde Personen = Personen, die in keinem aktiven Arbeitsverhältnis mit FLINK stehen.
Zugang für betriebsfremde Personen ist erlaubt für
Mitarbeiter von Behörden (z.B. Lebensmittelaufsicht) → immer in Verbindung mit einem Dienstausweis
für andere Unternehmen/ Dienstleister (z.B. Reparaturbetriebe) → nach vorheriger Absprache
Beispiele für Dienstausweise von Behörden und Organisationen, welche Zutritt zu den Hubs erhalten:
[INFO] Handover Prozess
Der Handover Prozess ist ein wichtiger Workflow, der den Arbeitsablauf zwischen fertig gepickter Order und der Orderübergabe an den Rider definiert.
Schaut euch zur Wiederholung den gesamten Handover Prozess in Zendesk an.
Wichtig: Der L-Container (Rucksack) sollte für leichte, sperrige Produkte wie zum Beispiel Küchen- und Toilettenpapier verwendet werden.
[AKTION] Paper Bag Bestellung
Bitte achtet bei der Bestellung neuer Wolt Papiertüten, dass ihr unten/ im letzten Kommentarfeld folgendes eintragt
den Hub Code
die vollständige Adresse des Hubs (Straße | Hausnummer | Postcode | Stadt)
und die benötigte Kartonanzahl an kleinen & großen Papiertüten
[GO LIVE] Gib uns Feedback zu von dir genutzten Tools & Apps
Wir haben ab sofort ein Feedback Form, in dem du zu von dir genutzten Tools Feedback geben kannst.
Du hast eine Idee zu einer App? Du hast einen Anpassungswunsch in einem Tool?
Wir freuen uns auf dein Feedback! 🤓
Das Form ist zusätzlich auch als Workflow im Slack Channel de_ops_leads angepinnt.
Bitte beachte, dass für technische Herausforderungen unbedingt der Slack Channel #tech_hub_service-de weiter genutzt werden muss.
Supply Chain Updates
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[INFO] Rewe Strikes
Hallo Zusammen,
Die Streiks in Rewe Lagern sind leider noch nicht vorüber, besonders die Regionen Süd und Ost sind betroffen. Unsere Kontakte bei Rewe können uns leider keine Einschätzung geben, wann die Tarifverhandlungen abgeschlossen und die Streiks vorbei sein werden.
In der nächsten Zeit kann es also zu weiteren Nichteinhaltungen der Lieferzeitfenster, schlecht gepackte Rollis und ungewöhnliche Liefermengen kommen.
Wir möchten uns an dieser Stelle ganz herzlich bei Euch für Eure tolle Unterstützung und Geduld bedanken!
Liebe Grüße,
Euer SCM Ops Team
Demand Planning / Replenishment
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[INFO] Die Aktions-SKUs der nächsten Woche
Hallo zusammen,
Bitte sieh hier die Aktions-SKUs der nächsten Woche. Erwarte ab dieser Woche höhere Lieferungen für diese SKUs. Bei Fragen wende dich bitte an Nathalie Andersson.
Wir sind uns bewusst, dass einige Hubs falsche Bestände an Obst und Gemüse erhalten haben, was eine zusätzliche Bearbeitung erfordert. Wir werden das mit Rewe klären:
Einige Hubs haben Bananen in 7st statt 5st erhalten.
Einige Hubs erhielten lose Aprikosen und Pfirsiche als Ersatz für verpackte Ware.
Wann immer du eine SKU hast, die du nicht einliefern kannst, markiere sie bitte sofort in Hub Alert 3.0, das würde den Einlieferungsprozess beschleunigen.
Vielen Dank und eine schöne Woche.
Beste Grüße,
Demand Planning Team
Customer Care
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[INFO] CSAT
Hallo zusammen!
Customer Cares CSAT ist in den letzten Wochen in die Höhe geschossen und hat gestern einen bemerkenswerten Wert von 94% erreicht! 🎉🥳 Ein großes Lob an das CC-Team für eine so hohe Kundenzufriedenheit!
In den letzten 7 Tagen waren die beiden häufigsten Kontaktgründe:
Probleme bei der Postzustellung - Vermisst (16%)
Probleme bei der Postzustellung - Perished/Perished_light (14%) neu
Die Produkte mit den meisten Rückerstattungen unter "Perished" waren:
11012955 - Plattfirsiche 500g (Spanien)
11017530 - Bio Zitronen 500g (Spanien)
Wir bitten dich, den Bestand noch einmal mit frischen Augen zu überprüfen und die oben genannten Artikel noch einmal zu kontrollieren! Die meisten dieser Problemberichte wurden von den Kunden als stark verdorben gemeldet. 🙏
Die Produkte, für die die meisten Rückerstattungen unter "Perished_light" erfolgten, waren
11012905 - Himbeeren 125g (Portugal) → In der letzten Woche 457 Mal erstattet.
11016442 - Erdbeeren 250g (Deutschland) → Wurde in der vergangenen Woche 428 Mal erstattet.
Auch hier möchten wir dich bitten, die Lagerbestände zu überprüfen und die Frische dieser beiden Produkte genau zu kontrollieren. Wir verstehen, dass solche Dinge manchmal übersehen werden können, aber wir haben diese Zahlen schon lange nicht mehr so hoch gesehen, daher würden wir es begrüßen, wenn du dich diese Produkte noch einmal genauer ansiehst und einen noch genaueren Frische-Check durchführen könntest. 🙏
Zusätzliche Erwähnung
Wie letzte Woche eingeführt, haben wir einen neuen Kontakt-/Rückerstattungsgrund mit der Bezeichnung "aufgetaut" hinzugefügt. Nur zur Klarstellung: Dies betrifft jeden Artikel, den der Kunde aufgetaut oder geschmolzen erhält. Das bedeutet, dass dies nicht nur für gefrorene Artikel gilt, sondern auch für Produkte wie Schokolade usw.
Das war alles für diese Woche von der Customer Care. 💖
Workforce Shared Service Center
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[INFO] Rationalisierung von Anfragen durch 2 Säulen
In W26 hat das SSC-Team eine Aktualisierung von Zendesk vorgenommen. Von nun an wird das Team nur noch 2 Säulen von Anfragen haben:
SSC > People Ops, in dem Anfragen zu Kündigung, Visa, Dokumentenanfragen und Unfällen zusammengefasst werden
SSC > Workforce Support, in dem die Themen Abwesenheiten, Gehaltsabrechnung und Wachstum zusammengefasst sind.
Mit dieser Änderung wird das Team in der Lage sein, die Ressourcen zu straffen und den Mitarbeitern schnellere Antworten zu geben. Du wirst diese neuen Änderungen in diesem Newsletter sehen.
[INFO] Ein neuer Abrechnungszeitraum hat begonnen
Letzte Woche haben die Hub-Mitarbeiter ihre Gehälter erhalten, und für das Workforce-Support-Team hat der Juni-Gehaltszahlungszyklus begonnen.
Mit der neuen Säulenstruktur haben fast alle Agenten eine Schulung zu Lohnabrechnungstickets erhalten und wir erwarten, dass wir innerhalb unserer Lösungszeit liegen. Wir bitten dich, die Mitarbeiter daran zu erinnern, nicht mehrere Tickets zu öffnen, damit ihre Probleme schneller gelöst werden können.
[INFO] Urlaubsantrag im Namen der Mitarbeiter
Wir möchten dich daran erinnern, dass ein Urlaubsantrag, den du im Namen eines Mitarbeiters (über den Eskalationskanal) stellst, nicht bedeutet, dass der Antrag auch genehmigt wird;
Das Workforce-Team prüft die Hub-Kapazität und trifft die endgültige Entscheidung. Das Team kann Urlaubsanträge ablehnen, die die Hub-Kapazität überschreiten, um keine betrieblichen Probleme zu verursachen. Wir bitten dich, deine Anfragen mit Bedacht zu behandeln und nur dann zu eskalieren, wenn der Urlaub wirklich wichtig ist.
[INFO] Zendesk-Zahlen
Gelöst - 2482 (ein Anstieg von 11 % im Vergleich zu W26)
Team | Anzahl der offenen Tickets |
SSC - Workforce Support | 466 |
SSC - People Ops | 378 |
[INFO] Erwartete Verspätungen - Konservative Schätzung der Wartezeit für Arbeitnehmer
Bitte beachte, dass das Wochenende in allen unten aufgeführten Zahlen enthalten ist:
Team | Konservative Schätzung der Wartezeit |
SSC - Workforce Support | 22 Stunden |
SSC - People Ops | 7 Tage und 10 Stunden |
[INFO] Erwartete Verzögerungen - Konservative Schätzung der Wartezeit für Hub-Manager Eskalationen
Bitte beachte, dass das Wochenende in allen unten aufgeführten Zahlen enthalten ist:
Team | Konservative Schätzung der Wartezeit |
SSC - Workforce Support | 8Std und 32 Minuten |
SSC - People Ops | 8Std und 18 Minuten |
Marketing Activities Updates
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[INFO] RAF-Flyer
Bitte wirf alle alten RAF-Flyer weg, die du noch hast (Gültig bis 15.07.23)
Du solltest alle einen neuen Stapel erhalten haben (Gültig bis 14.10.23)
Bitte denk daran, jeder Bestellung einen neuen RAF-Flyer beizulegen!
RAF-Flyer sind unser effektivstes Offline-Marketing-Akquisitionsinstrument
Unsere drei Top-Performer (Knotenpunkte mit den meisten RAF-Einlösungen) der letzten Woche sind:
de_wup_elbe
de_muc_pasi
de_aah_burt
NEUE FLIEGER: 15€ auf 30€, Gültig bis: 14.10.23
[AKTION] Parklieferungsaufkleber
Bitte stelle sicher, dass jeder Parklieferungsbestellung ein Parklieferungsaufkleber (grün) beigelegt wird.
Um unsere Kunden daran zu erinnern, ihren Müll mitzunehmen
Fleet Updates
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[AKTION] Auf den Slack-Bot “Missing Damage Reports” reagieren
Die meisten Hubs reagieren bereits auf den Slack-Bot, der sie an fehlende Damage Reports erinnert. Einige Hubs ignorieren diesen Bot allerdings. Wenn länger keine Damage Reports erstellt wurden, dann wird eine Nachricht an die Hub-Manager, den Cluster Lead und das Fleet Management geschickt.
Aufgabe der Hubs: Bitte erstellt Damage Reports und reagiert auf den Slack-Bot.
Aufgabe der Hub-Manager: Wenn ihr eine Nachricht bekommt, dann hat der Hub bereits für eine viel zu lange Zeit keine Damage Reports erstellt. Bitte weist euren Hub darauf hin, dass die Damage Reports erstellt werden müssen und dass auf den Bot reagiert wird, sodass die Cluster Leads und das Fleet Management gar nicht erst eine Nachricht bekommen.
[1.0 Hubs] Delistings & Shelf Changes
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[ AKTION ] 1.0 Hubs Shelf Changes
+++ Shelf Changes: OLD WORLD / HUB 1.0 +++
WICHTIG: Die Shelf-Changes gelten nur für die Hubs, die sich noch im alten Hub Setup befinden
Ihr findet die Shelf-Changes hier.
Die Changes gehen heute Abend zwischen 01:00 und 07:00 Uhr morgens live. Die Produkte bitte heute Abend / morgen früh umstellen.
Bei Fragen gern melden an @space_planning.
Dankeschön!
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IMPORTANT: The shelf change is valid only for the hubs in the old hub setup.
You can find the shelf changes here.
The changes will go live tonight between 01am and 7am, please reorder the products tonight/ tomorrow morning.
Please feel free to reach out to @space_planning for further questions. Many Thanks!
[2.0 Hubs] Delistings & Shelf Changes
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[ AKTION ] 2.0 Hubs Shelf Changes
DE-Version
WICHTIG: Die Shelf-Changes gelten nur für die Hubs, die sich noch im neuen Hub Setup befinden
Da alle neuen Hubs individuelle Shelf-Plätze haben, können wir nicht mehr ein große Liste mit Euch teilen, deshalb schaut bitte in diesem Ordner hier nach Eurem Hub um die Shelf Changes in Eurem Hub zu finden.
Ihr könnt den Ordner hier {LINK} finden.
Einige Hinweise zu den Sheets:
Die Sheets sind, wie oben erwähnt Hub spezifisch. Es zählt also nur das Sheet was mit Eurem Hub Code benannt ist.
"SKU": Wie gewohnt findet ihr unter "SKU" den Artikel der umgestellt werden soll;
"oldShelf" - 4. Spalte: Wenn in dieser Spalte keine Shelf Platz findet, ist der Artikel neu Eurem Hub zugewiesen, ihr könnt ihn also in das korrekte Shelf unter Spalte "newShelf" stellen;
"newShelf" - 5. Spalte: Wenn die Zelle leer ist, könnt ihr den Artikel entsorgen (gleicher Prozess wie bei einer Auslistung);
Wenn die Zellen "oldShelf" und "newShelf" beide eine Shelfnummer haben, kann dieser Artikel ganz normal umgestellt werden.
Die Changes gehen heute Abend zwischen 01:00 und 07:00 Uhr morgens live. Die Produkte bitte heute Abend / morgen früh umstellen.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an @space_planning.
Dankeschön!
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EN-Version
IMPORTANT: The shelf Change is only Valid for the Hubs that are in hub 2.0 setup.
In the google drive folder you will find the G sheet files for all the hubs that are affected in the shelf changing. Please only follow the ones that have exactly the same naming of your hubs and also be careful with following the same hub code while downloading the files.
Please find the file here {LINK}
Some notes on the sheets:
the sheets are, as mentioned above, Hub specific. So only the sheet named with your hub code counts;
"SKU" you can find a the SKU which needs to be moved to another shelf space;
"oldShelf" - 4th column: If the cell is empty, we just assigned this product to your Hub, so please just store it in the shelf mentioned in "new shelf";
"newShelf" - 5th column: If the cell is empty, you can get rid of the product (same process like delisting);
if both "shelf" and "newShelf" have a shelf number, it's a normal shelf change.
The changes will go live tonight between 01 am and 07 am, please reorder the products tonight/ tomorrow morning.
If you have any questions, please contact @space_planning.
Thank you!
