Jeden Dienstagnachmittag wird hier der Newsletter mit den neuesten Infos für alle Hubs veröffentlicht!
Operations
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[INFO] Park Delivery 🌳🧺 - Technische Probleme sind gelöst - Go Live 31.05
Ab sofort liefern wir wieder an unsere Kunden in Parks aus. Um die Auslieferung für den Kunden und für die Flink-Mitarbeiter so schnell und reibungslos wie möglich zu gestalten, hier ein Leitfaden:
Jede Park Delivery Bestellung hat ein grünes Außenetikett.
Eine Parklieferung wird wie jede andere Bestellung zugestellt.
Es können jedoch 2 Ausnahmesituationen auftreten:
Situation 1: Der Kunde ist nicht auffindbar und nicht erreichbar.
Situation 2: Der Lieferort ist nicht zustellbar (z.B. See, Wald, Autobahn)
Wenn der Lieferort nicht zustellbar ist, beantrage eine Stornierung der Bestellung im Slack-Kanal des Kundendienstes deines Hubs.
Achtung! Dieser gesamte Vorgang sollte nicht länger als 5 Minuten dauern.
[INFO] Coming soon - Declining Compliance Bar - Direkt sehen wenn Rider offline sind 👀
Wenn Rider wegen expired/ rejected Orders offline sind, sieht man das zukünftig in Form eines pinken Banners im Hub Dashboard
Einloggen im Hub Portal mit dem persönlichen HM | SL | OpsA+ Zugang -> mit einem Klick auf “View list” kannst du die Namen der ‘Offline-Rider’ sehen
Aus Datenschutzgründen sind die Rider Namen über den Hub Zugang im Hub Portal nicht sichtbar! Es wird nur ein Hinweis angezeigt, dass Rider offline sind.
[ACTION] Speichere den neuen Kanal für den Tech Hub Service - live ab Mittwoch, 31.05
Ab Mittwoch werden wir technische Probleme über einen neuen Kanal nur für DE melden, du kannst also gerne auf Deutsch posten.
Je nach Anfrage erhaltest du einen automatischen Link zu einem entsprechenden Selbsthilfeartikel in Zendesk, mit dem du versuchen kannst, das Problem zu lösen (z. B. bei Punch-Online-Problemen).
Ein Live-Agent unterstützt dich, wenn du das Problem nicht selbst lösen kannst, was auf einer Priorisierungslogik basiert.
🚨 Bitte speichere den Kanal #tech_hub_service-de.🚨
[INFO] Pick-up Screen Redesign - Nie wieder vergessene Container! - Go live 31.05 🚀
🏗️ Was ist neu?
Durch Tippen auf die Container-IDs muss der Rider bestätigen, dass er den richtigen Container ausgewählt hat
Erst nach Auswahl aller benötigten Container kann der Rider mit der Auslieferung starten.
💡Vorteil:
Mehr Kontrolle und Übersicht über die Container der jeweiligen Order
🙋Herausforderungen bitte via Slack @ #tech_hub_service-de
[ACTION] SSO für Zendesk (Help Centre & Hub Wiki) - Live Donnerstag, 01.06
Da wir eine separate Plattform für externe Bewerber eingeführt haben, konnten wir Single Sign On (SSO) in Zendesk für Help Center und Hub Wiki aktivieren. Auf diese Weise kannst du dich mit denselben Anmeldedaten bei Flink-Apps anmelden, und wir können auch interne Informationen wie Hub-Prozesse im Help Centre freigeben. Die Kontaktaufnahme mit dem Workforce-Support erfolgt nach dem Einloggen über das Help Center
Was sich geändert hat
HubWiki - Anmeldung mit denselben Anmeldedaten von Okta
Help Centre - Anmeldung mit denselben Anmeldeinformationen von Workforce/Quinyx
Neue externe Help-Center-Plattform nur für Bewerber
To-do (ab Donnerstag)
Melde dich bei HubWiki mit deinen Okta-Anmeldedaten an.
Bitte dich die Mitarbeiter von Riders & Ops, sich mit ihren Workforce/Quinyx-Anmeldedaten im Help Center anzumelden.
Speichere die neue Help-Center-Plattform für Bewerber
Referenzen
Wenn Mitarbeiter ihre Anmeldedaten nicht finden können, kannst du ihr Passwort zurücksetzen
HubPortal → WF → Mitarbeiter über die Suchleiste finden → Mitarbeiter anklicken → Passwort zurücksetzen anklicken, um es per E-Mail zu senden → Mitarbeiter auffordern, den Anweisungen im E-Mail-Posteingang zu folgenMelde dich alle anderen Probleme an #zendesk_hubwiki_support
Rider Care SSO für Riders/OA:
HubWiki SSO für SL/HM:
Workforce Shared Service Center
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[INFO] SSC - Lohnabrechnungstickets um 40% reduziert
Am W21 konnte das Support-Team trotz einer hohen Anzahl von Abwesenheiten im Team 283 Lohnabrechnungstickets lösen, was die Anzahl der ungelösten Tickets um 44% reduzierte. Für W21 haben wir noch 164 offene Fälle, die bis Ende der Woche gelöst sein sollten.
[INFO] Fehlende Unfallmeldung aktive Mitarbeiter
Für W21 hat das Serviceteam 30 von 212 Unfallmeldungen erhalten, die auf der Liste stehen. Das war ein guter Anfang, aber es fehlen noch 182 Fälle.
Diese Meldungen müssen so schnell wie möglich an die BGHW geschickt werden, um sicherzustellen, dass die Beschäftigten ihre Lohnfortzahlung für den unfallbedingten Krankenstand erhalten. Hier findest du die Liste.
[INFO] Hohe Anzahl an ungelösten Tickets für Antragsteller (Wachstum)
In Woche 21 war das Supportteam aufgrund von Abwesenheiten im Team nur zur Hälfte ausgelastet. Die 2 Agenten, die im Einsatz waren, mussten sich auf Lohnabrechnungstickets konzentrieren, um sicherzustellen, dass diese rechtzeitig bearbeitet werden, weshalb Wachstumstickets mit geringerer Priorität bearbeitet wurden, was dazu führte, dass 537 Wachstumstickets ungelöst in der Warteschlange standen.
In Woche 22, wenn alle Ressourcen wieder im Team sind, werden wir in der Lage sein, die Aufgaben aufzuteilen und diese Zahl zu reduzieren.
[NFO] Zendesk-Zahlen
Gelöst - 2653 (ein Anstieg von 15 % im Vergleich zu W20)
Team | Anzahl der offenen Tickets |
SSC - Operations | 270 |
SSC - Growth | 537 |
SSC - Payroll | 163 |
SSC - PPO | 136 |
SSC - Services | 96 |
[INFO] Erwartete Verspätungen - Konservative Schätzung der Wartezeit für Arbeitnehmer
Bitte beachte, dass das Wochenende in allen unten aufgeführten Zahlen enthalten ist:
Team | Konservative Schätzung der Wartezeit |
SSC - Operations | 1 Tag und 12 Stunden |
SSC - Growth | 3 Tage und 21 Stunden |
SSC - Payroll | 7 Tage und 20 Stunden |
SSC - PPO | 3 Tage und 11 Stunden |
[INFO] Erwartete Verzögerungen - Konservative Schätzung der Wartezeit für Hub-Manager Eskalationen
Bitte beachte, dass das Wochenende in allen unten aufgeführten Zahlen enthalten ist:
Team | Konservative Schätzung der Wartezeit |
SSC - Operations | 12 Stunden |
SSC - Growth | 1 Tag und 10 Stunden |
SSC - Payroll | 13 Stunden |
SSC - PPO | 7 Stunden |
SSC - Visa and Compliance | 17 Stunden |
Marketing Activities Updates
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[ACTION] Refer-A-Friend-Flyer
Bitte denke daran, jeder Bestellung einen neuen RAF-Flyer beizulegen!
RAF-Flyer sind unser effektivstes Offline-Marketing-Akquisitionsinstrument, dieses Quartal haben wir sogar zwei verschiedene Versionen zum Testen 🚀.
Unsere drei Top-Performer (Hubs mit den meisten RAF-Remissionen) der letzten Woche sind:
de_lei_elsb
de_han_zent
de_alt_nado
Flyer können hier nachbestellt werden ✨
[INFO] Diese Woche: Park Delivery Feature Launch
Wir werden diese Woche endlich mit der Parklieferung in Deutschland starten und können einen guten Use Case für unsere Kunden erstellen 🚀🚀🚀🚀
Diese Woche starten wir mit einem kleinen Teil der Kommunikation über die Möglichkeit, in Parks zu bestellen, der Rest der Kommunikation wird in den nächsten Wochen beginnen, wobei wir auch eure Unterstützung brauchen werden. Bleib dran!
Hier sind einige zusätzliche Informationen über die Funktion:
Fleet Updates
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[INFO] Sorgfalt im Umgang mit Equipment
Leider wird immer wieder beobachtet, dass mit dem Equipment nicht sorgfältig umgegangen wird. An der abgebildeten Batterie kann man sehen, dass diese wohl gewaltsam aus dem Fahrrad gehebelt wurde.
Da solche Schäden natürlich auf unsachgemäßen Gebrauch zurückzuführen sind, sind diese nicht in der Miete / Servicegebühr abgedeckt.
Daher muss Flink den Tausch der Batterie selbst tragen, wodurch Kosten von über 350 € pro Batterie zustande kommen.
Ähnliches gilt für Fahrräder, Satteltaschen und Boxen: Was über normalen Verschleiß hinausgeht, muss Flink selbst zahlen.
Schäden, wie bspw. eine im Fahrrad feststeckende Batterie, können über das Fleet Tool im Hub Dashboard gemeldet werden.
Diese gemeldeten Schäden werden dann zeitnah durch einen Mechaniker repariert. Wenn die Schäden langfristig nicht repariert werden, dann meldet euch gerne bei Mathis oder eurem Cluster Lead.
Bitte lasst uns zusammen zusätzliche Kosten durch unsachgemäße Nutzung von Equipment reduzieren, indem sorgfältiger mit dem Equipment umgegangen wird.
Procurement
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[INFO] Änderung der Teamstruktur
Wir bedauern, dich mitteilen zu müssen, dass einige unserer Kollegen das Procurement verlassen haben und wir es ein wenig umstrukturieren mussten. Nachstehend findest du deine derzeitigen Ansprechpartner und die Kategorien, für die sie zuständig sind:
Wie immer werden wir sicherstellen, dass wir unseren Kollegen in Hub Ops das höchste Serviceniveau bieten!
[1.0 Hubs] Delistings & Shelf Changes
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[ AKTION ] 1.0 Hubs Shelf Changes
+++ Shelf Changes: OLD WORLD / HUB 1.0 +++
WICHTIG: Die Shelf-Changes gelten nur für die Hubs, die sich noch im alten Hub Setup befinden
Ihr findet die Shelf-Changes hier.
Die Changes gehen heute Abend zwischen 01:00 und 07:00 Uhr morgens live. Die Produkte bitte heute Abend / morgen früh umstellen.
Bei Fragen gern melden an @space_planning.
Dankeschön!
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IMPORTANT: The shelf change is valid only for the hubs in the old hub setup.
You can find the shelf changes here.
The changes will go live tonight between 01am and 7am, please reorder the products tonight/ tomorrow morning.
Please feel free to reach out to @space_planning for further questions. Many Thanks!
[2.0 Hubs] Delistings & Shelf Changes
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[ AKTION ] 2.0 Hubs Shelf Changes
DE-Version
WICHTIG: Die Shelf-Changes gelten nur für die Hubs, die sich noch im neuen Hub Setup befinden
Da alle neuen Hubs individuelle Shelf-Plätze haben, können wir nicht mehr ein große Liste mit Euch teilen, deshalb schaut bitte in diesem Ordner hier nach Eurem Hub um die Shelf Changes in Eurem Hub zu finden.
Ihr könnt den Ordner hier {LINK} finden.
Einige Hinweise zu den Sheets:
Die Sheets sind, wie oben erwähnt Hub spezifisch. Es zählt also nur das Sheet was mit Eurem Hub Code benannt ist.
"SKU": Wie gewohnt findet ihr unter "SKU" den Artikel der umgestellt werden soll;
"oldShelf" - 4. Spalte: Wenn in dieser Spalte keine Shelf Platz findet, ist der Artikel neu Eurem Hub zugewiesen, ihr könnt ihn also in das korrekte Shelf unter Spalte "newShelf" stellen;
"newShelf" - 5. Spalte: Wenn die Zelle leer ist, könnt ihr den Artikel entsorgen (gleicher Prozess wie bei einer Auslistung);
Wenn die Zellen "oldShelf" und "newShelf" beide eine Shelfnummer haben, kann dieser Artikel ganz normal umgestellt werden.
Die Changes gehen heute Abend zwischen 01:00 und 07:00 Uhr morgens live. Die Produkte bitte heute Abend / morgen früh umstellen.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an @space_planning.
Dankeschön!
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EN-Version
IMPORTANT: The shelf Change is only Valid for the Hubs that are in hub 2.0 setup.
In the google drive folder you will find the G sheet files for all the hubs that are affected in the shelf changing. Please only follow the ones that have exactly the same naming of your hubs and also be careful with following the same hub code while downloading the files.
Please find the file here {LINK}
Some notes on the sheets:
the sheets are, as mentioned above, Hub specific. So only the sheet named with your hub code counts;
"SKU" you can find a the SKU which needs to be moved to another shelf space;
"oldShelf" - 4th column: If the cell is empty, we just assigned this product to your Hub, so please just store it in the shelf mentioned in "new shelf";
"newShelf" - 5th column: If the cell is empty, you can get rid of the product (same process like delisting);
if both "shelf" and "newShelf" have a shelf number, it's a normal shelf change.
The changes will go live tonight between 01 am and 07 am, please reorder the products tonight/ tomorrow morning.
If you have any questions, please contact @space_planning.
Thank you!
