Der Newsletter ist nun veröffentlicht 🥳🎉
Willkommen zum wöchentlichen Newsletter des HQ-Teams für dich.
1. Ausgabe: Vorstellung der HQ-Teams und was sie für dein Hub tun!
Work Safety & Food Control + Architecture & Hub Layouts
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Unser Team ist breit aufgestellt und hat unterschiedlichste Zuständigkeiten.
Der Bereich “Architecture” stellt die Bauanträge für unsere Hubs und koordiniert dafür notwendige Gutachten aus den Bereichen Brandschutz, Vermessungsingenieurwesen und Schallschutz. Wir sind im ständigen Austausch mit den Bauaufsichtsbehörden deutschlandweit und stellen sicher, dass unsere Hubs den bauordnungsrechtlichen Anforderungen der jeweiligen Bundesländer entsprechen und unsere Nutzung genehmigt werden kann.
Bereich “Hub Layouts” zeichnet die Grundrisse für Launches und Rebuilds der Hubs, nimmt den Bestand auf und ist im Austausch mit vielen weiteren Departments, um die Layouts stetig weiterzuentwickeln. Wir unterstützen auch bspw. bei Visualisierungen und prüfen Umsetzbarkeiten für Projekte wie C&C und Kitchens.
Die Bereiche “Work & Food Safety” stellen sicher, dass wir sämtliche erforderlichen Vorgaben im Arbeitnehmer:innenschutz sowie im Bereich Lebensmittelsicherheit einhalten und legen dafür erforderliche Maßnahmen fest. Wir reagieren auf Besuche und Anfragen der zuständigen Ämter deutschlandweit und sind auch hier im ständigen Austausch mit den Behörden. Gemeinsam sind wir bestrebt, klare und simple interne Standards für Work & Food Safety zu setzen, und diese für euch nachvollziehbar und einfach umsetzbar zur Verfügung zu stellen.
Welche Updates erwarten euch hier?
In diesem Newsletter halten wir euch über neue Workflows auf dem Laufenden und informieren euch, sollten wir bspw. mit neuen Suppliern für Topics wie Reinigung und Schädlingsbekämpfung zusammenarbeiten.
Auch neue Guidelines und Infos in Form neuer Zendesk Artikel kündigen wir euch hier an.
Property Management
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Mein Team verantwortet die Expansion, das Facility Management und das Portfolio Management. Gerne gebe ich euch einen Einblick in die Verantwortlichkeiten der einzelnen Topics.
Expansion: Growth is our Mission
Die Expansion verantwortet das Scouting, Signing, Subleasing.
Wir Scouten den Markt konstant nach geeigneten Mietflächen. Dabei beschränken wir uns nicht nur auf die bekannten Internetportale, sondern sind im ständigen Austausch mit Maklern, Bauträgern und Eigentümern und erweitern unser Netzwerk ständig.
Nachdem eine Mietfläche qualifiziert wurde und somit allen unseren Ansprüchen genügt, folgt das zweite S, das Signing. Hier verhandeln wir die Konditionen des Mietvertrags (Miete, Laufzeit, Ausbaustandards, Vollmachten usw.)
Im Subleasing vermarkten wir unsere alten Hub-Flächen, die wir auf Grund von verschieden Faktoren nicht mehr betreiben, allerdings noch eine Restfestlaufzeit im Mietvertrag haben.
Facility Management: We keep things rolling
Ein Teil der täglichen Arbeit im FM ist die Bearbeitung von Hub-Support-Tickets. Hier ist der Aufgabenbereich vielfällt, vom Austausch einer defekten Glühbirne über die Behebung von baulichen Mängel nach Behördenbesuchen, bis hin zu der Installation eines neuen Aufzugs oder Einbau von Klimaanlagen.
Das Controlling und die Steuerung von Dienstleister für die Müllentsorgung, die Schädlingsbekämpfung, die Reinigung sowie Wartungspartner für Einbauten sind weitere Verantwortungsbereiche. Zu den weiteren Controlling Aufgaben gehört die Prüfung
von Nebenkostenabrechnung sowie Versorger- und Dienstleisterrechnungen, aller deutschen Standorte.
Das FM übernimmt zudem die Bauprojektleitung bei Schließungen und Neueröffnungen, von der Ausschreibung und Angebotseinholung, über die Zwischenabnahme bis zur finalen Übergabe.
Portfolio Management: Guardian of our Rental Contracts and Landlord
Das PM verantworte alle deutschlandweiten Mietverträge und Mietzahlungen.
Das Hub Portfolio wird ständig analysiert und Optimierungen eingestellt.
Bestehende Mietverträge müssen durch die dynamische Entwicklung von Flink nachverhandelt und mit Nachträgen ergänzt werden.
Auslaufende Mietverträge müssen neu verhandelt und verlängert werden.
Für unsere Vermieter ist das PM der erste Ansprechpartner für Anliegen zum Mietverhältnis. Im gemeinsamen Dialog suchen wir Lösungen für die Herausforderungen, die unsere Nutzung mit sich bringt.
Commercial / Assortment / Projects
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Im Commercial Team sind wir dafür zuständig, dass immer die neuesten und besten Produkte in unserem Sortiment zu finden sind. Wir kümmern uns um die Ein- und Auslistungen der Produkte in der App und sorgen dafür, dass unser Angebot stets aktuell und attraktiv bleibt.
Um sicherzustellen, dass wir die besten Marken und Produkte anbieten können, verhandeln wir regelmäßig mit namhaften Unternehmen wie zum Beispiel Unilever, Red Bull oder Danone. Dabei geht es nicht nur um die Aufnahme neuer Produkte, sondern auch um Marketing-Platzierungen und Aktionsangebote, die für unsere KundInnen möglichst attraktiv gestaltet werden.
Customer Care
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Hallo von der Kundenbetreuung! 👋
Die meisten von euch haben uns wahrscheinlich schon über Slack kennengelernt, aber wir wollten uns hier noch einmal vorstellen.
Das sind unsere tollen DE-Trainer, die für die Qualitätssicherung in der Abteilung verantwortlich sind. Sie arbeiten ständig daran, unsere Agenten zu verbessern, zu schulen und ihnen Feedback zu geben, damit sie wachsen und ihre Arbeit verbessern können.
Nach den Trainern haben wir insgesamt 20 Agenten, 5 Senior Agenten und 2 Shift Leads im deutschen CC-Team. Dazu kommt noch die Unterstützung durch unsere externen Partner.
Um kurz zusammenzufassen, was wir tun.
Wie der Name schon verrät, sind wir diejenigen, die täglich mit unseren Kunden in Kontakt stehen und alle Fragen, Wünsche und Anliegen beantworten. Die Kunden können uns entweder über einen Live-Chat in der Flink-App oder per E-Mail erreichen, aber wir kümmern uns auch um die Online-Bewertungen und Kommentare, die in unserer App, auf Hubs, im HQ usw. hinterlassen werden.
Was kannst du hier von uns erwarten?
In diesem Newsletter werden wir dich über wichtige Updates und Änderungen informieren. Hier können wir auch zeigen, ob es interessante Daten aus der vergangenen Woche gibt, die wir im ganzen Land teilen können, und wir können die Trends der wachsenden Anzahl von Fällen mitteilen, die mit den Prozessen der Hubs zusammenhängen.
Bleib dran und wenn du einen besonderen Wunsch hast, was du hier gerne lesen würdest, dann melde dich bei Xenja Jonsson auf Slack! 🚀
Legal & Public Affairs
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Das Legal-Team berät in den folgenden Bereichen:
People Ops: Beratung des People Ops Teams in arbeitsrechtlichen Fragen (Überprüfung, ob Arbeitsverträge korrekt sind, Aktualisierung von Vertragsvorlagen usw.)
Customer Care: Beratung im Falle möglicher Schadensersatzforderungen oder sonstiger Beanstandungen von Lieferungen
Öffentliches Recht: Beratung in komplexen regulatorischen Fragen (z. B. Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, Verkauf von Alkohol und Zigaretten, Preisgestaltung und Lebensmittelkennzeichnungsvorschriften)
Procurement/Expansion/Commercial/Marketing: Entwurf, Prüfung und Verhandlung diverser Verträge (z. B. NDAs, Mietverträge, Lieferantenvereinbarungen, IP/IT-Verträge, Kooperationsverträge), Anpassung und Update der Flink-AGBs
Compliance, Datenschutz: Aufbau des Compliance-Management-Systems von Flink und Verbesserung der Datenschutzmaßnahmen
Prozessvertretung: Beratung des Unternehmens im Zusammenhang mit Verwaltungs- und Zivilgerichtsverfahren
Public Affairs umfasst die folgenden Bereiche:
Nachbarschaftskommunikation: PA hilft bei den Beziehungen zu unseren Nachbar:innen. Im Falle von Nachbarschaftsbeschwerden trackt PA Beschwerde-Tickets und übernimmt die Kommunikation mit den Nachbar:innen um so eine gemeinsame Lösung unter Berücksichtigung von Flinks Interessen herbeizuführen
Politische Beziehungen: Aufbau optimaler Beziehungen zu politischen Stakeholdern auf allen notwendigen politischen Ebenen (Bundes-, Landes-, Stadt- oder Bezirksebene) wie bspw. durch Hub-Besuche mit Politikerinnen und Politikern
Medienkommunikation: PA hat enge Beziehungen zum Kommunikationsteam und wirkt bei der Informationsverbreitung gegenüber politischen Stakeholder und bei der strategischen Kommunikationsberatung mit
Issue Management: Die PA-Arbeit umfasst Themen wie Arbeit und Zukunft der Arbeit, die Zukunft der Städte (in dem Zusammenhang auch Verkehrssicherheit für unsere Rider:innen), Plattformökonomie und Lebensmittelvorschriften.
Nachhaltigkeit: PA koordiniert Flinks Bemühungen um Nachhaltigkeit
People Ops
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People Operations unterstützt euch in allen euren Personalthemen rund um eure Hubs. Ihr werdet im Newsletter vor allem über Personal-Prozessverbesserungen sowie Informationen bzgl. neuer Gesetze informiert werden. Kerntätigkeiten des People Operations-Team sind, u.a.:
Bearbeitung aller Kernprozesse im Personalwesen, u.a. von:
Vertragsanpassungen (Stunden, Position, Vergütung, GmbH, etc.)
Abmahnungen
Kündigungen
Mutterschutz/ Elternzeit-Anträge
Arbeitszeugnisse
Etc.
Unterstützung des Legal-Teams bei der Vorbereitung von Gerichtsterminen (bspw. im Rahmen von Kündigungsschutzklagen)
Konzeptionalisierung von Prozessen zur Implementierung von neuen Gesetzen (bspw. Nachweisgesetz)
Erarbeitung und Durchführung von Konzepten zur Führungskräfteentwicklung
Workforce Ops
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Workforce Operations unterstützt unsere Mitarbeiter dabei, ihre Arbeit möglichst effizient und effektiv durchzuführen. Unsere Mission ist es zu ermöglichen, dass jeder Mitarbeiter den bestmöglichen Service für unsere Kunden erbringen kann. Workforce Operations lässt sich hierbei in dabei in drei Hauptfunktionen unterteilen:
Workforce-Growth: Basierend auf Annahmen bzgl. zukünftiger Order-, UTR-, Krankheits-, Urlaubs- und Churn-Entwicklung legt Rider Growth die Hiring-Ziele fest und ist sowohl dafür verantwortlich diese zu erfüllen als auch möglichst allen Mitarbeiter eine erste Schicht zu ermöglichen. Im Newsletter werdet ihr vor allem über Tests und finale Prozessanpassungen im Hiring sowie Kapazitätsmanagement informiert.
Workforce-Scheduling: Basierend auf den Effizienz-Plänen unserer Businessplanung, unseren strategischen Service-Level-Zielen sowie operativer Machbarkeit entwickelt und implementiert Workforce-Scheduling die Schichtpläne für unsere Mitarbeiter. Im Newsletter werdet ihr vor allem über Tests und finale Prozessanpassungen zur Erleichterung und Verbesserung des Scheduling informiert.
Shared Service Center: Wir sind HQ-seitig der erste Kontaktpunkt für unsere Mitarbeiter. Unser Ziel ist es hierbei, unsere Mitarbeiter bei Fragen und Problemen rund um ihre operativen Tätigkeiten bestmöglich zu unterstützen. Ihr werdet im Newsletter vor allem über Tests und finale Preisanpassungen informiert. Kernprozesse bei denen wir unterstützen sind u.a.:
Unfälle
Insufficient Shifts
Payroll
Broken phones
Visa
Mitarbeiterkündigungen
Etc.
Operations
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Als Team sind wir stark!
Unsere Themen
Operative Steuerung und Durchführung des Tagesgeschäfts
Unterstützung der Hubs bei operativen Herausforderungen
Warenwirtschaft
Operative Sicherstellung der “Last Mile”
Service für Kunden
Schnittstelle zwischen den verschiedenen DE Departments
Aufbau und Stärkung des operativen Führungsteams
Implementierung neuer globaler Projekte
Unterstützung des globalen Operations Teams bei Tests und Projektentwicklungen
Compliance
Marketing Activities Updates
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Das DE Marketing Team
Alicia - zuständig für alle lokalen Aktivitäten wie Mailbox, Refer a friend, Flyer in den Hubs, Park Delivery und generell immer dabei neue Wege zu finden um Neukunden zu akquirieren.
Yve - leitet unsere Partnerschaften wie Mastercard oder Corporate Benefits. Sie ist immer auf der Suche nach tollen und großen Brands, die uns von ihrer Reichweite und Zielgruppe profitieren lassen können.
Dasha - ist für alle unsere wöchentlichen Kampagnen in enger Zusammenarbeit mit allen Marketing-Teams zuständig. Sie bringt unsere wöchentlichen Themen in der App und über CRM, Performance Marketing und Social Media zum Leben.
Anna - unsere Werkstudentin, die sich um das Community Management unseres IG Accounts kümmert. Sie beantwortet alle netten aber auch kritischen Anfragen.
Nguyen - ist unser Tor zur Influencer Community. Sie verhandelt Kooperationen und hat nicht zuletzt die IG Story von Lena Gercke live gebracht.
Toni - unterstützt Nguyen bei unseren Influencer Barter Deals tatkräftig und stellt mit ihr gemeinsam sicher, dass wir immer über die angesagtesten Leute bescheid wissen. Sie unterstützt auch Simon bei PR Themen.
Simon - leitet das Influencer Team global und ist für Deutschland vor allem für wichtige PR Themen zuständig. Er hält unseren Namen aus kritischer Presse und platziert uns in guter.
(zu hübsch für ein Foto)
Fiorella & Penny - sind verantwortlich für die monatliche Budgetplanung, Order & Neukundenziele zu erreichen, Out of Home, und alle bei Laune zu halten.
Neben all diesen tollen Menschen bekommen wir täglich tatkräftige Unterstützung vom globalen Marketing Team, bestehend aus: CRM, Performance Marketing, Brand & Design.
Fleet Updates
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Aufgaben & Touchpoints mit den Hubs
Das Fleet Management Team ist dafür zuständig, dass ihr eine funktionierende Fahrradflotte habt, um die Bestellungen auszuliefern. Für das operative Geschäft im deutschen Markt ist Mathis zuständig. Er ist somit der zentrale Ansprechpartner für die deutschen Hubs und Cluster Leads, wenn es um die Flotte geht. Mathis ist im ständigen Kontakt mit den Fahrrad-Suppliern, damit sich bspw. der Service für die Fahrräder in den Hubs stetig verbessert. Außerdem behält er verschiedene Kennzahlen im Blick und setzt Projekte um (bspw. das Herausnehmen von Movelo-Rädern), um die Flotte zu optimieren.
Unterstützung bekommt Mathis von Oskar und Kim, welche in ihren globalen Rollen auch die Märkte NL und FR abdecken. Oskar führt größere Projekte aus, die alle Märkte betreffen und ist in vertragliche Angelegenheiten involviert. Außerdem behält er den Überblick, wie es aktuell mit den Flotten in den verschiedenen Märkten aussieht. Jacken, Hosen, Boxen, Satteltaschen etc. liegen wiederum bei Kim. Sie entwickelt all das gemeinsam mit verschiedenen Zulieferern und kümmert sich darum, dass die Sachen zu euch in die Hubs kommen.
Ihr könnt verschiedene Updates von uns erwarten: Es wird immer wieder kleine Verbesserungen beim Fleet Tool geben, damit bspw. das Melden von Schäden einfacher wird. Gleichzeitig arbeiten wir auch an Möglichkeiten, um bei den Satteltaschen und Boxen von den Kabelbindern wegzukommen, damit das Equipment wesentlich schneller montiert und demontiert werden kann. Aber auch ganz alltägliche Dinge, wie bspw. das Aufstocken der Akkubestände steht bei uns auf dem Plan.
Supply Chain Updates
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Das Supply Chain Operations Team ist für jeden Teil der Wertschöpfungskette von der Bestellung bei unseren Lieferanten bis zur Warenannahme in unseren Hubs verantwortlich. Wir kümmern uns um alle lieferantenbezogenen logistischen Belange und sind die erste Anlaufstelle für alle logistischen Fragen, die unsere Hubs haben. Wir sind stolz darauf, ein hohes Maß an Kommunikation mit unseren Lieferanten aufrechtzuerhalten, um sicherzustellen, dass sie unsere Erwartungen verstehen und um etwaige Probleme umgehend zu lösen.
Aufgaben & Touchpoints mit den Hubs
Optimierung der Lieferantenleistung, um eine pünktliche Lieferung in der richtigen Menge und in perfekter Qualität zu gewährleisten
Koordinierung der Kommunikation mit unserem Hauptlieferanten Rewe (z. B. spezielle Leergutabholungen)
Unterstützung von Markteinführungen, Umbauten und Schließungen aus logistischer Sicht
Demand Planning / Replenishment
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Liebe Grüße aus dem deutschen Demand Planning Team!
Wir sind hier, um sicherzustellen, dass der Kunde jederzeit alle Artikel aus dem Sortiment bestellen kann. Unser Ziel ist es, die beste Verfügbarkeit und den geringsten Waste in den Hubs zu gewährleisten.
Wie machen wir das?
Wir stellen sicher, dass die Forecasts für alle Artikel in den Hubs mit den Verkaufszahlen übereinstimmen.
Wir führen einen ständigen Informationsaustausch mit den Hubs, um sicherzustellen, dass die Lager nicht mit Ware überfüllt sind, und teilen mit, wenn höhere Lieferungen zu erwarten sind.
Wir analysieren und überwachen die Performance der einzelnen Standorte/Kategorien/SKUs, um stets die bestmögliche Verfügbarkeit zu gewährleisten.
Was könnt ihr in diesem Newsletter von uns erwarten?
Neueste Informationen über unsere jüngsten Änderungen der Forecasts und Bestellmengen
Bevorstehende Events/Promotions, die Änderungen in der Liefermenge/den Liefertagen zur Folge haben werden
Payroll
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Das Payroll-Team ist in erster Linie dafür verantwortlich, dass die Bezahlung sämtlicher Flinker rechtzeitig und korrekt auf den Konten eingeht. Dies geschieht auf Basis der Daten (Qx, Fountain, SAP), die uns vorliegen und unter Berücksichtigung steuerrechtlicher und sv-rechtlicher Beurteilungen.
Außerdem stehen wir gerne unterstützend zur Verfügung, wenn es um Fragen zur Lohnabrechnung, Krankenkasse, Steuerklassen oder ähnlichen Sachverhalten geht, aber auch zu Bescheinigungen (speziell für die ARGE).
Procurement
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Das Procurement Team ist bei Flink dafür, die besten Einkaufskonditionen für die Firma sicherzustellen. Wir sind eine globale Abteilung, die alle Kategorien wie z.B. Hub Equipment, Marketing, Property Management und viel mehr betreut.
Aufgaben & Touchpoints mit den Hubs:
Coupa - wir helfen Euch mit dem Tool klarzukommen, neue Artikel ins Sortiment aufzunehmen und stellen sicher, dass die Anlieferungen in Coupa bestätigt werden.
Hub Equipment - wir verhandeln Konditionen für Hub Equipment, Kühlschränke, Shelves und freuen uns immer, wenn ihr uns Feedback darüber gebt!
Property Management - wir verhandeln Verträge u.a. mit Reinigungs- und Müllentsorgungsfirmen, deswegen ist Euer Feedback hierzu besonders wichtig, sodass wir nur mit Unternehmen zusammenarbeiten, die gute Leistungen erbringen!