Jeden Dienstagnachmittag wird hier der Newsletter mit den neuesten Infos für alle Hubs veröffentlicht!
Operations
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[INFO] Flink Distribution Center (DC) 🚛
Auf über 6000 Quadratmetern befindet sich in Ludwigsfelde Flink’s Verteilerzentrum und bereitet Waren für den Versand in Flink Hubs nach ganz Deutschland vor.
Die Aufgaben von Flink’s DC
Abwicklung und Verpacken von Rider-Equipment-Bestellungen, Coupa-Bestellungen und Paper Bags
Lagerung und Logistik von Flink-Inventar, wie z.B. Möbel für Hubs, Kühlschränke, Bike- und Hub-Equipment und vieles mehr
Schnittstelle zwischen Hub und Versanddienstleister bei nicht zugestellten Paketen
Flink’s DC Team - ‘Close to the Hubs’
Das Team in Flink’s DC ist ‘close to the hubs’ und für euch direkter Ansprechpartner bei Fragen und Herausforderungen zu den oben genannten Themen.
Von links nach rechts: Bhaumik Bhavsar, Samer Al Dolemy, Tobias Kunze
Tobias Kunze (Warehouse Manager): Tobias ist nach fast 2 Jahren als Hub Manager in Flink’s DC gewechselt und ist nun für die Leitung des Verteilzentrums verantwortlich.
Tobias erreichst du via Slack oder E-Mail ([email protected])
Samer Al Dolemy (Warehouse Shift Lead): Samer ist Shift Lead in Flink’s und Ansprechpartner, falls Tobias einmal nicht erreichbar ist.
Samer erreichst du via Slack oder E-Mail ([email protected])
Bhaumik Bhavsar (Warehouse Associate): Bhaumik ist Warehouse Associate. Dank seiner Arbeit kommen alle Waren gut verpackt und rechtzeitig bei euch an.
Information vom DC: Im Zuge der kommenden Hub Umbauten auf das 3.0 Konzept, werden aktuell keine Floorsticker /Bodenaufkleber an die Hubs verschickt.
[AKTION] Hinweise von Customer Care ☎️
🔙 Erstattung von bestellten Produkten
Customer Care erhält vermehrt Hub-Anfragen bezüglich Refunds von Produkten.
Wenn ein Produkt beim Picking nicht verfügbar ist, sollte der Refund direkt über die HubOne-App ausgeführt werden.
Halte dich dabei an folgenden Ablauf:
🗣️Rufe einen Kollegen zur Hilfe und informiere ihn über das fehlende Produkt im Shelf und bitte um Suche im Backstock/ umliegenden Shelf
👆Tippe auf ‘Skip Item’ und führe das Picking fort
🤓Übersprungene Artikel werden am Ende des Pickings wieder angezeigt
🥳Wenn der Ops Associate das Produkt gefunden hat, scanne es, lege es in die Tüte und beende die Bestellung.
👆Wenn du das Produkt nicht gefunden hast, kannst du neben dem Button ‘Barcode problem’, auf ‘Item not found’ klicken. Dadurch wird dem Kunden der Betrag für das fehlende Produkt automatisch erstattet.
🏡🚲 Nachlieferung von Produkten
Ab einer Anzahl von 5 Produkten kann eine Nachlieferung der fehlenden Produkte in Absprache mit Customer Care veranlasst werden.
[AKTION] Neue Funktion Hub Activities in HubOne - live am Mittwoch, 19. Juli
In der HubOne-App sind weitere Aufgaben auf der Registerkarte Activities verfügbar. Melde dich bei einer neuen Aktivität vor deiner neuen Hub-Aufgabe an.
Dies wird uns helfen, alle Aktivitäten im Hub zu organisieren, um bessere Personalprognosen zu erstellen.
Beispiel
🤓 Bitte informiere das Personal in deiner Schicht - teile dieses Video
⚠️ Please melde alle Probleme an #tech_hub_service-de
🗨️ Please teile dein Feedback hier
ℹ️ Für weitere Informationen siehe HubWiki hier
[GO LIVE] Automatisches Punch out bei Ridern - 19. Juli
Wenn Rider zukünftig nach Ende der in Quinyx eingetragenen Schicht keine Task ausüben, werden sie spätestens 5 Minuten nach Ende der regulären Quinyx Schicht oder nach der letzten Task automatisch aus gepunched.
Der Workflow
5 Minuten VOR Schichtende
Rider erhalten einen Hinweis in der Workforce App, dass ihre Schicht bald endet.
BEI der letzten Task
Wichtig: Rider werden nicht während einer Task aus gepunched!
Rider liefert nach Quinyx Schichtende aus
Rider bleibt ein gepunched und die Mehrarbeit wird voll bezahlt.
Rider unterstützt im Hub nach Quinyx Schichtende
Rider bleibt ein gepunched und die Mehrarbeit wird voll bezahlt.
Wenn Rider im Hub unterstützen, bitte achtet immer darauf, dass Rider im Hub Portal einer Hub Task zugeordnet werden.
5 Minuten NACH der Quinyx Schicht oder 5 Minuten NACH der letzten Task
Die Quinyx Schicht ist zu Ende, Rider übernimmt keine weitere Delivery oder Task
Rider punched sich normal aus
NEW - Rider hat vergessen sich auszupunchen
Rider wird 5 Minuten nach Quinyx Schichtende automatisch aus gepunched
Hinweis
Rider hat noch eine Task beendet, die länger als die Quinyx Schicht gedauert hat
Rider punched sich danach normal aus
NEW - Rider wird spätestens 5 Minuten nach Beendigung der Task aus gepunched
[AKTION] Too Good To Go (TGTG)
Neue Brotboxen 🍞 und Neues Minimum an Tagestaschen - Live ab Mi 19 Jul
Ab Mittwoch, dem 19. Juli, haben Hubs die Möglichkeit, zusätzlich zu ihrer normalen Magic Box eine "Bread Box" anzubieten. Außerdem müssen aktive Hubs mindestens 5 tägliche Tüten vorbereiten.
Vorbereitung der Säcke Richtlinien
Die Ware sollte am nächsten Morgen noch genießbar sein.
Optische Mängel sind kein Ausschlussgrund.
Der Wert der Brotbox ist derselbe wie bei der Magic Box, nämlich 15 Euro. Es ist wichtig, dass beide Boxen nie über 20 Euro liegen.
Übergabe-Schritte
Frage den Kunden, ob er wegen eines Brotes oder einer Zauberkiste kommt.
Bitte den Kunden, auf "Bestätigen" zu klicken.
Tasche aushändigen.
Referenzen
ℹ️ One pager DE
ℹ️ Mehr Informationen im HubWiki hier
🙋 Bei Fragen wende dich bitte an die Partner-Hotline: 030 588 495 30 (Mo - Fr 9 - 17 Uhr) oder an TGTG über das Hilfe-Center in MyStore
🗣️ Wenn Kunden ein Anliegen haben, wenden sie sich bitte über die App oder das Kontaktformular auf der Website www.toogoodtogo.de an TGTG.
[INFO] Bundles - ein guter Deal! 🤝
Seit heute haben die Kunden die Möglichkeit 5 ausgewählte Produkte als Bundles über die Flink-App zu bestellen. Folgende Produkte werden in ‘Bundles’ verfügbar sein:
Wichtig 🤓
Bundles haben keinen Einfluss auf das Picking, da sie als einzelne Produkte angezeigt werden
Beispiel: 1x Bundle Coca Cola 0,33l = 6x Coca Cola Zero 0,33l
ℹ️ Ein FLINK Test hat gezeigt, dass Bundles die Kunden dazu motivieren mehr bei Flink zu kaufen, daher werden in Zukunft immer mehr Bundles verfügbar sein.
[INFO] Verbessertes HubWiki-Layout
Unsere neue und verbesserte HubWiki-Startseite ist endlich da!
Alle Kategorien sind jetzt leicht zugänglich, ohne dass du scrollen musst: vom Newsletter bis zu Formularen und Hub-Prozessen ist alles mit einem Klick erreichbar. Vergiss nicht, dich den Newsletter dieser Woche unter der neuen Kategorie "Newsletter" anzusehen.
Demand Planning / Replenishment
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[INFO] Aktion SKUs
Hallo zusammen,
Bitte seht euch die Aktions-SKUs für die nächste Woche hier an. Bei Fragen zu Promotions wendet euch bitte an Siddhant Gaidhani.
Für Hubs, die Zeit für Brot-Lieferungen erhalten, haben wir die Lieferungen ab letztem Donnerstag, 13. Juli, erhöht. Bitte lehnt diese höheren Lieferungen nicht ab.
Workforce Shared Service Center
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[INFO] Eine hohe Anzahl ungelöster Tickets in beiden Teams
Aufgrund von Abwesenheiten in beiden Teams (Workforce Support und People Services) haben wir eine hohe Anzahl von ungelösten Tickets in beiden Warteschlangen. Wir haben 438 offene Fälle für Workforce Support und 312 Fälle für People Services.
Wir gehen davon aus, dass wir im Laufe der Woche mehrere Fälle lösen und diese Zahl verringern können.
Wir bitten dich, die Mitarbeiter daran zu erinnern, nicht mehrere Tickets zu öffnen, damit ihre Probleme schneller gelöst werden können.
[INFO] Erinnerung - Urlaubsantrag im Namen der Mitarbeiter
Wir möchten dich darauf hinweisen, dass die Beantragung von Urlaub im Namen eines Mitarbeiters (über den Eskalationskanal) nicht bedeutet, dass der Antrag auch genehmigt wird;
Das Workforce-Team prüft die Hub-Kapazität und kann dich zur Rede stellen, bevor es tätig wird. Das Team kann Urlaubsanträge ablehnen, die die Hub-Kapazität überschreiten, um keine betrieblichen Probleme zu verursachen.
Wir bitten dich, auf deine Anfragen zu achten und sie nur dann zu eskalieren, wenn die Urlaube wirklich wichtig sind.
[INFO] Zendesk-Zahlen
Gelöst - 2998 (ein Anstieg von 20% im Vergleich zu W27)
Team | Anzahl der offenen Tickets |
SSC - Workforce Support | 438 |
SSC - People Services | 312 |
[INFO] Erwartete Verspätungen - Konservative Schätzung der Wartezeit für Arbeitnehmer
Bitte beachte, dass das Wochenende in allen unten aufgeführten Zahlen enthalten ist:
Team | Konservative Schätzung der Wartezeit |
SSC - Workforce Support | 24 Stunden |
SSC - People Services | 10 Tage und 7 Stunden |
[INFO] Erwartete Verzögerungen - Konservative Schätzung der Wartezeit für Hub-Manager Eskalationen
Bitte beachte, dass das Wochenende in allen unten aufgeführten Zahlen enthalten ist:
Team | Konservative Schätzung der Wartezeit |
SSC - Workforce Support | 9Std |
SSC - People Services | 7Std |
Marketing Activities Updates
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[AKTION] RAF-Flyer
Bitte denke daran, jeder Bestellung einen neuen RAF-Flyer beizulegen!
RAF-Flyer sind unser effektivstes Offline-Marketing-Akquisitionsinstrument, dieses Quartal haben wir sogar zwei verschiedene Versionen zum Testen 🚀.
Unsere drei Top-Performer (Hubs mit den meisten RAF-Rückläufen) der letzten Woche sind:
de_drs_prag
de_man_qu18
de_zpm_zent
Bitte stelle sicher, dass du alle alten Flyer entfernt haben (gültig bis 15.07.23)
NEUE FLYER: 15€ auf 30€, Gültig bis: 14.10.23
Fleet Updates
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[AKTION] Fahrräder müssen abgeschlossen werden
Bitte achtet darauf, dass die Rider die Fahrräder abschließen. Alle Fahrräder wurden ursprünglich inkl. Schloss (integriert oder separat) ausgeliefert. Es ist wichtig, dass die Räder abgeschlossen sind, weil so am effektivsten verhindert werden kann, dass Räder gestohlen werden.
Cycle RadRunner
Wurden mit separaten Kettenschloss ausgeliefert
Kettenschlösser liegen häufig in Brotkisten ungenutzt im Hub
To do: Findet die Schlösser und Schlüssel und stattet die RadRunner mit diesen Schlössern aus
Vorschlag um Schlösser mit Kabelbindern am RadRunner zu befestigen:
Cycle Henry I
Räder sind mit Smartlock / Bluetooth-Schloss ausgestattet
Nutzung des Schlosses indem die Rider sich das Fahrrad in der Rider-App auswählen
Fahrräder sind nicht sichtbar, wenn der Status auf “Wartung benötigt” (“Maintenance Required”) ist oder das Rad von einem anderen Rider belegt ist
Rad kann manuell über den Unassign Wizard im Fleet Tool freigegeben werden (siehe Screenshot), wenn ein Rider vergessen hat, das Rad nach seiner Schicht freizugeben
Tipp: Zum Schichtbeginn oder Schichtende alle Fahrräder unassignen / freigeben, damit sie wieder für die Rider in der App sichtbar sind.
Smartvelo
Sind mit Rahmenschloss versehen
Ersatzschlüssel werden von den Mechanikern bereitgestellt
Verlust / Defekt der Schlüssel bitte im Fleet Tool melden
[1.0 Hubs] Delistings & Shelf Changes
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[INFO] Keine Regaländerungen für 1.0. Hubs diese Woche
[2.0 Hubs] Delistings & Shelf Changes
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[ AKTION ] 2.0 Hubs Shelf Changes
DE-Version
WICHTIG: Die Shelf-Changes gelten nur für die Hubs, die sich noch im neuen Hub Setup befinden
Da alle neuen Hubs individuelle Shelf-Plätze haben, können wir nicht mehr ein große Liste mit Euch teilen, deshalb schaut bitte in diesem Ordner hier nach Eurem Hub um die Shelf Changes in Eurem Hub zu finden.
Ihr könnt den Ordner hier {LINK} finden.
Einige Hinweise zu den Sheets:
Die Sheets sind, wie oben erwähnt Hub spezifisch. Es zählt also nur das Sheet was mit Eurem Hub Code benannt ist.
"SKU": Wie gewohnt findet ihr unter "SKU" den Artikel der umgestellt werden soll;
"oldShelf" - 4. Spalte: Wenn in dieser Spalte keine Shelf Platz findet, ist der Artikel neu Eurem Hub zugewiesen, ihr könnt ihn also in das korrekte Shelf unter Spalte "newShelf" stellen;
"newShelf" - 5. Spalte: Wenn die Zelle leer ist, könnt ihr den Artikel entsorgen (gleicher Prozess wie bei einer Auslistung);
Wenn die Zellen "oldShelf" und "newShelf" beide eine Shelfnummer haben, kann dieser Artikel ganz normal umgestellt werden.
Die Changes gehen heute Abend zwischen 01:00 und 07:00 Uhr morgens live. Die Produkte bitte heute Abend / morgen früh umstellen.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an @space_planning.
Dankeschön!
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EN-Version
IMPORTANT: The shelf Change is only Valid for the Hubs that are in hub 2.0 setup.
In the google drive folder you will find the G sheet files for all the hubs that are affected in the shelf changing. Please only follow the ones that have exactly the same naming of your hubs and also be careful with following the same hub code while downloading the files.
Please find the file here {LINK}
Some notes on the sheets:
the sheets are, as mentioned above, Hub specific. So only the sheet named with your hub code counts;
"SKU" you can find a the SKU which needs to be moved to another shelf space;
"oldShelf" - 4th column: If the cell is empty, we just assigned this product to your Hub, so please just store it in the shelf mentioned in "new shelf";
"newShelf" - 5th column: If the cell is empty, you can get rid of the product (same process like delisting);
if both "shelf" and "newShelf" have a shelf number, it's a normal shelf change.
The changes will go live tonight between 01 am and 07 am, please reorder the products tonight/ tomorrow morning.
If you have any questions, please contact @space_planning.
Thank you!
