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Compliance und Kündigung von Mitarbeitern

In diesem Leitfaden wird beschrieben, wie die Compliance eines Mitarbeiters im Compliance-Tool des Hub-Portals überwacht werden kann und wie man Mitarbeiter, die für eine Kündigung in Frage kommen, kündigt oder nicht. Die Überwachung der Compliance durch die Mitarbeiter hilft den Hub-Managern bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, bei der Verbesserung ihrer Planungsaufgaben und bei der Verbesserung der finanziellen Kosten in den Hubs.

Nachfolgend finden Hub-Manager einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des Compliance-Tools, die Überprüfung von Mitarbeitern, die Kündigung von Mitarbeitern, die für eine Kündigung in Frage kommen und die Nicht-Kündigung von Mitarbeitern.

Überblick über die wichtigsten Funktionen des Compliance-Tools

Bei der Entscheidung, ob ein Mitarbeiter für eine Kündigung in Frage kommt oder nicht, solltest du die Informationen in den unten stehenden Funktionen berücksichtigen:

All employees-Tabelle

Diese Tabelle enthält die folgenden Informationen über die Arbeitskräfte in deinem Hub:

  • Name

  • Position

  • Heimat-Hub (Home Hub)

  • Aktivität (Activity) (Status der Aktivität, wie Online, Offline, Temp offline)

  • Anzahl der No-show (No-Shows)

  • Anzahl der Spätschichten (Late Shifts)

  • Annahmerate (Acceptance Rate)

  • Nächste Schicht (Next Shift)

  • Letztes Feedback (Last Feedback) (letztes Mal, als ein Feedbackgespräch im Feedback Tracker aufgezeichnet wurde)

Kündigungs-Tracker

Mitarbeiter, die für eine Kündigung in Frage kommen, werden in den folgenden Farben angezeigt:

  • Rot: kritischer Fall.

    • Dies gilt auch für Fälle, in denen der Krankenstand in den letzten drei Monaten mehr als 25 % betrug und der Arbeitnehmer aufgrund seines No-Shows bzw. seiner Inaktivität zur Kündigung berechtigt ist.

    • Diese Fälle solltest du vorrangig behandeln, da sie die größten Auswirkungen auf die Cost Per Hour haben.

  • Gelb: kündigungsberechtigt.

Compliance file

  • Historie des No-Shows:

    • Berücksichtige die Schichten unter Unexcused.

    • Berücksichtige nicht die Schichten unter Excused.

      • Diese werden innerhalb von 7 Tagen nach dem Datum der Schicht automatisch gelöscht oder es wird innerhalb von 7 Tagen ein Urlaubsantrag genehmigt.

      • Wenn People Ops oder Workforce Support No-Shows manuell entschuldigen, erscheinen sie ebenfalls hier.
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  • No-Show-Rate:
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  • Gesendete Verwarnungen: Zeigt alle Verwarnungen an, die an den Mitarbeiter gesendet wurden, einschließlich entschuldigter Verwarnungen.
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  • Krankheitsquote: berechnet als Krankheitstage/(Arbeits- und Abwesenheitstage).

So siehst du, ob es Mitarbeiter zur Überprüfung gibt

  1. Geh zu WF (Workforce Tool).

  2. Scrolle nach unten zur Tabelle All employees.

  3. Mitarbeiter, die zuletzt in deinem Hub gearbeitet haben und für eine Kündigung in Frage kommen, erscheinen oben in gelb oder rot.

  5. Auch wenn es keine Mitarbeiter in diesen Farben gibt, kannst du die Anzahl der Nichterscheinen pro Mitarbeiter in der Tabelle und ihre Inaktivität und Warnungen in ihrer Mitarbeiterakte sehen. Ziehe das in Betracht:

    1. Du möchtest Mitarbeiter mit einer hohen Anzahl von Nichterscheinen, langen Inaktivitätszeiten oder vielen Verwarnungen ansprechen und mit ihnen diskutieren.

    2. Es gibt Mitarbeiter in der Probezeit, die du kündigen möchtest.

So beurteilst du einen Mitarbeiter, der für eine Kündigung in Frage kommt und wie du ihn kündigen kannst

  1. Wähle den Mitarbeiter in rot oder gelb aus.

    1. Daraufhin wird seine Compliance file geöffnet.

    2. Hier siehst du wichtige Informationen, wie z.B.:

      1. Die Gründe, warum der Mitarbeiter für eine Kündigung in Frage kommt (hohe Anzahl von No-Shows, längere Inaktivität usw.).

      2. Datum und Häufigkeit des Nichterscheinens.

      3. Historie der Verwarnungen.

  2. Prüfe die oben genannten Informationen.

  3. Bespreche mit dem Mitarbeiter die Gründe für das No-Show bzw. die Inaktivität.

  4. Wenn du beschließt, dem Mitarbeiter zu kündigen:

Wichtig:

  • Fahre mit den folgenden Schritten nur fort, wenn du dich verpflichten kannst, den Kündigungsantrag sofort in SAP einzureichen.

  • Rider erscheinen in der Tabelle Compliance, wenn dein Hub der letzte ist, in dem sie gearbeitet haben. Wenn du jedoch nicht ihr Vorgesetzter bist, kannst du ihre Kündigung nicht beantragen.

  • Um zu überprüfen, ob du der Vorgesetzte des Riders - oder eines anderen Mitarbeiters - bist, bestätige, dass du den Mitarbeiter in SAP sehen kannst. Dies bedeutet, dass du sein direkter Vorgesetzter bist.

  • Wenn du der Vorgesetzte bist, fahre mit den folgenden Schritten fort.

    1. Wähle im Termination Tracker die Option Copy case information.

      1. Dadurch werden die relevanten Informationen kopiert, die du an People Ops weitergeben musst.

    2. Wähle Continue in SAP.

      1. Dadurch wird der Case status in der Employee file imTermination requested geändert.
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        Anweisung:

        Du kannst auch direkt auf das Profil des Mitarbeiters in SAP zugreifen.

    3. Wähle auf der Seite des Mitarbeiters in SAP Actions.
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    4. Wähle Terminate.

    5. Fülle im Popup-Fenster alle Felder aus:

      1. Termination date: Datum, an dem das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers endet.

        1. Beendigungsdatum innerhalb der Probezeit: aktuelles Datum plus 16 Arbeitstage.

        2. Beendigungsdatum außerhalb der Probezeit: Ende des Monats der Kündigungsfrist. Du findest es im SAP-Profil des Mitarbeiters unter Job Information.

      2. Notice date: aktuelles Datum.

      3. Termination type: Wähle Termination - Involuntary (vom Arbeitgeber veranlasst).

      4. OK to rehire:

        1. Yes: aus betrieblichen Gründen. In allen Fällen mit Ausnahme der unten aufgeführten Ausnahmen zu verwenden.

        2. No: im Falle von Diebstahl, Arbeitsverweigerung (Visum) oder Vertragsbruch.

    6. Füge die Informationen, die du kopiert hast, in den Abschnitt Notes ein. Die Informationen müssen eine vollständige Beschreibung des Kündigungsgrundes enthalten, insbesondere bei Fällen innerhalb der Probezeit. Kündigungen werden in der Regel ohne Beurlaubung ausgesprochen.
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    7. Wähle Save.

    8. Bestätige es, indem du Confirm wählst.

Du erhaltest dann eine Bestätigungs-E-Mail:

Wichtig:

Beurlaubte Kündigungen werden nur in begründeten Fällen, wie Gewalt, Drogenmissbrauch, Betrug oder Diebstahl, auf Antrag im Kommentarfeld ausgesprochen. In diesen Fällen benötigen wir immer handfeste Beweise, wie z.B. Screenshots, Videos u.ä. Sende die Beweise an [email protected]. Für Fälle von Diebstahl fülle bitte das Formular hier aus.

Wie geht es weiter?

  1. Wenn People Ops deinen Antrag genehmigt, ändert sich der Case status in der Employee file in Termination approved.

    1. Wenn das Austrittsdatum des Mitarbeiters verstrichen ist, ändert sich der Employment status im Compliance-Tool in Mitarbeiter gekündigt.

  2. Wenn People Ops deinen Antrag ablehnt, ändert sich der Employment status des Mitarbeiters wieder auf "-".

    1. Wenn es sich um einen No-Show-Fall handelt, benötigt der Mitarbeiter 2 weitere unentschuldigte No-Shows, um den Case status wieder auf Requires analysis zu ändern.

    2. Wenn es sich um einen Inaktivitätsfall handelte, benötigt der Mitarbeiter weitere 15 Tage der Inaktivität, damit der Case status wieder auf Requires analysis wechselt.

Hinweis:

Wenn ein Mitarbeiter nicht erscheint, nachdem du auf Continue to SAP geklickt hast, werden weiterhin Erinnerungen an ihn gesendet, aber keine Warnungen.

So bewertest du einen Mitarbeiter, der für eine Kündigung in Frage kommt und wie du ihn nicht kündigst

  1. Wähle den Mitarbeiter in rot oder gelb aus.

    1. Daraufhin wird seine Compliance File geöffnet.

    2. Hier siehst du wichtige Informationen, wie z.B.:

      1. Die Gründe, warum der Mitarbeiter für eine Kündigung in Frage kommt (hohe Anzahl von No-Shows, längere Inaktivität usw.).

      2. Datum und Häufigkeit des No-Shows.

      3. Historie der Verwarnungen.

  2. Prüfe die oben genannten Informationen.

  3. Bespreche mit dem Mitarbeiter die Gründe für das No-Show bzw. die Inaktivität.

  4. Wenn du entscheidest, dass du dem Mitarbeiter nicht kündigen willst:

Wichtig:

  • Fahre mit den folgenden Schritten nur fort, wenn du dich verpflichten kannst, den Kündigungsantrag sofort in SAP einzureichen.

  • Rider erscheinen in der Tabelle Compliance, wenn dein Hub der letzte ist, in dem sie gearbeitet haben. Wenn du jedoch nicht ihr Vorgesetzter bist, kannst du ihre Kündigung nicht beantragen.

  • Um zu überprüfen, ob du der Vorgesetzte des Riders - oder eines anderen Mitarbeiters - bist, bestätige, dass du den Mitarbeiter in SAP sehen kannst. Dies bedeutet, dass du sein direkter Vorgesetzter bist.

  • Wenn du der Vorgesetzte bist, fahre mit den folgenden Schritten fort.

  1. Wähle Don’t terminate.

  3. Begründe im Pop-up-Fenster deine Entscheidung.

  5. Wähle Send.

Der Employment status des Mitarbeiters ändert sich auf "-", und die Schaltfläche Termination wird in der Compliance file des Mitarbeiters nicht mehr angezeigt.

Wie geht es weiter?

  • Wenn die dich dafür entscheidest, einen No-Show-Fall nicht zu beenden, muss der Mitarbeiter zwei weitere unentschuldigte Nichterscheinen aufweisen, damit der Case status in der Employee file wieder auf Requires analysis wechselt.

  • Wenn du dich entscheidest, einen Inaktivitätsfall nicht zu beenden, benötigt der Mitarbeiter weitere 15 Tage der Inaktivität, damit der Case status wieder auf Requires analysis wechselt.

  • Der Mitarbeiter benötigt weitere Warnungen, um wieder für eine Kündigung in Frage zu kommen.

So bewertest du einen Mitarbeiter, der noch nicht für eine Kündigung in Frage kommt

  1. Wenn es keine Mitarbeiter mit dem Status Requires analysis gibt, kannst du dennoch die Anzahl der Nichterscheinen und der Abmahnungen sehen, die an diese Mitarbeiter gesendet wurden.

  2. Wähle einen Mitarbeiter mit dem Employment status "-".

    1. Dadurch wird seine Compliance file geöffnet.

    2. Die Schaltflächen Copy case information, Continue in SAP, und Don’t terminate sind nicht sichtbar.

  3. Überprüfe die bereitgestellten Informationen.

  4. Überlege, ob du dich mit Mitarbeitern mit vielen No-Shows, langen Inaktivitätszeiten oder vielen Verwarnungen treffen wollen, um die Gründe dafür zu besprechen.

  5. Überlege, ob es Mitarbeiter in der Probezeit gibt, die du bereits kündigen möchtest. Wie das geht, erfährst in der nächsten Dropdown-Liste.

Wie man einen Mitarbeiter in der Probezeit kündigt

Wenn du einen Mitarbeiter in der Probezeit kündigen möchtest, bevor er die Kriterien für Mitarbeiter außerhalb der Probezeit erfüllt, einschließlich bevor er dreimal nicht erschienen ist, geh wie folgt vor:

Wichtig:

  • Fahre mit den folgenden Schritten nur fort, wenn du dich verpflichten kannst, den Kündigungsantrag sofort in SAP einzureichen.

  • Rider erscheinen in der Tabelle Compliance, wenn dein Hub der letzte ist, in dem sie gearbeitet haben. Wenn du jedoch nicht ihr Vorgesetzter bist, kannst du ihre Kündigung nicht beantragen.

  • Um zu überprüfen, ob du der Vorgesetzte des Riders - oder eines anderen Mitarbeiters - bist, bestätige, dass du den Mitarbeiter in SAP sehen kannst. Dies bedeutet, dass du sein direkter Vorgesetzter bist.

  • Wenn du der Vorgesetzte bist, fahre mit den folgenden Schritten fort.

  1. Stelle deine Anfrage in SAP.

  2. Fügen im Abschnitt Notes eine Erklärung hinzu.

  3. Wähle unter OK to Rehire die Option No.

  5. Wähle Save.

People Ops bewertet den Fall und trifft in SAP eine Entscheidung.

FAQ

Werde ich benachrichtigt, wenn ich einen neuen Fall zu prüfen habe?

Nein, im Moment nicht.

Kann ich externe Mitarbeiter bewerten?

Für externe Mitarbeiter gibt es keine Registerkarte Compliance.

Wie funktionieren Mahnungen/Warnungen für Krankmeldungen mit eAu?

Mitarbeiter, die nicht erschienen sind und den Status Sick leave electronic requested haben, erhalten nach 8 Tagen, nachdem ihr Urlaub nicht genehmigt wurde, Erinnerungen/Warnungen.

Referenzen

Weitere Informationen über das WF-Dashboard und das Compliance-Tool findest du hier.

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